社会福祉法人 狛江市社会福祉協議会
様の導入事例

狛江市における地域福祉活動や社会福祉事業の普及・推進を目的に社会福祉法の規定により設立された民間公益法人　狛江市社会福祉協議会。狛江市との連携によって地域に根ざした福祉活動やボランティア・市民活動の推進支援、福祉サービスの提供など、さまざまな福祉事業を行っています。狛江市社会福祉協議会では、人と人との結びつきを大切にする福祉の現場で、グループウェアを活用することに着目。職員間の迅速な情報共有やコミュニケーションの強化を通して、さらなる福祉サービスの向上を実現しています。

── 福祉事業でグループウェアを積極的にご活用なさっているとうかがいました。

福祉事業は、人と人とのコミュニケーションなくしては成り立ちませんし、福祉サービスを利用する方々と直接ふれあい、向き合うことこそが重要です。そのような背景もあり、グループウェアの利用も一般企業とは利用状況が異なる部分があるかもしれません。
グループウェアの活用によって日常の事務的作業の効率化だけではなく、福祉現場で日々起こっている担当者レベルの細やかな情報の共有ができるようになり、お互い知り得なかったさまざまな課題が見えるようになります。それらをより質の高い福祉業務やサービスの提供に活かしたいというのが私たちのねらいであり、基本的な考え方だったのです。

── グループウェアの中でも、desknet's NEOに着目していただきました。

2003年にノートパソコンを常勤の職員全員に導入したことに合わせて、事業所内のネットワーク構築を行いました。社内のWebサーバーに事業所内ポータルをつくりCGIで掲示板（インフォメーション）や事業所のスケジュールを共有したのです。しかし、個人のスケジュール管理は各自にゆだねられていた為、充分な情報共有ができず、ネットワーク資産も100％活かしきれていないという、もどかしさや悩みを抱えていました。そのような中、グループウェアのメリットについて情報を得る機会があり、事業所に導入してはどうかと検討をはじめたのです。その時がdesknet's NEOを知る最初のきっかけでした。

── desknet's NEOをご採用いただくまでの経緯についてお聞かせ下さい。

2007年、社内システムの更新にあわせてグループウエアの導入を決定しました。代表的な複数の製品を選び、デモを通じて比較検討した結果、どのユーザーにも「使いやすい」「導入や運用管理の負荷が少ない」などの理由から、desknet's NEO（初期導入製品はdesknet's Standard）の採用が決まりました。「シンプルで見やすい」というのが第一印象で、機能の細部にまで使いやすさを追求した配慮が感じらたことも大きな決め手となりました。私どもの事業所は年齢が高めのユーザーも多く、当初よりPCスキルを問わず誰もが使いこなせる製品を選びたいと考えていました。事業所の実情に合い、運用コストやバージョンアップなど、継続利用した場合のランニングコストや発展性も試算しながらdesknet's NEOを採用しました。

[desknet's NEO採用の決め手]
1. PCのスキルを問わず誰もが直感的に使える操作性
2. 機能が豊富。各機能の基本的概念が整理されわかりやすい
3. 画面遷移がスムーズで、全ての機能がストレスなく動く
4. イニシャル＆ランニングのコストパフォーマンスに優れている
5. 導入・各種設定・運用管理が容易でサポートセンターの対応が細やか

── 導入後、滞りなく活用は定着しましたか？

実は、それほど苦労はしませんでした。現在、必要な機能だけを抜粋した簡単なマニュアルを作成して、新人職員の研修に活用しています。それを[文書管理]に保管してユーザーがいつでも参照できるようにしているのですが、実際にはマニュアルが不要なほど直感的な操作が可能で、ストレスなく動くため、実務で各機能を利用しながら自然に活用が定着していきます。
使うほどに業務効率が上がることをユーザー自身が体感してくれたので、あえてOJTなどで指導するなどの苦労はありませんでした。使用感もなめらかで快適ですし、大きなトラブルもなく安定的に動作してくれています。スムーズに利用は定着したと思います。

── 2013年10月からdesknet's NEOをご活用いただいています。

ちょうどサーバやクライアントPCの一斉入れ替えにかかるタイミングでした。すでに活用も定着し、desknet's NEOで事業所内の多様なニーズにも応えられるようになったので、入れ替えるタイミングで、クライアント･メールから[ウェブメール]に変更しました。
[ウェブメール]ならクライアントの管理や設定の苦労はありませんし、万一PCにトラブルがあっても予備のPCにすぐログインすれば作業環境が調うので、業務が滞ることもありません。その他の各種機能も、よりシームレスに連携ができ快適になったと思います。
私はIT専任者ではありませんが、運用面での負担や不安が少ないのも、ユーザー数50人規模の社会福祉協議会のような組織にとってはありがたいことです。

── desknet's NEOへの乗り換えで新たなご利用方法もご検討中とのことですが？

ご利用者、ご相談者宅への訪問が多い部署からは、出先でスケジュール確認をしたいという要望が上がっています。現在は事業所内にサーバーを設置していますが、セキュアで快適な情報共有の環境を維持でき、データ管理や運用面での効率も良いクラウドも検討しているところです。
また、福祉事業でサポートしたり、サービスを提供している多くの方々は、いわゆる災害時の避難行動要支援者に該当しますし、災害時にはボランティア・センターが支援者の受け入れ体制を整えなければなりません。緊急支援対応やBCPなどの観点からもクラウドは有効なので、今後も真剣に検討して行くつもりです。

── desknet's導入後の効果についてお聞かせ下さい。

まず、職員間の情報共有・伝達のスピードが格段に上がりました。 [スケジュール]で一日の行動予定がすぐに把握できますし、[インフォメーション] [回覧・レポート]などの活用で、いわゆる「報告・連絡・相談」や上司・経験者へ意見を求めることが効果的に実現できるようになりました。このように、職員1人ひとりの取り組みを可視化できることは大きな効果ですね。「あの人が残業しているのはどの案件か」「この事例に適切なアドバイスができるのは誰か」など個々のケースへのこまかな対応も可能になりました。何より、福祉の現場で日々起こっている重要かつ有益な情報が、よく見えるようになり、効果的に共有できるようになりました。取り組むべき課題にも気がつきやすく、さまざまな事案の早期解決につながっています。
福祉の仕事は経験の積み重ねが大切です。desknet's NEOは福祉の現場で培われたナレッジの共有や人的資源管理の上でも有益で、職員の業務の効率化が進む分、福祉サービスの向上にも役立っているのだと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。