富士木材株式会社
様の導入事例

当時はグループウェアそのものに対する全社的な認知度もまだ低く、導入の目的や活用を通じて得られる効果について、社内理解を求めるところから導入への取り組みがはじまりました。

工場や倉庫等では日中は現場の作業に集中しておりPCにふれる機会が少ない社員も多く、一部には「業務に必要なものなのか？」といった意見も上る一方で、経営体質の強化や変革を求める経営陣や総務、営業などの各部、若手社員など、PCやネットワークの活用を前向きに捉える社員からは導入に期待する声も上がりました。

「2008年には、自社のHP開設や各種事業コンテンツの拡充、メールの業務活用などを目的に社内IT環境の整備に着手します。ホスティングサービスの採用も決定し、一連の取り組みを好機ととらえ、グループウェアの導入にも着手することにしました」

はじめてのグループウェアでありながら社内活用も段階的に進み、社員間でも、その利便性や効果が認識されていきました。

「グループウェアの有用性は社内でも認知され、すでになくてはならない存在となっていました。途中でサポートの切り替え時期を迎え、あらためて複数のグループウェア製品の検討もしましたが、そのままクラウド版のdesknet's NEOを採用することにしました」

すでに利用が定着していた複数機能の使用感と隔たりがなく、社員が親しんでいる製品のほうが社内の混乱も少ないと判断。ユーザーが感じている利便性や使用感をそのまま継承する形でクラウド版desknet's NEOが活用されることになりました。

desknet's NEOへの移行に際しては、旧システムを移行環境へセットアップした上で動作検証作業を実施。機能や操作性に問題がない事を確認した上で、正規の移行作業が実施され、データ資産もそのまま活かせました。

「移行作業にあたってはネオジャパンの協力も得られ、特に大きなトラブルもなく無事に完了しました。移行完了後は、そのまますぐに全従業員による活用が開始できました」

[設備予約]は会議室や各種備品、社用車の管理に活用。

「会議室の効率的な利用管理だけではなく、利用者が明確となるので各種備品の受け渡しもスムーズになりました。お客様からの要請でパレットやダンボールを必要個数分緊急納品することがよくあるのですが、その際用いる納品用車輌を効率よく運用・手配するのにも不可欠の機能となっています」

会議室の予約と共に来訪者をお迎えする体制の改善に役立ったのが[来訪者管理]です。

特に来訪者の多かった本社や住宅部では、個別のスケジュールや手書きの来訪一覧表による管理に替わり[来訪者管理]の活用へと移行。スムーズな接客が顧客満足の追求にもつながりました。

「スケジュール、会議室予約と同時にお客様の企業名や人数も記録でき、過去の履歴も確認できるのがいいですね。例えば毎回スーツで来訪する方々なら、夏場は室温を少しだけ低めに設定しておこうとか、長時間の打ち合わせが想定される場合には、湯茶の接待をどのタイミングで行おうかとか、事前準備も万端に整えられます。画面を見れば、部署全体で素早く細やかな対応ができ、お客様をお待たせしない。丁寧な接遇に欠かせない機能となりました」

来訪者として一般の顧客を迎え入れることが多い住宅部ではスムーズな接客と、商談に訪れるお客様への細やかな配慮が可能となりCS（Customer Satisfaction）にも効果を発揮しています。

「今まで専用の用紙に記入・提出していた勤怠の承認申請を全部門で [ワークフロー]に移行しました。パソコンを操作した事が全く無かった現場の社員にもパソコンに触れる機会が増え、操作手順・入力方法などを上長が教えたり相互に確認し合うことで、社員間のコミュニケーション活性化にもつながっています。当然、ペーパーレス推進にも効果を上げています」

勤怠の届出書を[ワークフロー]に切り替えた事で、勤怠関連の申請については100%のペーパーレス化を実現。実績値の事例として約3カ月で531枚の申請、月平均177枚のペーパーレス化を実現しました。さらに、承認後の申請書は[文書管理]に自動保存するように設定されています。

「従来は総務部が一括管理し、年度毎に一定期間保存していましたが、[ワークフロー]の承認・決裁後のデータが自動的に[文書管理]に時系列で保管管理されるようになり、紙の時代に行っていた文書保存や廃棄などの管理工数が削減されました。保管庫の省スペース化も進み、各種申請書の[ワークフロー]化を推進することで、ゆくゆくは保管スペースそのものが不要となるかもしれません」

承認決裁後の文書をはじめ[文書管理]には、アクセス権設定された複数のフォルダに経営情報、社規則、各種規程類やマニュアル、各種提出書類のフォーマットなどの最新版を振り分けて管理。情報管理や内部統制の観点からも重要な機能として、利用度が深められています。

[インフォメーション]は全社・全部門等のお知らせ用掲示板として活用され、社長自ら社員に知らせたい情報を上げたり、各部門からのお知らせなどに活用されています。運用上のルールや発信権限者は特に設けずユーザー誰もが発信可能となっていますが、利用上の混乱もなく活用されています。

「コロナ禍においては、緊急事態宣言に対応した勤務体制に関する告知や感染予防のための情報、マスクの種類・特長と推奨タイプなどのお知らせ。酷暑の時期には、その日の気候状況に応じて、熱中症への注意喚起や、普段より多めの休憩時間の設定、こまめな水分補給の推奨など、労働安全衛生に関する告知にも役立ちました。複数の作業現場で操業している当社にとって、たいへん重要な機能です」

「desknet's NEOによって社内の重要情報が確実に全社共有され、搭載されている各機能を目的別に活用する事によって管理統制上も好ましい情報環境の基盤が整理されました。

業務内容や勤務体系が異なる社員間での迅速かつ正確な情報伝達・共有化が図れるようになり、業務上の迅速な行動や作業の効率化にも結びついています。

すでに活用が定着した機能の利用度を高めると同時に、今後新たな機能の活用手法も展開していきたいと思います」