導入事例

desknet's CAMSをご愛用頂いている企業様の、desknet's CAMSを導入するに至った経緯や導入後の効果についてのお話をご紹介します。

製造機器メーカー

5ユーザー

導入前

データベースでの株主・投資家への対応には限界があった

上場企業であり、組織の中には株主や投資家への情報提供を担当する「IR室」がある。年に4回行われる決算説明会をはじめとし、株主や投資家が集まる説明会や展示会などが定期的に開かれているが、企業にとって重要な株主・投資家に対して、自社に興味をもってもらうため、また、どこが自社に興味を持ってくれているのかを把握するため、対応した株主・投資家の情報と対応履歴をデータベースを作成するアプリケーション「ACCESS」で管理していた。

IR室には全5名が所属しており、情報入力は1名が担当。ACCESSでは操作が複雑で難しく、集計を行う際にも非常に手間がかかり、場合によっては使い方がわからない場面も相次ぎ、ACCESSでの対応では作業の負担が大きかった。

• 30日間無料お試し版があること
• 使い勝手が簡単
• 項目の追加などが自由に行える
• 集計が楽に行える
• 外部ではなく自社サーバーで情報が管理できる

以上の理由からdesknet's CAMSの導入に至った。

操作が簡単で、集計も簡単に取れるシステムを検討

IR室の要望を聞き、これまでのアプリケーションとは違い、操作が簡単で、かつ、集計も楽に取れるシステムへのリプレイスをシステム担当者が検討。システムについて専門的な知識がなくても基本的な操作や管理ができるシステムを検討した中で候補に挙がったのがdesknet's CAMSであった。

まずは無料お試し版を使用して、これまでの様に顧客情報を入力。 その後に対応した履歴や、集計など、実際に操作することで、ACCESSとは大幅に違う使いやすさを実感した。

導入後

集計作業が格段に早くなった

導入後、「顧客管理」機能を主に活用。基本的に情報の入力は1名が担当しているため、入力者の使いやすいようにさまざまな使い方を自身で模索した。顧客情報の入力フォームは管理者設定から簡単に作り上げていくことができたため、使い続けていくうちに自然と集計の際に欲しい情報を確実に残しておくことができる最適な環境を作り上げることができた。これにより、これまで操作に手間取っていた作業が格段に少ない操作で対応できるようになった。

例えば株主や投資家を対象に今後開催される決算説明会や展示会、工場見学などの招待メールを送る場合に、ここ1年以内に来場された顧客のリストを上層部へ提出する際にも、イベント名を「顧客管理」機能の項目の１つとして残しておくことにより、すぐに集計し、CSVで出力することができる。少ない操作で簡単にリストが作成できるようになった上、メール配信もそのままメールアドレスをコピーして宛先に張り付けるだけなので、手間や時間が大幅に削減できた。

「電話対応」機能の独自の活用法により、対応履歴が瞬時に分かる

従来は電話での対応履歴の管理、共有をするための「電話対応」機能だが、独自の発想で株主・投資家の対応履歴管理に活用することにより、さらに効率的な対応履歴管理の環境を生み出すことに成功した。

「電話対応」機能は「顧客管理」機能との連携が取れるため、「顧客管理」機能で株主・投資家の名前を検索すれば、過去にどんな対応をしてきたのか、「履歴表示」から「電話対応」機能に残した記録をから見ることができ、瞬時に把握することができる。非常に多くの株主・投資家の情報を抱えているため、対応頻度の少ない方に対して過去に対応した事があるのか、今回初めて対応するのか相手の名前を聞いただけではすぐに把握できない場合が多い。過去の対応によっては事前の準備が全く異なるため、対応を誤ってしまうと相手に不快感を与えてしまう可能性も出てくる。これらの課題に対し、瞬時に相手の情報が把握できるようになったのがこの活用法である。

「電話対応」機能の「代表電話番号」の項目には株主・投資家に対しどんな場面での対応をしたのか、行動別の項目を作成。対応履歴の中には詳細を記載する備考欄、IR室の入力者以外の4名の名前をチェックボックスで作成しておく。これにより、IR室に電話やメールで問い合わせが来た場合にはまず「顧客管理」機能で相手の名前を検索。そのまま「履歴表示」から「電話対応」機能に残してある対応履歴を 表示し、過去の対応内容、担当者を確認。履歴があれば担当者へ引き継ぎ、履歴が無い相手であれば担当者を振ることで、その後の準備、対応の明確化と共に大幅な効率化を実現した。

機能の連携を活かし、スムーズな活用の流れが浸透

desknet's CAMSによって、株主・投資家の情報、対応履歴の管理が非常に簡単な操作で思い通りの活用ができ、株主・投資家からの電話、メールでの問い合わせが入ればまずdesknet's CAMSで調べるという一連の流れがすぐに浸透し、これら２つの機能の連携を活かすことによって、IR室業務の手間や時間の削減から業務効率の向上を実現することができた。

ご利用環境
導入時期 ： 2008年1月 ユーザー数 ： 5ユーザー サーバOS ： Windows Server 2003