京都信用金庫
様の導入事例

2017年に旧グループウェアを導入し、利用していたという京都信用金庫様。それを選定した理由は、文書管理機能が充実していたからでした。当時は毎日、共有されるさまざまな文書を登録し、管理していました。しかし新規で登録された文書を旧グループウェアの基本の機能だけでは、ホーム画面に毎日自動で表示させることができず、個別のカスタマイズが必要不可欠でした。そこで旧グループウェアを提供するベンダーにカスタマイズを依頼し、ホーム画面に新規で登録された文書を自動表示できるようにしました。

「カスタマイズを行っているせいか、旧グループウェアでは導入当初から画面表示に遅延が発生したり、エラーが発生したりしていました。導入してから4年ほど、1週間に数回の頻度でトラブルが起こり、ベンダーに原因究明を依頼。しかし結局、最後まで何が原因でトラブルが発生するのかが分かりませんでした。エラーが発生すると、当然、システム担当に問い合わせが入ります。そのたびに業務負荷が上がっていました」

ほかにも金庫内では表計算ソフトや紙で管理している台帳が多いのが問題でした。台帳への転記作業など、ムダな作業があったからです。重複する作業を減らすことはもちろん、複数人が同時編集でき、データ集計ができるソフトウェアがあればという現場からの声も上がっていました。旧グループウェアの利用が5年目に近づいたころ、ちょうど利用しているサーバの保守期限が近づいたのを機に、旧グループウェアについても見直しすることになりました。

ハードウェアの更改期限に応じて、グループウェアの再選定の起案を出すことになったころ、エンドユーザーからは「変えるの？」「ようやく慣れてきたころなのに」という声も上がりました。そのため、グループウェアを入れ替えることになった場合にも、エンドユーザーになるべく負担をかけないようにするというのも大きな課題でした。

そこで当時利用していた旧グループウェアを含めた4製品の比較検討を開始。それぞれのウェブサイトでユーザーインターフェースや機能を確認したり、各社に依頼して製品説明を受けたりしました。

「4社の製品のうち、2社の製品はクラウド版だけでした。当金庫では、外部と内部のシステムを物理的に分けているので、オンプレミスでグループウェアを利用できることは必須の要件でした」

このような背景から最終的にグループウェアは2製品まで絞られたのです。

「desknet's NEOではないもう1社の製品は、文書管理機能が充実しており、さらにシステム開発者でなくても簡単に業務アプリを開発できるツールもありました。でもチャットの機能がありませんでした。一方、desknet's NEOは、AppSuiteで業務アプリの開発ができるうえ、ChatLuckで金庫内のコミュニケーションを活性化できる可能性がありました。最終的にコストを比較したとき、desknet's NEOがリーズナブルな価格でしたので、最終決定には迷いはありませんでした」

グループウェアに限らず、旧システムから新システムに移行する際に、エンドユーザーから使い方などに対する問い合わせが急増するのはよくあることです。京都信用金庫様では、グループウェアをdesknet's NEOにリプレイスするにあたり、エンドユーザーに対してどうすればストレスを軽減できるのか、システム部門内で議論しました。その結果、まずはエンドユーザーがアクセスする動線を導入当初から切り替えるのではなく、段階的に切り替えることにしたのです。

「第一段階ではホーム画面は、既存のウェブサイトのままにして、サイト内に旧グループウェアと新グループウェア、両方へのリンクを貼り、1カ月間、どちらも利用できるようにしました」

新たなグループウェアへの動線を無理のない範囲にしつつ、もう一方で［電子会議室］にdesknet's NEOの使い方Q&Aのコーナーを新設。そこにエンドユーザーから来た問い合わせにシステム担当が回答していきました。

「導入当初は多くの問い合わせが発生し、使い方をまとめた資料を作成するのに半日、時間を費やすこともありました。しかし回答が増えていくたび、エンドユーザーはQ&Aを見てくれるようになり、問い合わせは減少。利用開始から6カ月たちますが、今では問い合わせがない日が増えました」

予想外だったのは、システム部門の担当者が答える前に、ほかの部門の職員が回答してくれているということでした。このことにより、システム担当者の業務負荷も大きく軽減したのです。