ヒノマル株式会社
様の導入事例

「社内の情報発信、業務効率化を実現するグループウェア製品の導入は必須課題ともいえました。新会社設立に合わせ、紙で回送していた承認申請のワークフロー化や、営業職を中心に取り入れたスマートデバイスの活用を進め、自社内コミュニケーションの活性化と良好なチームワークにつながる理想のグループウェアを探しました」

以前より掲示板などの基本機能を備えたシステムを利用してきた経緯があり、メールに頼らない情報告知の手法や情報共有の重要性は社員間の共通認識としてすでに定着していたため、新たなグループウェアの導入に際しても社内理解は得られやすい状況でした。

新規導入のグループウェア選定に際してはdesknet's NEOおよび競合製品を試用し、比較検討を実施しました。

直感的な操作感、所属部署を超えた日程調整がしやすくアイコンや色分けも自由に設定できるスケジュール管理のしやすさ。ポータルもリッチテキスト・HTMLを用いることで自由にカスタマイズでき、情報が視覚的に構成しやすい。[インフォメーション]が細かくカテゴリ分けでき、部署や目的に応じた管理がしやすいことなどが評価されました。

全社展開に先駆け約2カ月、人事総務・システムの少数メンバーによる検証導入を実施。新会社に適した活用構想に基づき、理想のポータルレイアウトの構築、[インフォメーション][ワークフロー][電子会議室]などの運用基盤を整備しました。その過程で見えてきた課題、操作方法を[インフォメーション]の項目にまとめ、初期操作ガイドを作成しました。

さらに、使用頻度の高い[ワークフロー]の申請手順や、社外での利用が進むiPhoneの設定手順を簡易化するためのQRコードなど、特に問い合わせが多い項目を[インフォメーション]で公開することで利用展開に結びつけました。

「旧システムで使用頻度の高かったテーマや項目は可能な範囲でイメージを近づけ移植し、まるで昔からdesknet's NEOを使っていたような感覚になることを狙いました。ユーザーが活用しやすい環境を整備することが、短期間での利用促進とスムーズな全社展開につながったようです」

最新の売上実績も[インフォメーション]で日々共有化しています。経営層や所長・幹部をはじめとする全社員が今後の活動や方策を決定するための動きをスピーディーに後押ししています。

[ポータル]は共通・人事総務・経理・システムなどのタブを設定。管理部門や事業グループといったセクションごとに発信される最新情報に加え、ユーザー自身が必要な業務や手続きを完遂できるよう、情報更新や活用頻度に配慮した視覚的導線、レイアウトになっています。

「リッチテキスト形式による共有コンテンツ制作がしやすく便利ですね。例えばシステムでは各システムのマニュアルやコード表を、人事総務では社内規程やワークフローをカテゴリ別に分類レイアウトしています。外部サイトや社内システムへのリンクはブックマークを上位に配置し、ポータルサイトとしての機能性も追求しています。業務に適した個人用ポータルを組んで作業効率を高めている社員もいます」

[スケジュール]は拠点、部課等の組織やプロジェクトごとのグループに分類。あわせて個々のユーザーが自身の業務に直結する個人グループを作成し利便性を高める手法も定着しています。

空き状況検索で複数メンバーのスケジュールを瞬時に比較・日程調整できる点も、出張移動や商談・面談の多い経営陣に評価されています。営業会議や研修会など定例の項目はプルダウンメニューに設定。日程調整の確定・共有が速く確実になりました。

「一度の登録で全メンバーのスケジュールに反映できる利便性の高さを実感しています。所在確認もできるので、拠点間や営業担当者への連絡も取りやすくなりました。アイコンも新たにリモート会議や会議室を押さえた対面会議、移動手段＝新幹線や車などを追加登録して視覚的に情報を整理できるように工夫しています」

[電子会議室]では営業担当者の一週間の活動報告を「週報」にまとめ共有化。誰もが閲覧可能にすることで、売り場づくりの効果的手法やアイデア交換、課題解決に向けた意見交換の情報源として定着しています。

「他県の営業担当者の取り組みや営業的なアプローチもわかり、取扱商品の成約・納品に結びついた効果事例を共有しながら、商材に対する新たなニーズの発見や市場開拓など、業務の活性化につなげています」

[ワークフロー]は人事情報変更や異動に伴う各種申請、備品購入、営業車両管理など、現在約50項目が運用されています。[ワークフロー]の利用には慣れるまで時間がかかることを想定し、検証導入の段階から申請書式の作成・設定、ユーザーへの利用解説、マニュアル等の準備が進められました。

「案件ごとに補足説明も加え、ユーザーがフォーマットに沿って必要事項を入力していくことで承認申請が完遂するように準備しました。申請項目ごとに[インフォメーション]に説明手順を用意してリンクを張り、申請の手引きとしています」

業務上適正かつ迅速な承認申請の流れが求められるものや、人事異動・給与・転居・住所変更等、社員の生活や働き方に直結するものは優先的に準備を進め運用を実現しました。

今後も社内要望や利便性の向上が見込まれるものを段階的に[ワークフロー]化していく予定です。

「拠点が離れていても各所にいる総務担当者間のやりとりがしやすく、承認申請に係わる人事・総務関連の手続きが速く確実になりました。

記入漏れや申請の不備も予防でき、差し戻しへの対応も的確で、以前のように日数をかけ再提出といったこともなくなりました」

承認後の書類は[文書管理]に自動保存。申請数に応じた紙の使用量や手続きに伴う通信費、保管コスト、工数の削減につながっています。

「[文書管理]には規程、就業規則、規準書等、法改定のたびに内容が変わる書類も的確に保管・整理できるようになりました。[文書管理]という名称でありながら、システムグループが社員向け動画の配信や、業務アプリケーションのインストーラー配布の場として使うなど多方面に応用しています」

「[インフォメーション][スケジュール][ワークフロー]等の運用によって、一定の手順で行っていた業務も時間をかけず完遂できるようになりました。紙を用いた業務はまだ残っていますので[ワークフロー]への移行を進めると共に、今後、蓄積保管されているExcelデータ等をAppSuiteの導入・活用も視野に入れて検討していきたいと思います」