株式会社ネットタワー
様の導入事例

株式会社ネットタワー様では、飲食事業の経営に特化したグループウェア製品を活用していましたが、情報共有の機能が限定的で、社内コミュニケーションや情報共有の課題に直面していました。

「社内、部署間の情報連携やスケジュール共有・管理がしづらく、社内コミュニケーションの基本となる“報告・連絡・相談”や業務のやりとりがメールに集中し、必要な情報に素早くアクセスできず、案件・プロジェクトの進捗管理にも支障が生じていました」

自社飲食ブランドを運営する飲食事業部、タピオカの食品製造販売や台湾茶などの輸入商材を扱う食品販売事業部、製造工場・倉庫など、多様なセクションの相互連携は経営上最も重要な要素でした。

「まずはコミュニケーションのあり方を改善し、複数の事業部やプロジェクトのメンバー間で柔軟に情報共有・意見交換できること。欲しい情報が探しやすく、情報の更新・アップデートがすぐわかるリアルタイムの情報共有をめざしました」

さらに追加条件として、

「個別に稼働している複数の業務システムをポータルに集約」

「多店舗運営に必要な人事労務関連、店舗運営・管理に関する承認申請のワークフロー化を推進」

「社内の有用情報を活かしたデータベース活用、業務アプリ作成加工ができ、グループウェアと連携活用できること」などの諸条件を満たし、シングルサインオンで複数のシステムを活用できる環境を想定。製品の検討を実施します。

株式会社ネットタワー様では、人員増加や業務拡大に伴い、かつてC社の業務アプリ構築サービスをテスト導入しましたが、既存グループウェアとの連携、使用感、コストなどの不満から本格稼働には至りませんでした。

そこで、グループウェアと同時に業務アプリ作成ツールの利用も想定しC社・N社・ネオジャパン、3社の製品を比較検討。以下のような評価となりました。

C社＝高価格・多機能・使いこなすためには社員に相応のスキルが必要

N社＝低価格・多機能だが、アプリの作成がしにくい

ネオジャパン＝低価格・多機能・アプリの作成がしやすい

検討段階ではIT分野出身の社長が中心となり製品を試用。事業や業務特性に配慮し、“データベースや業務アプリの作成手順”“店舗の業務に負担をかけず操作・情報共有ができるか”などを査定し、活用イメージに近いものとしてネオジャパン製品に着目。「1アカウントあたりのコスト」「データベースや業務アプリの作成や応用のしやすさ」「接客が主業務の店舗における使いやすさ」などが評価され、正式採用が決定します。

「正式決定には、店舗で働く人の負担を極力減らしたいという思いも働きました。ユーザー数が最も多く、収益事業部としても重要ですが、何よりスタッフの皆さんが楽しく働ける環境を護りたい。それこそが品質・サービスの向上につながるという思いがありました」

[ポータル]には、所属部署を問わず全社員にとって確認が必要な情報・業務手続きやその手順を集約。ログイン後すぐに目的の情報を閲覧できるように、社員・店舗・飲食事業部等の各ポータルをタブで切り分け、機能性を高めています。

「現場・本部、それぞれで早期に利用が定着し、情報共有の機能を発揮しています。重要情報を[ポータル] に集約することで、本部・店舗、部門など、相互の情報発信・確認が確実なものとなりました。飲食事業部のポータルに関しては、店舗の社員・スタッフの意見を取り入れ、現場での使いやすさに配慮して構成しました」

労務関連、各種申請書類、報告書など、月次や定時に店舗の社員が手がける事務業務は多く、極力負担を軽減するために、各種報告などのルーティーン業務をフォーマット化。

「勤怠、アルバイト労務、給与、稟議・報告・労災」など科目ごとの画面構成で、表題から遷移をたどれば、所定の手続きが一気通貫で処理できるように工夫されています。

「利用頻度や重要度に応じてレイアウトするなど、ユーザーの意見を取り入れ利便性を高めました。ポータルをわかりやすく設定したことが活用浸透にもつながりました」

画面左のパレットメニューには、精算、シフト管理、請求書管理、備品購入などの各種システムへのリンクを設定。業務システムが集約されました。

紙中心だった承認申請や各種報告は[ワークフロー]へ移行され、利用開始から短期間でペーパーレス化を実現。「業務日報」「取引先口座開設（与信審査）」「備品購入」「販促申請」などの承認申請をはじめ、多店舗の運営上重要な労務に関する提出・申請書類のすべてが移行されました。

店舗にはアルバイトを含め約400名以上のスタッフが所属し、新たな人材が入店するたびに店長・マネジメント担当の社員が労務関連書類一式を揃え、本部に提出していました。

「取引先口座開設」といった経営的視点から重要なフローも活用されています。

新規取引先の導入時、社内稟議決裁、与信審査や売買契約書の締結、口座開設情報、販売システムの商品情報登録、採用商品や価格設定など、取引の詳細や見積もりから請求までの一連の流れをフロー化。経緯とプロセスを関係者全員が共有し、複数の眼でチェックできるようになりました。

[回覧･レポート]は法定休日の取得や人事総務内の管理報告など、既読を付けて共有化したい業務に用いられていましたが、活用が進むにつれて部門やチーム内の社内メール的な活用が浸透。資料共有しやすく閲覧状況もわかり、外部流出・情報漏えいを防ぐ観点から着目され利用度が上がっています。

desknet's NEO導入当初より連携を想定していたAppSuiteは、「輸入進捗管理」「支払管理」、店舗から本部への各種報告書の提出に活用されています。

「輸入進捗管理」は台湾から輸入する茶葉などの出荷・輸出・出港〜入港、日本への輸入通関までを管理。以前は膨大な時間を要した作業でしたが、日本、台湾両国の通関事業者とも情報を共有し、出荷から商品の検品・入荷までの全行程を見届けるしくみです。

「つぎの茶葉がいつ出荷・出港し、日本に入ってくるかを全社で確認できるので、欠品予防や在庫管理などの状況把握をしながら、行程を関係者全員で共有しています。

繁忙期には輸入後、国内配送のトラックを早めに手配するなど、納品まで滞りなく準備できるようになりました。[スケジュール]も連携し、船の出港日の通知で関連資料や書類一式を手配、入港時には通関業務の関連手続きに着手など一連の流れを効率化しています」

店舗から本部への報告書類はAppSuiteで負担を軽減。著名なショッピングモールやファッションビルに出店できるのも、同社の品質管理や衛生管理の厳密さが評価されているからですが、時には出店先の抜き打ちチェックが実施されることもあり、日常のチェックは欠かせません。食材管理、安全衛生、定期清掃、食材仕込み表など、店舗から本部へ一定時間ごとにチェック・報告する項目が複数あり、以前は紙のチェック表をファイリングし、店長やマネージャーが確認し、一定期間管理・保管していました。

「店舗からの報告は多項目ありますが、すべてiPadでチェックし共有化しています。ペーパーレス化と同時に本部と現場のやりとりは大幅に減りました」

クレープの製品ボリュームに差が出ないよう、商品個数に対するクリーム量を計測するポーションチェックなどの品質管理にも活かされています。

さらに、店舗の食材ロスを管理するシステムを独自開発してAppSuiteで運用。以前は店舗ごとに手計算して記録していましたが、廃棄食材ごとにグラム量を入力するだけでロス金額を自動計算するしくみです。

「新人育成でも、手計算で報告する一連の流れの落とし込みが難しく、管理の正確性が問われ店舗ごとの誤差も想定できました。廃棄食材のグラムを入力するだけなので速く確実です」

店舗スタッフの負担軽減だけではなく、ロスの傾向や数値を各店が把握することで、食材ロス抑制や販売機会損失の予防などの予測・対策も講じられるようになりました。

「販売部門は自社店舗と卸販売、自社倉庫や工場もあるため、商材管理や部門間の情報共有・連携には、まだ解決すべき課題が残されています。最新データの全社共有はもちろん、そのデータをいかに活用するかという発想を引き出してくれるAppSuiteは応用度が高いですね」