三軌建設株式会社
様の導入事例

「2000年ごろまでは、電話、FAX、事業所や部署単位の共用メールを用いて拠点や現場間で連絡を取っていました。紙ベースで記録を残す手法も根強かったため、より効率的な情報共有へ変革を求める声は社内でも上がっていたようです。

当社の場合、建設工事や軌道保守の現場がつねに稼働しています。新たに工事を受注するたびに現地の事務所も新設されるので、本社・支店・現場をつねにむすび、より効果的な情報共有の環境を整えようということで、新たなシステム導入の検討が始まったのです」

そこで、スケジュールの共有化や設備の予約管理、承認申請、決裁の効率化、報告・連絡・相談のしやすさ、全社員にメールアドレスを付与するなどの課題解決・諸条件を満たすシステムとしてグループウェアに着目。社内検討が開始されました。

2004年3月に旧desknet'sを正式導入。はじめてのグループウェア導入ということから、当初は本社、支店、工事所など常設の事業所における活用からスタート。2009年には、全社員にメールアドレスが付与され、段階的に現場の作業所など全社への導入へと拡大しました。

導入教育については、基本操作のマニュアルを全ユーザーに配布すると共に、各支店・部門から、導入推進を担うキーマンを2名選定。構築会議にも参加してもらい、各キーマンがそれぞれの所属部署における操作法の問い合わせ窓口を担い、利用促進役として利用浸透に貢献。各種機能活用が定着し、そのまま2013年12月desknet's NEOへと活用が引き継がれました。

業務上、いち早く効果を実感できたのが[スケジュール]の活用です。

全事業所の社員の予定はもちろん、工事や鉄道インフラの保守を担当する現場は常時50カ所ほどあり、勤務時間も異なります。例えば軌道保守などの分野では、電車の運行が止まる深夜の作業となり、勤務時間帯が異なる社員同士が、相手の勤務状況などに配慮して連絡をすることが可能になりました。

「以前は、深夜作業明けで就寝中の仲間にうっかり電話をかけてしまうようなこともありました。[スケジュール]を見れば、すべての社員がどの現場でどのような時間帯で勤務しているかも事前に分かります。本社から現場への確認や会議日時の設定などもしやすく、社員同士が技術的な確認や相談をする際の所在確認にもよく使われています」

[スケジュール]にあわせて[設備予約]も連携活用。会議室予約、ビデオ会議のモニター予約のほか、社用車の運用管理にも活用されています。

「以前は社用車も部署ごとに車輌を割り当て、紙で管理していました。[設備予約]で全社共有の車輌を一元管理することで、全社用車の稼働状況が把握でき、運用効率も上がりました。その結果、余剰分の車輌を減らすことができ、コスト削減効果にもつながりました」

全国に展開する現場の工事所や作業所の業務に従事する社員にとって、申請業務の負荷軽減に効果を上げたのが[ワークフロー]の活用です。

「厳密に規程化され、紙の書式による承認申請・保管が定められた書式を除き、日常業務で利用度の高い申請書式59種類をまとめて[ワークフロー]へ移行しました。

年休取得申請や住宅手当、購入申請や資格取得の届け、各種立案書などの[ワークフロー]活用と決裁書類の[文書管理]への自動保存によって、業務効率化、決裁の迅速化、ペーパーレス、書類保管業務の手間の削減、決裁書類の一元管理につながりました」

「以前は、紙の申請書を本社に郵送したり、近くの支店まで持参していたこともあり、社員の負担は大幅に軽減されました。最新書式による申請も徹底されましたし、2020年度からは管理者に対してdesknet's NEOをインストールしたiPadも導入したので、決裁者はiPad上からも承認でき、引き上げ承認や差し戻しにも対応しています。出張時でも遠隔地からの決裁が可能となりました」

さらに[文書管理] では、ISO関連文書や社内規程をはじめ、工事情報、事故防止や安全衛生管理、保安に関する各種資料、取引先企業の規程や設計関連の資料など業務上不可欠な書類の最新版を共有化。アクセス権設定も活用し、重要な文書を安全に保管し、必要な時に閲覧可能な利便性が評価され、活用が定着しています。

desknet's NEO導入によって全社員に付与された[ウェブメール]で、本社と支店、各現場の間がつながり、現場で作業する社員の利便性も一気に高まりました。

依頼主である顧客との情報のやりとりや社内業務資料の共有、現場作業に欠かせない図面・現場写真などの確認にも活用されています。

「発注者、取引先企業のご担当者とはテキスト情報だけではなく、設計仕様や図面通り工事が行われているかなど、工事の進捗状況を現場写真などでお伝えすることもあります。例えば深夜の軌道保守に従事する社員が翌日、非番で休みなのに、「重要なメールが届いているかもしれない」と、メール確認のためだけに出社してくることがかつてはありました。現在はiPadで在宅勤務時にも居ながらにして確認できるので、実務上の効率化だけではなく、社員の心理的な負担までもが軽減されています」

社外秘の資料共有や意見交換には[回覧・レポート]も活用。情報の秘匿を守りながら共有でき、メンバーの閲覧状況もわかるので、プロジェクトのメンバー間などで情報交換や共有化をする際に活用されています。

全社告知の情報は[インフォメーション]を活用。社長メッセージや社内会議の重要な内容の共有、人事異動、社内規程の制定・改定情報、事故防止や保安情報から、健康診断、人間ドックなどの福利厚生まで、あらゆる社内告知に活用されています。

「業務上重要な労働安全衛生関連の告知は安全保安部が管理し、労災の予防や安全への注意喚起、対策などを[インフォメーション]に定期的にアップしています。現場の安全パトロールを通して得た情報を活かし、事故防止への意識を喚起し、社員の安全への意識の啓発にも役立てられています」

鉄道インフラで安全と安定運行を支える三軌建設株式会社様の技術力は、社員の情報共有によって、いっそう強化され着実な進化を遂げていきます。