株式会社Farm&Gardens
様の導入事例

Farm&Gardens様の主な取引先は、マンションや商業施設。単価交渉をするためにも根拠を裏付けるエビデンスが求められるため、職人一人一人の経験や勘に頼って提案するスタイルでは決定率も上がらなかったとのこと。また代表は、月次試算表を表計算ソフトで作成し、毎月、全社員に開示。しかし表計算ソフトだと情報共有にタイムラグが発生し、リアルタイムでの経営戦略変更も困難だったといいます。

「目標に対する達成度、不足部分に対する戦略の方針変更などを行うのに、月1回の会議で情報共有するのには遅いとジレンマを感じていました。どうにかリアルタイムで経営状態を全社員に把握してもらい、課題をそれぞれが理解し、自走してもらえるような仕組みにしたいと考えていました」（武石様）

また物件情報は、社内のローカルサーバーに置いているため、現場に必要な情報があれば、社員が確認のために、朝、現場に向かう前、会社に立ち寄らなければならないことも多く、非効率だったといいます。膨大な物件情報を社員が毎日、的確に把握し、職人さんに伝え、動いてもらうための指示を出す業務は大きな負荷でした。ほかにもアナログならではのトラブルはありました。

「現場作業を行う前、作業内容を告知するチラシの貼り出しが必要です。事務担当者が物件名や曜日、作業内容を手入力して現地へ郵送していたのですが、曜日に間違いがあった場合、修正があると送り直す手間もあり、郵送費もかかるので業務改善をしたいと思っていました」（武石様）

Farm&Gardens様は、表計算ソフトや顧客管理ツールなど、時代に応じて使用するツールを乗り換えてきましたが、当時利用していた顧客管理ツールがなくなるということで、次に使用するものを探していたといいます。

「DX展示会でdesknet's NEOを見つけました。データのデジタル化を進めていくにあたり、ノーコードのAppSuiteが使えると直感。操作性の自由度に可能性を感じたのです。これならITに詳しくない私たちでも理想とするシステムを作れそうだと確信し、購入を決定しました」（武石様）

購入後、ある現場社員が米国に行くことになり、渡米後の3カ月間、desknet's NEOの構築に専念してもらえることになりました。まずはAppSuiteを使用して、全ての情報のマスターとなる物件情報データベースを作成。そこから正しい情報を作業スケジュール自働作成システムや勤怠管理システム、スケジュール共有システムなど複数のシステムと連携することで、人が手入力することで発生していたミスを減らし、売り上げなどのような経営の数字をリアルタイムで共有できるように作り込んでいきました。

「構築したスタッフはもちろん、その後、引き継いだスタッフもプログラミングの経験はなく素人でした。AppSuiteは慣れれば、すぐに使いこなせるようになる操作性の良さが何よりも魅力ではないかと思います」（武石様）

取引先の電話番号やメールアドレスは、「取引台帳」、顧客への作業案内文を作成・管理するのは「チラシアプリ」、物件の工程を確認するのは「工程表」と「作業報告状況確認アプリ」、発生したゴミ代の管理は経理ソフトと連携した「請求書管理アプリ」など、業務を円滑に進めるためのアプリを[AppSuite]で作り込んでいきました。

「例えば、チラシの作成はこれまで事務スタッフが社内で手入力。毎日膨大なチラシを作り続けるので、曜日の入力ミスも発生します。自動化前は、間違いがあったときには修正して印刷したものを再度、郵送する必要がありました。今では、データベースから物件名や作業内容を自動で読み込み、印刷することなく、データをFAXで直接送付するようになりました。手入力の手間やプレッシャーもなくなったのと同時に、郵送のコスト削減にもつなげることができました」（武石様）

[AppSuite]で作成したデータからリアルタイムで月ごとに売り上げや目標の達成率や未達などが円グラフで［ポータル］に表示されるようにレイアウトを変更しました。

経営の数値がただ羅列されるのではなく、どれくらいの物件数をこなし、どれくらいの利益が上がっているのか、経営者以外でも簡単に理解できるようになりました。やがて経営数値の可視化が実現すると、取り組むべき課題が明確になっていったと振り返る、武石代表取締役。

そして2024年の重点施策は、不採算案件の改善を掲げています。現在、［ポータル］には不採算案件がどれくらいあるのかを表示。どの物件で単価交渉が必要なのかがリアルタイムでわかるような仕組みになっています。

「植栽のメンテナンスでは、だいたい24～25種類の問題が必ずどこかで起こっています。これまで扱ってきた1655件の見積書と提案書のなかから、改善提案をして受注に至った提案書をピックアップ。提案書のひな型を作ったことで、一般的に専門知識がないと理解が難しい植栽のメンテナンスについてお客様に説明しやすくなり、提案決定率も上がりました。これからもこの取り組みは続けたいです」（武石様）

一見、ITとは縁遠いと見なされる造園業の世界で、DX推進し、業界の底上げを図るのが目標と話す武石様。やりがいを持って仕事ができる業界にすることで、次世代の育成につなげていきたいと話してくれました。

社員は現場に行くこともあり、とにかくどこでも簡単にメールを見られるとありがたい。

社内のメールサーバに蓄積されているメールを外部からIMAP形式で読み込むことで、外部からメールにつないだときに手元に情報を残すことなく、安全にメールのやりとりができるようになりました。

「メールは外からいつでもやりとりできるようになって本当に便利です」（武石様）