株式会社ダイプロ
様の導入事例

株式会社ダイプロ様では、消費者向けサービスにおけるIT活用を早期より積極的に導入してきました。スマホ、パソコンでガスの使用状況・料金がわかる「すまいるDネット」では消費者の省エネや節約志向、エコロジーへの意識に応え、保安機能内蔵のメーターで24時間見守る集中監視システム「ふれ愛システム」では設置率99％を達成。子育て世帯や高齢者、賃貸住宅経営者などに〈安心・安全・快適〉を提供しています。

一方、社内業務においては、紙の書類による承認申請や回覧、スケジュール管理などが継続的に行われ、メールに情報が集中するなど、改善すべき課題が残されていました。

承認申請の書類を提出するために、担当者が本社におもむき、差し戻し時には再提出をするなど、不要な時間、工数、移動経費などが生じ、社内の回覧は紙の文書で巡回に時間がかかり、閲覧状況が分からず、滞留することもありました。

スケジュールに関しても、週末に翌週の行動表をまとめ共有化していたため、予定変更が反映されないなど、情報共有に関する課題改善への意識は、社内の総意となっていました。

「業務改善効果をグループ経営に活かすべきという点では、経営陣も社員も考えが一致していました。迷うことなく情報共有のツールを導入しようということで、グループウェアの採用を検討しました」

「製品検討に際して、最も大切にしたのは “社員の使いやすさ、わかりやすさ”でした」

グループ各社は事業会社ごとに専門領域も年齢層も異なり、ITのスキルも平均化されていません。営業、事務やマネジメントの担当者以外は、点検、工事、修繕などの現場作業に従事する社員も多く、日々の作業に極力負担をかけず、年齢層の高い社員にも活用を通して利便性や業務改善効果を実感してほしいという思いがありました。

製品検討では経営企画室のメンバーが中心となり、複数製品を事前調査し、絞り込んだ3製品に関して各社のプレゼンを要請。製品を精査し、ユーザーの使いやすさを決め手にdesknet's NEOが採用されます。

「初期費用で豊富な機能が揃うこと。インターフェースが明解で、ユーザーの抵抗感がなく、必要な情報を確実に把握でき、コストも優位な点が決め手となりました。

同時期、営業スタッフに一斉に最新スマートフォンを支給したことから、お客さまの問い合わせを受ける営業事務員と営業担当者の相互連絡、顧客対応のためにChatLuckも同時に採用しました」

導入時には、グループ各社を巡回し、製品の導入・活用目的を社員に伝えると共に、オンライン形式のセミナーをネオジャパンが実施しました。

desknet's NEOの利用開始に合わせ、利用度の高い申請書類を中心に[ワークフロー]の申請書式の作成を進めました。

活用頻度の高い書式の実用化を進めたことで、承認申請から書類提出、承認プロセスが目に見える形で改善され、その効果がユーザーにも認識されました。[ワークフロー]の活用はdesknet's NEO導入初期の利用促進や社内浸透にも一定の効果をあげました。

「利用開始までに作成した申請書は、頻度の高い休暇申請や勤怠関連の基本書式30書式ほどですが、グループ各社で申請経路が異なるため、同一書式がグループ内の各社に合わせ細分化されたため、作成書式の実数は200種近くにもなりました」

書式には勤怠管理だけではなく、設備投資関連や施設修繕など、事業に特化した交換修繕に関する申請書も多くあり、[ワークフロー]の定着は、申請者の申請業務の負担軽減ばかりではなく、意思決定プロセスの明確化や迅速化にもつながりました。

「良い前例として効果を得られたので、[ワークフロー]の申請書作成は継続的に実施しています。今後、可能な書式はすべて移行する予定です。また、資材関連の申請でコストの自動計算ができる仕組みとして、AppSuiteにも着目しており、実用化が可能か、現在検討中です」

導入より日が浅く、数値化はできていませんが、[ワークフロー]の運用は、確実にペーパーレス化推進にもつながりました。

導入時より[文書管理]の自動保存機能にも着目。

[ワークフロー]の実用化・利用推進に伴い、決裁完了後の申請書を書式ごとにフォルダに振り分け自動保存も行われています。

「長年、紙の書類を残すことが慣習として残っており、完全に電子データのみによる保管は少し先のことになるかもしれません。とはいえ時系列で厳密に管理され検索性も高く、書類保管の省スペース化、さらなるペーパーレス化などの効果はすでに社内評価を得られており、変革は着実に進むと思います」

[文書管理]は業界誌の電子版の保存などにも活用されています。

desknet's NEOと同時にChatLuckも導入されました。こちらは営業事務と現場とのやりとりに活用され、点検、修繕などへの迅速な対応や施工状況の把握による、現場作業の効率化に活用される方針です。

「一部で民間のチャットツールを活用する動きが見られたので、同社の企業向け製品も検討しましたが、desknet's NEOと連携しやすいChatLuckを採用しました。現場を抱えるグループ企業では特に利用度が高く、迅速な対応でサービスの向上や顧客満足につながっています。社内限定のチャットのやりとりなのでセキュリティや信用性も担保できますし、施工現場の情報管理や機密保持の観点からも有効ですね」

ChatLuckのルーム活用で、メール一辺倒だった情報交換からも脱却。テーマや課題ごとに情報が整理・共有できるようになりました。

[スケジュール]の利用開始によって、毎週確認・共有化していた以前の予定管理手法を廃止。予定共有が必要なメンバー、部署、企業間の一元管理が可能となりました。

「非効率だったスケジュール共有が、各自の予定を入力するだけでリアルタイムに共有、一元管理されるようになりました。グループ各社、組織内の予定共有ルールが異なるため、共有・公開・管理のルールは各社に一任しています。

今後、[アンケート]などでグループ各社の活用手法を収集し、便利な使い方や効果的な手法などを共有化して、利用度の向上につなげたいと思います」

[回覧･レポート]は、紙の回覧からの移行で閲覧や巡回のスピードがあがり、確実な共有を実現。また、部内の情報共有や特定メンバー間の資料共有などに社内メールの代わりにも活用されるようになりました。

「外回りや現場のある部署ではChatLuck、部内共有なら[回覧･レポート]といった使い分けで、以前のように、すべての情報がメールに集中することもなくなりました。 [ウェブメール]はアカウントの一元管理がしやすく、管理の効率化や運用の負荷が軽減されたのもdesknet's NEOで改善された効果の一つです」

「導入から短期間で、承認申請の効率化と迅速化、生産性向上につながる変化を実感できました。グループ13社、34拠点の情報連携が実現したことで、相互の情報を共有し、有効化できるという意識の変化も生まれました。今後はコミュニケーションをさらに円滑にする手法として、未着手の機能活用にも取り組みたいと思います」