大阪商工会議所
様の導入事例

大阪商工会議所様のITへの取り組みは早く、会員事業所へのIT支援を目的に、1971年に「経営情報センター」を開設。

一般的なオフィスにコンピュータが普及するはるか以前より、情報技術のトレンドに合わせ、会社経営におけるIT活用の支援やサポートを会員事業所に提供してきました。インターネットの活用も1993年（平成5年）から開始。インターネットに接続した全国初の商工会議所です。近年はセキュリティ対策支援にも熱心に取り組んでおり、国の実証事業を経て実用化された中小企業特化型の「サイバーセキュリティお助け隊サービス」等を提供しています。

所内のグループウェア導入も1999年より開始。大阪商工会議所本部および支部のスケジュール共有などに活用してきました。ところが、20年にわたり活用・定着していた製品のサポートの終了が決定。新たな製品へのリプレイスを余儀なくされます。サポート終了までの猶予が3〜4年あり、その間に複数製品の試用を実施することとなりました。

「以前のグループウェアは専用ソフトのインストールが必要など、様々な制約があったため、リプレイスを契機に所外での安全な活用までも想定して、ウェブベースで利用できる製品を候補に検討を開始しました。何より重視したのは、以前のグループウェアに慣れ親しんだユーザーが違和感や抵抗感なく親しめるような製品であることでした」

所内の平均年齢は比較的高く、経営者に経営指導を行うような立場のユーザーが多い。それぞれ金融、財務会計など専門分野での高いスキルを有しながらも、ITの習熟度に関しては一般企業のように平均化されていないことから、ユーザーが戸惑うことなく新しいグループウェアに移行できるよう想定しながら製品検討、試用が実施されました。

製品選定にあたっては、クラウドサービスで提供されている複数の製品を実際に契約し、半年以上にわたり試用が繰り返されました。旧製品の予定管理機能やメールなどが新しい製品でもうまく包含され、ユーザーが使用感の変化に対し、戸惑いや抵抗感が少ない製品としてdesknet's NEOが正式採用されます。

インターフェースがわかりやすかったこと、出張先や自宅など、所外利用時の安全な利活用を実現するセキュリティオプション「セキュアブラウザ（専用ブラウザ）」の存在などが採用の決め手となりました。

運用コストについては、旧製品のランニングコストを超過しないことを条件に検討を重ね、「経営情報センター」として会員事業所向けにプロバイダー事業やデータセンターを提供している背景から、自前のデータセンターによるサーバー管理がコスト面で優位と試算。パッケージ版が採用されます。

導入決定後は全所トライアル期間を3ヵ月ほど設け、研修会を全所で展開。正式導入後の約4ヵ月間はdesknet's NEO専用ヘルプデスクも開設し、ユーザーの個別対応に活かされました。

「利用者がスムーズに新しい環境に馴染めるかどうかが、desknet's NEO採用の決め手となりました。製品検討開始から本稼働までには約1年半近くかかり、約3ヵ月間は旧グループウェアの並行期間も設けて、切り替えを完了しました。現在は、本部ならびに大阪市内の5支部、大阪の企業家を紹介する大阪企業家ミュージアムなどの拠点間で活用しています」

旧グループウェアで利用頻度の高かった予定表の役割はそのまま[スケジュール]へ移行。休暇取得や外出を含めた個人スケジュールの共有はもとより、以前にはなかったグループの部署スケジュールを実用化することで、部署全体で把握しておくべき共有予定、来客予定などの周知共有等に活用が定着しました。

さらに、[スケジュール]と連携して、[設備予約]の活用も会議室や機器・設備類の予約に定着。本部・拠点ごとの会議室予約、リモート会議用の貸し出しパソコンやスピーカー、マイク、カメラ等に加え、コロナ禍によって新設したオンライン会議専用スペースの予約管理などで利用範囲が拡大。ダブルブッキング予防に定着しました。

「本部を例に挙げると、内部の打ち合わせ用の会議室が10ヵ所。加えて、コロナ禍のオンライン会議用に新設した打ち合わせスペース7ヵ所、貸し出しパソコン30台などの予約管理・ダブルブッキング予防に活用しています。予約管理が必要なスペースや貸し出し機器類などは新たに導入するたびに[設備予約]で管理する予定です」

以前から情報共有の中心はメールであり、その役割はそのまま[ウェブメール]に引きつがれました。必然的にリプレイス直後からの利用度は高く[ウェブメール]の利用がdesknet's NEOの活用浸透に貢献したことは確かです。一方で、[インフォメーション]を返信の必要のない一斉告知の案件に活用することが新たな活用法として定着し始めました。

「以前はなかった共有メールアドレスもdesknet's NEOで利用できるようになり、各部署への共有告知事項やイベント、プロジェクトの代表アドレスとして活用が定着しています。メンバーの異動時にも、引き継ぐべき情報が共有化しやすく、最近では新型コロナワクチン接種の担当窓口にも活用されました。利便性の高い機能、活用手法として評価しています」

現在では、情報の種別によって [ウェブメール]と[インフォメーション]が使いわけられ、ユーザーの利便性向上が図られています。

「今まではすべてがメールで発信されていましたが、一斉に400ユーザーに送りたい情報告知などは[インフォメーション]を利用することにしました。一対一や個別のグループ間では[ウェブメール]と使いわける活用手法が定着するようになりました」

[インフォメーション]の発信は1日平均3〜5件、多い日で10件ほど。顧客からの要望の告知、大阪商工会議所による対外的な情報発信や声明、定例記者会見などの公式発表される情報の共有に用いられています。

また、 [ネオツイ つぶやき] [ネオツイ ダイレクトメッセージ]は、わざわざメールで送るまでもない、職員間の業務上の軽微なコミュニケーション等に用いられるようになり、一部のユーザーは[回覧・レポート]や[電子会議室]で資料共有を試みるなど、[ウェブメール]に集中しがちだった情報を機能別に振り分け整理する試みも始まっています。

ここ数年、大阪商工会議所の初代会頭である五代友厚が登場するドラマや映画も多く、それらの放映情報や、大阪・関西万博の契約情報や関連情報など、「みんなで共有したい」情報告知には[ネオツイ つぶやき] が用いられています。

desknet's NEO導入後、新たに利用を開始したのが[ワークフロー]です。まずは各種利用申請15種類の運用から着手し、承認申請による業務効率化、 [ワークフロー]採用によるペーパーレス化推進などへの取り組みが始まりました。

「従来はなかった機能なので、申請頻度の高い案件や優先順位の高い申請書類から適用しています。これを契機に内部決裁の改革をめざし、脱ハンコの入り口にしていきたいと思っています。コロナ禍の承認申請では、個人所有によるBYOD端末の利用申請などの利用度が一気に高まりました。また、派遣職員や業務委託者が交代した際の名義変更やID、パスワード変更などのユーザー登録の申請や前任者からの情報の引き継ぎなどの届出、承認申請にも利用が定着しています」

申請案件によっては「引上げ承認」なども採用し、承認者が不在時にも滞りなく案件を進めるように運用。ユーザーが利便性を実感することで今後の活用推進につながるような所内意識が醸成されています。