リリカラ株式会社
様の導入事例

「コストへ配慮しつつ新たなインターネット環境を活かすには、Webベースの製品を選定した方が良いということで、さらなる製品検討、試用が行われました。複数の製品比較を通して、社内評価が最も高かったのがdesknet's NEOの旧製品iOfficeだったのです」

Webベースの条件を満たし、管理・運用面での負荷が少ないこと。コストパフォーマンスに優れていたこと。機能の使いやすさやインターフェースのわかりやすさ。などからネオジャパン製品を支持する意見が多く1998年製品導入を決定。

そのまま利用が継続（旧iOffice〜desknet's〜現製品）され、現在のdesknet's NEOへと活用が引き継がれていきます。

使いやすさを基準に社内選定されたこともあり、活用手法等の社内教育は一切行うことなく、「使いながら慣れる」活用手法の展開で全社的に浸透・定着していきました。

クラウド版の利用開始とほぼ同時にMicrosoft 365連携も採用。メールはOutlookへと移行しましたが、[スケジュール]等はシングルサインオンで同期させ活用。長年利用が定着していたことから、コロナ禍緊急事態宣言下の出社制限などにも混乱なく、在宅勤務等の柔軟な対応が可能となりました。

[設備予約]は会議室、社用車、アンプ・プロジェクターなどの備品管理だけではなく、リリカラ株式会社様の業務にとって欠かせないイベント時などに活用する販促用のディスプレイ、POPなどの「営業セット」の管理にも活用されています。

「[設備予約]で管理することで、直前に利用していた担当者も分かります。設備備品の所在が明確となり、社員間のスムーズな受け渡しも可能になりました」

[ワークフロー]は機能改善と共に少しずつ利用度も拡大。各部門、ユーザーの要望も高く現在最も活用度の高い機能として定着しています。

「稟議書のペーパーレス化を推進したいという要望はトップからも上がっていましたが、かつての[ワークフロー]では対応するのが難しい側面もありました。その後、製品として次第に進化したこともあり、現在では引き上げ承認や差し戻しなども活用しながら、自社の業務に適応できる機能になったと評価しています。

各部門とも、社内での業務上の手続きや業務依頼など申請書類はすべて[ワークフロー]へという流れができており、各カテゴリーの案件数は活用と共に増えていく傾向にあります」

現在はシステム統括部、総務部、経理部、物流本部、マーケティング本部の5部門が中心となり[ワークフロー]を活用。

各部門への業務申請や社内発注、資料照会、商品コード登録や機器・備品の社外持ち出し、コロナ禍における在宅勤務申請まで、社内におけるあらゆる申請・依頼案件にフル活用されています。

「例えばシステム統括部だけでも、機器やデータの持ち出し管理等の基本的なものから、商品マスタなどの各種作成依頼、VPNユーザー申請からパスワード入力ミスによるロック解除の申請まで、20案件の申請書を管理しています」

内部統制やガバナンス、セキュリティ対策などのための重要なプロセスとして各案件は整理され、申請後の承認状況の確認など、社内の承認申請状況の共有化や依頼管理を効率化するという側面からも重要な機能となっています。

「かつては、電話で直接関連部署に“〇〇をお願い”で通していたものが、通用しなくなりました。全て社内規程に則った申請書による依頼を必須とし、依頼状況の一元管理も可能となり、見過ごしや滞留もなくなったことで、効率的な業務遂行や計画的な申請管理、承認・決裁の迅速化につながっています」

商品の品切れの傾向を摑み、事前予測して販売機会の損失を防ぐためのデータベース等が既に運用開始されています。

「例えば商品の品切れは機会損失にもつながるので、エントリー画面を作成して、どのような品番でいつ品切れが起きたかを全て現場で入力できるようにしています。これで、仕入部門がどのような商品がどのような時期に品切れを起こしているのか把握するのに活用しており、具体的な仕入れ計画に役立てられるものです。

社内でよく“〇〇のデータベースを構築したら、コストはどのくらいになりますか？”といった問い合わせが来ることがあるのですが、まずはAppSuiteで可能か試みてみましょうという流れになっています」

「長年のExcel文化で膨大な価値あるデータが個人管理されていたり、現場単位で埋没している可能性もあります。現在はデータを集めてインポートしているところで、Excelで重複管理になっているものをリレーションで統一化するなど、実現可能な手法から段階的に着手し、分析・有用化するまで取り組んで行くつもりです。今後は新たなデータの収集・分析も視野に展開していきたいですね」

[文書管理]は長年の活用を通して膨大なファイルが集積されており、総務部「社内文書規程」など部門ごとの管理カテゴリーに整理され、内部統制関連、全国販売店情報などの膨大な資料や文書、書式のひな形などが集積・一元管理されています。

定期更新される最新文書なども効率よく共有管理できるため、本社、支店、営業所、流通センターなど全国36拠点で最新文書の共有化を実現しています。

「長期にわたり利用継続してきたdesknet's NEOですが、出社後にログインしてポータルを見ればその日必要な情報や共有すべき告知情報などがすぐに把握でき全社共有されます。Microsoft 365連携も取り入れ、そのままメールにもアクセスできるなど機能も段階的に高めているので、情報の集積と有効活用を両立できるコミュニケーションツールとして、さらなる利便性の向上に取り組んでいきたいですね」