株式会社明治ゴム化成
様の導入事例

旧製品はVPN接続ができず、セキュリティが担保できないことから外部での利用は禁止され、運用面では社内業務に負荷が生じないようにという配慮から、サーバー管理を外部に委託するなど、運用上のコストも生じていました。

さらに、本店・東京事務所、神奈川の本社工場、国内各所の関連会社や事業所、アジア、欧州など海外にも関係会社の事業所を置いているため、それらの拠点を結び、情報共有の効果をより業務に活かせるように製品のリプレイスが決定します。

「新たなグループウェアの導入に際しては、前製品での課題をふまえウェブベースの製品から選定することにしました。desknet's NEOを含めた3製品を数カ月かけて試用、検討し、desknet's NEO（導入当時は旧desknet's）を採用しました。

決め手となったのは、長期的なランニングコストの抑制まで視野に入れたコストパフォーマンス。多くの企業への販売・納入実績があり、機能強化によって、製品が継続的に進化していることなどです。外部からの安全な利用に関しては、社内はグローバルIPによる制御、社外からはクライアント証明書がないとアクセスできないようにしました」

導入当初は、最初に役員への説明を実施。情報システムチームの担当者にネオジャパンも協力し、本社工場、東京、大阪、名古屋、豊橋の各事業所への社内教育も実施されました。

その後、自社の活用状況やユーザーの要望に合わせカスタマイズがしやすい点などが社内評価され、2009年導入当時の旧desknet'sから、現在のdesknet's NEOクラウドまでご利用を継続。現在、国内10拠点の社員、海外8拠点へ赴任している社員、スタッフなど約500ユーザーの活用が定着しています。

「現在のクラウド版への移行によって、機能アップデートもその都度実施され、新機能追加や改善内容が反映されるようになりました。結果、移行して良かったと社内でも評価しています」

desknet's NEOの継続的な活用を通じて、最も利用率の高い機能が[回覧・レポート]です。

業務をめぐる新たな取り組みやアイデアの交換などで部内の意見を集約し、とりまとめる際などに活用。さらに、共有フォルダのアクセス権限の申請や作業依頼の手続きなど、日常業務における承認申請などにも利用されています。

「閲覧状況がひと目で分かり、ファイルも共有可能なため、教育段階から社内は[回覧・レポート]、社外は[ウェブメール]というレクチャーを行い、使いわけが定着しています。

メールの添付ファイルには容量の制限があるので、情報の整理・集約の観点からも社内での共有には[回覧・レポート]のほうが便利ですね」

資料共有する際には、ファイルサイズが大きいものや社内共有限定資料の外部流出を予防できることから日常業務への浸透度は高く、社員によっては月間200件ほどになることも。

「メールの場合は1メールに対して個別の返信が集まり、いやおうなくメールの数も増え続けてしまいます。[回覧・レポート]は一つのテーマや情報を全員で観られるので、情報管理や整理がしやすく、各事業部とも上手く活用できています。業務効率化に貢献できていると感じています」

社外との通信に用いる[ウェブメール]はPOPとIMAPを併用。過去の情報も参照したいという社内ニーズに応え旧メールをPOPで残し、現行のメールはIMAPをメインとすることで、外部利用時や複数端末での利用における一元管理等のメリットを追求しています。

[電子会議室]は、議事録の配付など、チーム内の限られたメンバー間で共有するものや情報周知するものへの活用が定着しています。

「事業に特化したところでは、安全衛生管理や労働災害の予防に関する会議の議事録など、会議用社内資料の受け渡しと会議後の議事録共有に定着しています。社内風土を改善し、働きやすい環境づくりに取り組む活動など、社員の自発的な意見集約にもよく使われています」

[スケジュール][設備予約]は会議室、社用車、共有パソコンなどの備品だけではなく、顧客からオーダーをうけた製品の試作用設備の予約管理にも活用されています。

「神奈川県の本社工場にある製品試作用設備では、お客様の発注に応じて、多様なオーダーメイドの製品試作を行っています。以前は紙で管理し、事業部間で連絡を取りながら利用調整をしていましたが、営業、技術担当者からの要望に応えdesknet's NEOの[スケジュール]と[設備予約]による運用に切り替えました。

お客様からの要望を確認した営業から試作依頼をすると、技術担当の部門が再現可能か、コストが見合うかなどを検証しながら、製品化の実現へむけてチームで取り組むのですが、全体の稼働状況や進行状況がリアルタイムで共有されることで運用効率も上がり、結果として製品試作対応の効率化や迅速化にもつながりました」

稼働状況が明確化され、試作用施設は2施設から5施設へ増設。顧客要望に即応しやすい開発、製造の環境が整えられました。

「営業報告書が集約されたことを、特に経営層が評価しています。事業部は違っても製品の動きには相互に関連性があり、例えば、製紙工場向けの製品と印刷関連機材を扱う事業部なら、紙の供給量の変化から、印刷やインキへの影響を先読みできる可能性があります。

異なる事業部間の営業情報を共有化し、関連性を読み取ることで、長期的な製品動向の予測やお客様フォローにつなげることも可能です」

営業報告書がAppSuiteにまとめられたことで、日々の営業活動にも有益な効果をもたらしました。

「例えば、蓄積された営業報告の情報は、顧客への再訪時に事前確認したり、担当者が変わる引き継ぎ時などにも情報がすぐに役立てられます。過去の事例に学びながら訪問者の訪問マニュアルとしても活用範囲が広がり、今後は事業部間の連携強化にも役立てていけると期待しています」