株式会社松屋
様の導入事例

改善施策に取り組む過程で、社員相互の予定確認など、情報共有に関するさまざまな課題が浮上します。

「社員間の予定を共有化する効率的な手段がなく、会議を行う際にも、相互のスケジュール調整にたいへん手間取っていました。参加メンバー個々に問合わせたり、上職者のデスクにあるスケジュール表を確認してから会議日時を押さえ、あらためて会議室予約を管轄部署に電話確認・予約して、ようやく会議日程が確定するという手間のかかる作業を行っていたのです」

松屋銀座の施設は、本館をはじめ複数に分かれ、会議室15室の他にも複数の打ち合わせブースが分散。会議室ごとに管理部署が異なるケースもあり、ダブルブッキングによる再調整なども起こっていました。会議関連の雑多な付帯業務に伴う非効率を指摘する意見は多く、会議調整を担うことが多い若手メンバーが声を上げました。

スケジュール共有の他にも、部門ごとの意見交換や会議資料の事前共有、紙の書式から離れられない承認申請の効率化など、組織全体で改善すべきいくつもの課題や社内意見が「Good Jobプロジェクト」により浮上。

それらの課題を改善する情報共有ツールとして、グループウェアの導入が検討されました。

「トライアルの使用感をメンバーが各部門のユーザー視点で評価し、指摘し合いました。はじめて導入するグループウェアであること。パソコンでのデスクワークが少ない店舗スタッフが戸惑ったり負担を感じることがないようにという配慮から、直感的な操作感やインターフェースのわかりやすさを評価しdesknet's NEOを採用しました。運用上の視点では、組織設定などが日本型企業の組織体系にフィットしている事も採用の決め手となりました」

導入に際して社内説明会を実施。当初は1人1台でPC活用度が高い管理部門から利用を開始し、先行活用を経て店舗の営業部門へと段階的に活用を展開。導入プロジェクトチームから移管した、人事企画課とシステム課メンバーによる相談窓口を開設し、個別の問い合わせに対応するなどして、社内浸透・定着が推進されました。

「経営陣から若手社員まで「業務や店舗のセールスの現状を変えていこう」という機運は社内意識としてしっかり共有されていたため、desknet's NEO活用の社内浸透は比較的順調に進んでいったと思います」

組織全体としては、松屋銀座店本館とマロニエ通り館、東館、銀座インズ等の複数拠点、松屋浅草店における情報共有の環境が整備されました。

「いち早く[設備予約]との連携活用も定着し、会議の設定管理や会議室の効率的な運用が実現しました。1人1台パソコンを活用する管理部門の社員、店頭営業部門のマネージャーとアシスタントマネージャーには全員desknet's NEOのアカウントを付与し、それ以外の販売担当の社員は、売り場共有のアカウントにて情報を閲覧しています。端末は段階的に増えており、担当者の要望や必要に応じて、今後ユーザー増の可能性もあります」

百貨店の店頭営業部門である「売場担当」「仕入」「外商」「販売促進」「コンテンツ事業」「お客様サービス」等の各部門。後方管理部門を担う「経営企画」「宣伝装飾」「広報」「顧客戦略」「人事・総務・経理・環境マネジメント」などの全部門における共有が可能となり、お客様と接する販売業務に影響や負担を負わせることなく、社員相互の情報確認や打ち合わせ調整が可能になりました。

[設備予約]では15の会議室をはじめ、社員・スタッフに向けた社内販売等の催事スペース、外商部が担当する顧客サロンやお得意様専用駐車場、外商車の予約管理やお客様向けの催事スペースの予約管理にも活用されています。

「予定入力と同時にメール送信する通知メール機能も多くのユーザーが上手に活用しています。スマートフォン上でdesknet's NEOを確認できる利便性を覚えてからは、手帳を手放す社員も一気に増えたようです」

「[スケジュール]が空いていれば、会議の予定を入れてもよい」「予定入力後の儀礼的な電話連絡は不要」といった基本ルールも共有化することで、社員が気兼ねすることなく、予定調整や情報入力できる社内意識が醸成され、さらなる活用推進に成功しました。

[スケジュール]に次いでアクセス数の多い[回覧・レポート]は管理部門での活用度が高く、人事課、販売促進課、顧客政策課の3部署だけで、発信・利用の6割近くを占めるほど機能活用が定着しました。

「販売促進課では、新たな催事の企画や店内イベントの内容を一覧化して営業部向けに発信するなど、実務情報やルール、マニュアル類の配付・共有にフル活用されています。

顧客政策課からは、店内レジスターやモバイルレジ、新規導入が進むQRコード決済などの各種デジタル決裁関連のマニュアル共有にも活用されています。

松屋銀座店だけでも、一日2千人近くのスタッフが働いているのですが、そのうち社員は約2割程度かもしれません。社員とは別にテナントや取引先の販売スタッフの方々も多く、desknet's NEOの[回覧・レポート]で共有化された情報や各種マニュアルは、販売営業部門のマネージャーやアシスタントマネージャーを通じて百貨店全スタッフに共有されています」

「新型コロナ関連の告知情報に関しては、対策本部となる「危機管理委員会」を設置し、お客様や従業員、取引先の皆様の感染予防や安全に配慮した、さまざまな対策を講じてきました。

レストランの営業時間などはコロナ禍の状況に応じて変化していたので、お客様からの問い合わせなどにも一貫した対応ができるよう、全店・全スタッフで正確な情報を共有化する必要がありました。その際、[回覧・レポート]が役立ちました」

正しい最新情報をリアルタイムで全店共有でき、誤送信による情報の外部流出などの事故も防げるため、部署・部門内ではメール代わりに[回覧・レポート]の活用が広がり、利用度が一気に拡大。

2021年には約4,000件まで増加したため、活用手法やルールを部分的に見直し、運用上のガイドラインを新たに制定。

送信先や発信者の明確化、資料を添付する際のきまりや、検索の活用手法など、5分類17項目のルールを共有化して活用手法を整理することで、ユーザーの利便性を追求しています。

[ワークフロー]は、16申請書を移行し、運用がスタート。紙の申請書類はまだ約120件程度残っており、可能なものから段階的に移行が進められています。

「当初は利用度が高く申請数が多い書式の中から実現可能な案件の[ワークフロー]化に着手し、導入を契機に判子が多かった申請書などの見直しもあわせて行いました。

今回の取り組みは、[ワークフロー]に向かない書式の整理や申請フローそのものを見直し、再検証する契機にもなりました」

移行に際しては、最初に人事の出張届や出退勤など、日常的に申請数が多い案件から着手し運用状況を精査。

その後、百貨店事業に特化した申請案件として、店内POPや看板、プレートやサイン類の「制作発注書」等の申請書が段階的に移行されていきました。

お客様にDMを郵送するための各種申請書の[ワークフロー]化も進められました。

名簿抽出からDM制作に関する申請書、宛名シールの発行申請などの顧客情報を取り扱うことから、案件を精査する専門部署の承認が必要な申請管理にも適用されています。

入店管理関連での申請では、催事期間だけ入店する販売員やスタッフの人数、入店期間の登録申請、名札バッジを発行するための申請管理などが[ワークフロー]で行われ、物産展などの催事に必要な酒類販売事業者や骨董・アンティーク等の催事における古物販売事業者等の登録証の確認申請など、コンプライアンス関連の申請にも活用されています。

「申請書類は、販売営業部門から管理部に承認申請するものがたいへん多く、以前は決裁が急がれる申請書類を携えて、担当者が事務所間を承認のために回ることもありました。[ワークフロー]は申請書作成や承認を得るための工数を削減し、申請過程を可視化することで滞留の防止や迅速な決裁・意思決定につながっています。ポータル上で承認申請が来ていることも確認できるので、決裁にあたる上職者は出張中でも、タブレットや携帯端末などで承認する流れができました」

出勤後はまず[ポータル]上で、必要な情報をチェックする習慣もすでに定着。今後は社内ニーズを確認しながら、新たな機能活用の展開や効果的な活用手法などを共有・展開していく方針です。