株式会社 國森
様の導入事例

さらなる顧客サービスの充実や国際競争力を高めるため、取り組んでいるのが組織の全体最適化。知識・技術の継承や共有化による人材・チーム力の強化。業務効率化や生産性向上、コスト削減などを通して、競争力を高めるための経営改革に着手する中、グループウェアにも着目することになりました。

「今までグループウェアの運用経験はなく、情報共有に関する明確なルールもありませんでした。メール、電話によるやりとりが中心で、予定共有や設備予約のツールもなく、必然的にメールの利用度が高まり、メーラーにも負荷がかかっていました。各種申請類も紙ベース、押印で回していたため、承認申請や決裁に時間がかかり、あらゆる面で非効率でした」

業務には技術知識と経験を伴う職人的な要素も多く、個々の人材が能力・パフォーマンスを最大限発揮することで、仕事が上手く回っていたため、各人材が能力を発揮できる環境を提供することで切り盛り可能な時代が長く続いていました。

けれども、そのような時代が長く続いたことで、多くの業務が属人化してしまい、世代交代に向けていかにナレッジを共有していくかが新たな課題として浮かびあがりました。

事業は成長と拡大を続け、神戸本社に加え、東京営業所、シンガポール、マニラ、上海など、海外の事業拠点も開設されます。

「海外拠点との連絡も、案件ごとに必要に応じて国内本社と連絡を取り合う状況でした。業務上のさまざまな要件や課題、国内・海外事業所の日々の動静をリアルタイムで把握する手段を満たすためには、複数のツールやExcelなどを用いるより、基本機能が揃ったオールインワンのグループウェアが有効と判断しました」

*国土交通省『海事産業の将来像と海事イノベーションのあり方について』より

「desknet's NEOはユーザー一人あたりの単価、費用対効果も評価できました。国内、海外5事業所での利用において、日本と中国、両国からアクセスできることも決め手となりました。クラウド型を選定したのは、随時アップデートされ、常に最新の機能・内容が維持されているという安心感から。アップデートごとに改善要望が反映され、インターネット環境とブラウザがあればすぐに活用できることも当社の事業に適していると評価しました」

ソフトウェアは初期段階で作り込み過ぎるとかえって全体最適化の阻害要因になってしまうことから、実用を通して段階的に業務改善や生産性を高める想定で活用をスタート。全体最適につなげるファーストステップとしてdesknet's NEOの活用がスタートします。

desknet's NEOが初めてのスケジューラーとして社内展開され、全社員の[スケジュール]共有化を実現。国内2、海外3拠点の予定がリアルタイムで共有化された変化は大きく、利用度の高いユーザーが積極的に予定入力することで、社員一人ひとりがスケジュールを入力する習慣が定着。[スケジュール]の利用定着が、その後のdesknet's NEO全体の活用浸透にも効果を発揮しました。

「会議室、社用車の管理に用いる[設備予約]連携で、打ち合わせや会議設定の効率化やダブルブッキング予防の効果が上がり、諸設備の稼働率も向上しました。来客を迎える際にも迅速かつスムーズに打ち合わせスペースにご案内できるなど、接遇にも役立っています。

それまでは車輌キーの有無でしか社用車の運用状況が確認できなかったところ、desknet's NEOで事前確認できるようになったことで運用効率が上がり、7台あった社用車を1台減らすというコスト削減を実現できました。」

「desknet's NEOの[ワークフロー]というパッケージに承認申請のルートをはめこむことで、承認申請の意義や手順、ルールが社内意識として根付きました。承認申請が何に必要か、なぜ大切なのかが申請業務の手順と共に明確化され、差し戻しや引き上げ承認などを通して、承認申請を記録として残す意義や重要さが社内認識として浸透したのです」

[ワークフロー]の運用は着実に進化し、稟議、出張申請、接待交際費支出申請、資金移動依頼、代引き決済・着払い連絡等々、紙ベースやメール添付で行っていた承認申請を移行。ペーパーレス化の推進と共に、コロナ禍の緊急事態宣言発令時における在宅勤務や勤務時間変更時にも効果を発揮しました。

データの管理・活用ができなかった紙ベースの業務情報を有益化する目的で、2021年よりAppSuiteの利用も開始。すでに、メーカー返品不可の余剰発注商品を記録管理し、必要に応じ出荷するための「事故返品届」、荷受け商品の保管エリアを記録管理する「荷受けリスト」、新規顧客の取引条件や規約を整理する「新規取引決裁書」等のアプリを独自作成。文書で管理していたデータの電子化に着手し、運用の検討を進めています。

「記録・集約した諸データを集計・活用し、分析のフローとして有益化できる点を評価しています。次の目標として、電子化されたデータの活用を掲げ、グループ別損益作成の自動化・可視化・共有化を実現する「部門P/L」アプリ作成に着手しており、自身の業務を経営的視点で検証・評価できうるような仕組みづくりに取り組んでいるところです」

「勤怠管理、販売管理をはじめとする複数の業務システムを連携活用すると共に、業務上重要な[インフォメーション]、製品値付けやトレーディングに必要な、米ドル・シンガポールドル・中国元・ユーロの実勢レートと月次社定レートを表示した「外国為替」は、ログインと同時にスクロールなしですぐ確認できるように配置しています」

「導入後短期間で国内海外5拠点間の情報共有環境が整ったことで、その後の機能活用も着実に広がり定着しました。たとえITに関する高度な知見がなくても、desknet's NEOは機能にふれながら習熟・社内浸透を実現し、DX施策導入の端緒となってくれました。社員が利便性を体感することでさらにDX化が加速するという良い循環につながっています」