株式会社ライフプラザパートナーズ
様の導入事例

株式会社ライフプラザパートナーズ様は、全国に57の営業部を展開。社員数も1,931名（2023年12月現在）となり、多くの保険募集人＝FA（ファイナンシャル・アドバイザー=以下FA）が活躍しています。事業も組織規模も着実に発展を続けて来ました。

そのような中、営業部数と社員数が増え、組織が成長する過程で浮上したのが社内情報共有の課題でした。

取り扱い保険商品の種類も豊富で、実務で確認・共有すべき情報量も多い業務特性から、社内ユーザーの情報共有環境への意識も高く、日常的に様々な改善要望や意見も上がっていました。

「ユーザーから特に上がっていたのが、掲示板機能への改善要望でした。保険商品の発売や改定など、保険各社からの通達や業務情報などが日々更新され共有管理していたのですが、情報の取捨選択がしにくかったのです。必要な情報にすぐにアクセスして閲覧できるよう、もっと検索性を高めて欲しいなどの声が寄せられていました」

さらに、FAなどの継続的な人材採用によって、毎年100人程度ずつ社員数も増加しており、事業展望や組織の成長予測に見合った情報共有ツールの見直しが必要となりました。

「まずは快適な情報共有の整備によって、社員が主業務に集中しやすい職場環境を提供することをめざしました。あわせて将来的な社員数の増加によって累積していくであろうライセンスのコストも試算し、情報の発信と伝達、共有管理が適切なコストで的確に運用できるよう、新たなグループウェアへのリプレイスを決定しました」

新たなグループウェアの選定に際しては、「見やすさ」「使いやすさ」「管理のしやすさ」などを主眼に複数製品の検討が行われました。

「特に重視したポイントは、まず掲示板（インフォメーション）の活用で、情報発信の効果を高めること。さらに、スケジュールや文書管理等による情報共有と管理の効率化。そして、ダイレクトメッセージなどの活用によって社員間のリアルタイムの情報発信やコミュニケーションの効果を高めることなどでした。それらを製品選定の指針とし検討を開始したのですが、機能面での向上と費用対効果という観点から見て、ほぼ一社決め打ちのような感じでdesknet's NEOを選定することになりました」

本格導入に先がけ3ヵ月ほどのトライアル期間に製品試用を実施。社内各部門からコアユーザーを募り、機能検討会を催し、ユーザーの意見を交えて製品検証が行われました。

「システム部が主幹となり、営業本部、業務本部、経営企画本部の各部のコアメンバーに検討会へ参加してもらい、業務的な観点からdesknet's NEOの活用機能の検証を実施。手応えを確かめた上で全社本稼働へとつなげました」

本稼働に先がけてTV会議システムを活用した、本社を含む全国のすべての営業部にて説明会も開催。

社内各部門から機能検討会に参加したコアユーザーは、そのままdesknet's NEOの活用展開のインフルエンサーとして所属部署の活用浸透に貢献し、約6ヵ月の短期間でdesknet's NEOの全社展開に導きました。

ユーザーから改善要望が上がっていた旧掲示板はdesknet's NEOの[インフォメーション]へと移行。毎日確認が必要な告知や速報に活かされ、業務開始時のログイン習慣にもつながっています。

「[インフォメーション]の利用度は各種機能の中でも最も高く、その告知量の多さは“非常と言うより異常に多い”と、社内ではよく冗談めかして話しています。

業務や部署ごとに20以上のカテゴリーを設けてフル活用しているのですが、特にFAに役立っているのが、保険会社各社から通知される新商品や商品改定などの保険商品関連の情報です。保険各社からの通知や配信情報は、常時10タイトル程度は告知・表示されており、最新情報の取得・共有に直結する機能として業務の効率化に役立っています」

カテゴリーの区分や日程で情報の絞り込みができ、過去に閲覧した情報も必要なときに再確認しやすくなり、旧製品では得られなかった利便性の向上によって、利用度もさらに上がるという良い循環につながっているそうです。

「[インフォメーション]で通知される保険各社からの告知や通達は会社別の情報になっているので、特にお客様の関心が高い保障（補償）内容の商品に関しては、[ポータル]のタブからアクセスするFA向けコンテンツや[文書管理]に、保険の種目や商品カテゴリー別に比較表を設けて共有化しています。

各社の商品の魅力や特徴をお客様にわかりやすく伝える有効な手段として、乗合代理店ならではのメリットを感じていただくためにもたいへん重視している活用手法です」

[ポータル]には[スケジュール][インフォメーション][回覧・レポート][電子会議室]など利用頻度の高い機能へのアクセスに加え、「営業部」「FA向け情報」など部門別、職種別に19のタブを設定。必要に応じ複数のコンテンツを切り替え遷移できるようになっています。

「必要な情報にすばやくアクセスできる利便性と同時に、業務上の重要情報や要確認事項が集約されているので、[ポータル]は日常的にユーザーの利用頻度が高いと思います。

「契約関連」「報酬関連」等の各種業務システムへのリンクやeラーニングのシステムへのリンクも設けられ、まさに業務の入り口としての活用が展開されています」

利用度が高くコンテンツも充実しているため、今後はレイアウトの整理や改善にも取り組む方針。

「[ポータル]の利便性ゆえに、現在はタブの設定も19項目まで発展することとなり、一度に表示しきれず横スクロールしながら利用しています。今後はタブのサイズの変更が可能になるとか、二段構成で配置できるとさらにいいですね」

desknet's NEO導入当初より活用展開を想定していた[ワークフロー]の運用によって、日常的に多用される経費申請を始め、総務関連、出退勤、人事、各種報告書など、業務に重要不可欠な申請書類125種類の移行が実現されました。

「一部用紙への押印が必要なものを残して、業務に必要な承認申請書類のほとんどの[ワークフロー]化を実現しました。よく使われる申請書類のほとんどは移行が完了しています。

[ワークフロー]化が進んでいたことが、2020年4月、新型コロナウィルスの緊急事態宣言発出後の出社制限や在宅勤務への緊急対応にも活かされました。

新型コロナ禍によってさらに追加で申請書類の[ワークフロー]化が進み、あわせて[回覧・レポート][電子会議室]も在宅勤務に役立てられました」

社内の情報連絡や資料共有は[回覧・レポート]の活用が主流となり、メールは社外とのやりとりに使われることが多くなりました。

[電子会議室]は部門内の固定メンバー間の活用が定着。営業部間のやりとりにも安心して情報が共有できる環境としてユーザーの創意工夫で活用が定着しています。

「desknet's NEOへのリプレイスから段階的に活用範囲を拡げ、[インフォメーション][ワークフロー]などの複数の機能活用がユーザー間に定着しましたが、まだまだ可能性を秘めた機能の活用手法はあると思いますし、そういう意味で[AppSuite]には最も着目していています。

自社の業務にどのように活かせるのか、できることを探りながら、今後の活用展開をさらに拡大して行こうと思います」