株式会社ジェイエスピー
様の導入事例
“気軽に。楽しく”つくるポータルで、社員のコミュ力＆モチベーションアップ。ワークフローとAppSuiteの業務支援で、働きやすさにも業績にも効果を実感しています。
2022年、42周年を迎えた株式会社ジェイエスピー様は、時代に先がけ業務システム開発、エンジニアリングサービス、ミドルウェア導入やインフラ構築サポートなどを行い、通信、研究開発、金融などのITニーズに応えてきたソフトウェア開発会社です。
近年はセンシング技術に人工知能（AI）や深層学習（Deep Learning）を融合させたIoT領域に取り組み、センサーシステム「moniシリーズ」を自社開発。“見守り”をキーワードに動物医療・介護、在庫管理や機器類の常時監視など、多様な事業分野に貢献する製品開発に取り組んでいます。
同社では、本社、顧客プロジェクト先、テレワークなど分散して仕事をする社員の情報共有にdesknet's NEOを採用。AppSuiteによる受発注管理の効率化やポータル活用による社内の良好なコミュニケーションを醸成しています。
技術者がスキルを最大限発揮し、良好なチームワークや働きやすい開発環境の整備に務め、高度な開発力で顧客満足を追求する株式会社ジェイエスピー様の活用手法をご紹介します。
長年利用したツールの更新終了を契機に、情報共有の環境を見直し。
事業拡大、社員数増加など企業の成長に適したグループウェアの導入を検討。
株式会社ジェイエスピー様では、以前よりシンプルなグループウェアソフトを用いて、本社や顧客プロジェクト先で作業をする社員間の予定管理を行っていました。
「導入当時は社員数も現在より少なく、ほぼスケジュール共有を中心にフリーウェアの製品を利用していました。ソースコードも開示され、自分たちでカスタマイズすることも容易でしたし、スケジュール共有さえできれば、あとはメールの活用で意思疎通や連絡を取り合えたので、そのまま利用を継続していました」
一方で、2013年にソフトの更新が停止され、セキュリティリスクや運用負担などへの懸念も浮上しました。
「その間、会社も成長していき、定期採用や中途入社などで人材採用の機会も多くなりました。将来的な社員数の増加や事業の拡大などに備えて、情報共有の環境をすべて見直し、整備する良い機会ということで、社内意見も一致しました。そこで、運用負担がなく、つねに最新バージョンを活用できるクラウド製品に着目し、移行を決定したのです」
競合製品との比較で、機能とユーザー一人あたりのコストを検証。
UIとコストパフォーマンスを評価し、desknet's NEOを採用。
クラウドのグループウェアということで候補に上がったのがdesknet's NEOと競合製品の2製品でした。
「クラウド製品は数多くありますが、先ず浮かんだのが2製品です。それぞれ導入実績や知名度などを含め信頼度は高いと思いましたので、当初より2択。二者択一で製品比較し検討しました」
Excelで作成したシンプルな比較表などで社内検討を行いdesknet's NEOが採用されます。
「特に機能とコストに重点を置き比較した結果、desknet's NEOを採用することにしました。ユーザー一人あたりのコストではdesknet's NEOが若干優位。何より、利用者の立場としては毎日使用する製品なので、アイコンや各機能の操作感や遷移のしやすさなどのユーザーインターフェースを重視しました。“長く使われる製品はUIがとても大切”というのは、私たちが開発業務で心がけていることでもあるのです」
導入決定後は「今日から情報共有のツールはdesknet's NEOです」という告知のみで利用開始。データ移行や社内教育も行わず導入日から新規ですべてを切り替え、2013年8月より利用が開始されました。
導入プロセス
導入製品検討
クラウドの代表的なグループウェア製品としてdesknet's NEOと競合製品の2製品を候補に比較表を作成し検討。
製品試用
各種機能とユーザーインターフェースを比較評価。
製品決定・正式導入（PROCESS1〜3を約1カ月で完了）
長期間の利用に適したユーザーインターフェース、コストパフォーマンスを評価しdesknet's NEOを採用。導入教育なしで社内利用を開始。
業務情報の共有や会議の予定調整、社員間のコミュニケーションから、承認申請、受発注管理などの業務まで。多様なやりとりをdesknet's NEOで実現。
1）[スケジュール] [設備予約]連携で、導入直後から利用が定着。
複数機能の活用につながるきっかけとして効果を発揮。
旧グループウェアが予定共有中心の利用だった事もあり、desknet's NEOも[スケジュール]の利用が導入直後から始まり、いち早く定着。日に何度か確認する機能でもあり、全体の利用浸透に効果を発揮しました。
[スケジュール]の利用がすでに定着していたことで、コロナ禍における在宅勤務の体制づくりにも即応できることとなりました。
「全社員の日々の予定を共有し、採用面接の面接官の調整などでは複数の部署を横断して調整できるので重宝しています。[スケジュール][設備予約]の連携活用も初期段階で定着したことで、会議や打ち合わせの予定も即決できるようになりました。会議室をはじめとする諸設備の稼働率が高まり、今までにない効率的な運用が実現しました」
[設備予約]は会議室5室の他に、コロナ禍の影響で新設されたWeb会議用ブース3室、打ち合わせに用いる機材などを管理。
ユニークなのは、Web会議ブース予約時には同時に参加者のアカウント管理も行うなど、会議室予約と同時に、設備利用に付随する複数の情報を管理しているところ。
他にも社内研修イベントの場所と予定、コロナ禍で在宅勤務が増えた影響から、毎日誰が最初に本社を解錠し入室しているか。など、社内の動静を社員が把握するためにも活用されています。
2）受託先や在宅勤務。異なる勤務地からいつでも情報交換できる。
会社の状況が社員に伝わる安心感や社員間の良好な関係をポータルで醸成。
desknet's NEOへのリプレイスから約10年。現在進行形でつねに拡充が進んできたのがポータルの活用です。
ログインと同時に表示されることから、総務関連の告知と情報共有に多く活用され、社内規定やプライバシーマーク関連のガイドライン等の文書を共有する[文書管理]、各種承認申請の申請手順と承認申請[ワークフロー]にすばやくアクセスできるリンク、オフィスの座席と内線番号表などを設定。実務上の利便性を追求する一方、社内報や社内活動の情報発信など、社員の相互交流のコンテンツは社員の創意工夫で親しみやすいコンテンツが制作されています。
「顧客プロジェクト先に勤務する社員など、分散して働く状況もあったため、ポータルは会社の動きや社員間の情報交換・交流の場として、さまざまな工夫を凝らしてきました。2015年からは新入社員紹介のコンテンツを設けて同期や先輩社員との交流に役立ててきたのですが、コロナ禍の影響を受けて、改めて利用する意味が深まってきているように感じます」
社内報も定期発行や締め切りなどの縛りをあえて設けず 「気が向いたときに編集」というゆるさを活かして編集発行。“気軽に。楽しく”にこだわって、担当者も重圧がなく社員も相互に楽しみながらコンテンツに参加し充実させて来たことが功を奏し、社員交流の場に留まらない、仕事の情報交換や業務アイデアをやりとりする場としても内容が発展しています。
福利厚生面では、市内企業が参加する健康促進プロジェクト、アプリでウォーキングポイントを記録する、よこはまウォーキングポイント（横浜市健康福祉局）に参加し、歩数データの社内ランキングを発表。ウォーキング途中で撮影した写真のコンテストなども実施されています。
3）受発注管理の細かな社内要望も、運用しながらノーコードで改善・解決。
AppSuiteの追加導入で、desknet's NEOの活用範囲がさらに拡がった。
ポータルに申請手順が紹介されている[ワークフロー]は企業規模の拡大、社員数の増加に伴い、管理部が主導して紙の申請書類を段階的に移行し、活用を促進。交通費や報奨金・資格手当支給、住所変更届やテレワーク許可申請など総務関連の書式やPCの持ち出し・持ち帰り等プライバシーマークに関わる各種届出に活用されています。承認申請、決裁の迅速化と共に、レーザープリンターの台数削減、ペーパーレス、書類保管の省力・省スペース化にもつながっています。
2021年からは、発注先ごとに書式が異なり煩雑化し、管理部門の課題となっていた、受発注管理のシステム化を目的にAppSuiteが新たに導入されました。
「社員数が増え、業務も拡大したことで、それまで表計算ソフトで行っていた売り上げ管理の不効率な部分が表面化しました。ERPパッケージなどの導入も想定し、見積もりを取ったら想定外のコストや手間が係ることが判明し、より現実的で実現性の高い手法として、AppSuiteに着目したのです」
まずは、受発注管理の原型を業務に適合させていく手順で末締め3カ月分のデータを準備。従来の手法と並行運用してAppSuiteの効果を検証した結果、管理部より「このままAppSuiteへ完全移行して活用していきたい」という要請が上がり、正式導入されました。
「受注先のお客様には請求書を指定フォーマットで提出するケースも多いため、完全に統一はとれていませんが、特に発行数が多い協力会社やパートナー企業との発注や請求のやりとりに関しては当社の書式への協力をお願いして一元管理化が順調に進んでいます。特定の課題に対してノーコードで設定ができ、運用しながら項目を現状にあわせ改善したり、利用上の課題を解決できるのがAppSuiteの利点ですね」
プロジェクトの納期や技術分野ごとに協力を依頼するパートナー企業は、企業規模も多様で社数も多く、以前の手法で相当数の事業者に受発注を依頼していた頃には、専任の契約社員に事務作業を依頼するなど、相応の工数がかかっていました。
現在はAppSuiteで作成したフォーマットをクラウド上で共有管理し、協力会社やパートナー企業の理解を得ながら手続きの効率化を進めた結果、双方にとって合理的な手法として定着しています。
「マンパワーの抑制や誤発注の防止など実務面でも多大なメリットを得られたのですが、どのお客様のどのような案件でパートナー企業への業務依頼や発注をしたか集計もしやすくなりました。今後は受発注の分析に活用できる貴重なデータとして蓄積していき、さらなる業務品質の向上と、業務上必要な要員管理などの分析をとおして、当社はもとより、協力会社やパートナー企業の皆さんも含めた、働きやすい環境づくりに役立てていく方針です」
ご担当者のコメント
事業概要
ソフトウェアの開発。IoTシステム設計・開発、業務システム開発、エンジニアリングサービス、ミドルウェア導入・インフラ構築サポート、業務プロセス改善支援サービス、PLMソリューション等を中心に、システムの提案、受託開発、顧客への技術提供サービスを行っている。働きやすい職場環境づくりに取り組む「よこはまグッドバランス賞」認定企業。
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desknet's NEO導入から10年近く経ち、その間、会社も成長し社員数も増えました。当社の事業は日常業務のスピード感がとても大切で、お客様のニーズに素早く対応することで、技術力や顧客満足度を高めてきました。そんなスピード感を要する情報共有をdesknet's NEOは支えてくれました。エンジニアはとかく移り気で「10年経ったから別のツールへ」ということもよくあるのですが、desknet's NEOはしっかり定着し、当社の情報共有の基盤となっています。今後はIoT領域と [設備予約]などの機能を連携活用するなど、ネオジャパン社と夢の構想を分かち合えるかもしれませんね。
4年ほど顧客プロジェクト先の勤務を経験した際、社内の動きをdesknet's NEOを経由して知り安心感を得ることがよくありました。現在は情報を発信する立場となり、コンテンツ表現や情報の質など、desknet's NEOで高められることはまだまだ多いと感じています。
クローズドで運用できるのも企業にとってはメリットで、社内SNS的な機能がさらに充実してもいいなと思っています。例えば「いいね」ボタンのような、反応が速く伝わるものですね。これからもdesknet's NEOのコンテンツを通して、仕事の充実と働きやすさを両立させる情報発信をして行きたいと思います。
AppSuiteや[ワークフロー]の活用は、管理者にとっても、ユーザーにとってもメリットが大きかったと実感しています。AppSuiteの蓄積データは経理部や管理部がチェックするためにも重要ですが、今後は多様な視点や発想から、「データを活かす」さまざまな取り組みが生まれるかもしれません。
紙ベースで過去データを管理・有用化するのはなかなか大変なことですが、Excelで管理しているような情報をまずは、AppSuiteで集約管理し、データとして活用する手法に将来的な可能性を感じています。