群馬県館林市役所
様の導入事例
導入の主目的
地域イントラネット事業を契機に、情報共有の環境を整備したかった。
自治体の電子化を国が補助する、総務省補助事業『地域イントラネットの基盤施設整備事業』を契機に“より高度な情報環境”の整備を目的とした地域イントラネットを構築。市内にある公共施設、市役所を含む約70の施設が光ファイバーで結ばれた。同時に、施設や職員間を結ぶグループウェアの導入も急がれ、アンケートの結果、ほぼ100％の職員がグループウェア導入を希望していた。
製品決定
コスト抑制とパフォーマンスを両立する製品としてdesknet'sを選定。
[製品採用に向けて]
行政では、直接住民サービスに寄与するアプリケーション以外には補助がなく、導入に際しては、一般企業以上に厳しい評価や査定が必要とされた。コストパフォーマンス、メンテナンス性、自治体の業務とのマッチング、豊富な機能と無期限ライセンス、Webベースなどの総合的な条件を満たす製品としてdesknet'sを採用した。
[desknet's採用の決め手]
1.限られた予算で最大の効力を発揮するコストパフォーマンス
2.運用管理に負荷がかからない、優れたメンテナンス性
3.部署や施設ごとに異なる多様な自治体業務とのマッチング
4.わかりやすく豊富な機能と無制限ライセンス
5.セキュリティ管理がしやすいWebベース
導入浸透と使用機能
初歩的なPC教育は実施せず、セキュリティ面での留意点を共有。
[導入後の浸透状況]
職員のITスキルはまちまだったが、まずは便利さを知ってもらい、グループウェアは“全員が使ってこそ”意味をなすものだという意識を徹底して全職員に伝えた。住民のプライバシーにも関わるため、利便性よりセキュリティ・ポリシー、ウィルス、クラッキング、ハッキング等の危険、ID・パスワード管理の重要性などセキュリティ面での教育に重点を置いた。
導入効果
desknet'sによって、職員間にITを受け入れ使いこなす意識が定着。
desknet'sの導入によって、全職員がメールアドレスを使うという大きな情報環境の変化がもたらされた。［電子会議室］では、行政サービスを改善するための自由闊達な意見交換の場が実現。職員の提言が環境対策の取り組みに結びつくなど、理想的な定着を実現できた。開かれた議論の中で、職員の意識も大きく変わり業務改革に結びついている。desknet'sの利用が職員によるIT活用の下地を作り、全国市町村をネットワークで結び各種電子文書を交換する、LGWAN（総合行政ネットワーク）の活用・定着にもひと役買っている
ご活用中の機能と使い方
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ウェブメール
desknet's導入によって全職員がメールアドレスを使うようになった。業務での自由な活用を奨励したため、短期間で全職員が使いこなせるようになり、最も利用度の高い機能となった。
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スケジュール
制限なしで全職員が活用している。導入を契機に市長や助役の予定も公開されるようになり、四役以外は書き込みも自由にしている。スケジュールが公開されることにより、職員の職務への意識にもプラスの効果がもたらされた。
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設備予約
従来の台帳による管理を廃止した。公用車や会議室の予約に利用している。
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回覧・レポート
主に部署内で利用されている。紙の使用量が大幅に減り、コスト削減につながっている。
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文書管理
人口など最新の統計データを保管している。
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インフォメーション
全職員への情報告知、台風情報や防災情報などリアルタイムの通知に活かされている。
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電子会議室
職員間の活発な意見交換の場として活用され、市民へのサービスのあり方、業務改善に関する活発な意見交換の場として定着している。
desknet's利用環境
- 製品名
- desknet'sスタンダード版
- ユーザー数
- 630ユーザー
- 導入時期
- 2003年
事業概要
- 自治体名
- 群馬県館林市役所
- 所在地
- 群馬県館林市
- 職員数
- 635人
- 自治体紹介
- 「やすらぎと活力に満ちた公園文化都市」を基本構想に、環境重視型の地域振興、まちづくりの施策を推進。市域は群馬県南東部、関東の中心部に位置する。鉄道、東北自動車道で東京へ約60分という立地から、首都圏へ通勤・通学する住民も多い。人口79,392人、31,445世帯（2012年3月1日現在）。
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