手順1.ボタンを押します
文書一覧のボタンを押します 。
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手順2.フォルダ情報を入力します
項目名 |
説明 |
フォルダ名 |
登録するフォルダ名を入力してください。 |
位置 |
どの位置にフォルダを登録するかを選択してください。 |
アクセス権限及び通知メール設定 |
登録するフォルダに対してアクセス権限の設定と、文書を追加・変更・削除した際に通知メールを送信する設定を行うことができます。 |
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手順3.アクセス権設定対象とするユーザーを選択します
[グループ一覧]、[ユーザー一覧]からアクセス権を設定するユーザーを選択し、[アクセス権設定対象一覧]に設定します。
ユーザーを選択するために下記のボタンを使用してください。
ボタン |
説明 |
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グループ一覧からグループを選択し、「表示」ボタンを押すことでユーザー一覧にグループに所属するユーザーが表示されます。
(すべて)を選択して「表示」ボタンを押すと、全ユーザーがユーザー一覧に表示されます。 |
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グループ又は、ユーザーを一覧から選択し、「追加」ボタンを押すことでアクセス権設定一覧にグループ、ユーザーが登録されます。 |
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アクセス権設定一覧のグループ、ユーザーを選択し、「削除」ボタンを押すことでアクセス権設定一覧から削除します。 |
手順4.アクセス権限を設定します
[アクセス権及び通知メール設定対象一覧]のグループ、ユーザーに対してアクセス権限を設定します。
グループ又は、ユーザーを選択した状態で、[参照]、[追加]、[変更]、[削除]のボタンを押します。 解除する場合はもう一度同じ操作を行ってください。
ボタン |
説明 |
参照
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参照権が設定されている状態でボタンを押すと参照権が解除され、一覧から削除されます。 |
追加
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追加権が設定されていない状態でボタンを押すと追加権が設定されます。 追加権が設定されている状態でボタンを押すと追加権が解除されます。 |
変更
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変更権が設定されていない状態でボタンを押すと変更権が設定されます。
変更権が設定されている状態でボタンを押すと変更権が解除されます。 |
削除
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削除権が設定されていない状態でボタンを押すと削除権が設定されます。
削除権が設定されている状態でボタンを押すと削除権が解除されます。 |
通知メール
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通知メールの送信設定が設定されていない状態でボタンを押すと通知メール送信設定が設定されます。
通知メール送信設定が設定されている状態でボタンを押すと通知メール送信設定が解除されます。
※「アクセス権及び通知メール設定対象一覧」に257人以上のユーザを選択している場合に、全ユーザに”通知メール”送信設定を設定すると、文書の追加、変更時に「メール宛先数が最大数を超えました」のエラーが発生します。 |
※参照権が設定されていない場合、追加・変更・削除権を設定することはできません。
参照権を解除すると自動的にアクセス権設定対象一覧から削除されます。
手順5.通知メールの設定します
文書を追加・変更した際に通知メールを送信する機能です。
ボタン |
説明 |
通知メール
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通知メールの設定がされていない状態でボタンを押すと通知メール先として設定されます。
通知メール先として設定されている状態でボタンを押すと通知メール先としての設定が解除されます。 |
※参照権が設定されていない場合、通知メールを設定することはできません。参照権を解除すると自動的に[アクセス権及び通知メール設定対象一覧]から削除されます。
手順6.を押してください
を押すとフォルダが作成され、文書一覧画面に表示されます。
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●文書が変更された時の通知メール
通知メールの設定を行ったフォルダ内の文書を変更した場合、「通知先」に指定されたユーザに通知メールが届きます。
※通知メールの送信元(From)は、文書を登録・更新等を行ったユーザーのアドレスが指定されます。
文書の自動取込を使用して文書の登録・更新などを行った場合は、フォルダの作成者が送信元(From)に指定されます。
フォルダの作成者がメールアドレスの設定を行っていない場合、[会社情報設定]の「電子メールアドレス」項目で指定されているアドレスを送信元(From)に指定します。
「フォルダの作成者」、「会社情報設定の電子メールアドレス」どちらともメールアドレスの設定が行われていない場合は、エラーが発生します。 |
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注意事項 |
上位フォルダに設定されているアクセス権限の範囲内でのみ、フォルダのアクセス権を設定することが可能となります。
フォルダの作成者は、アクセス権の設定にかかわらず、参照、追加、変更、削除を行うことができます。
格納フォルダに設定されているアクセス権限の範囲内でのみ、文書のアクセス権を設定することが可能となります。
文書の作成者は、アクセス権の設定にかかわらず、参照、変更、削除を行うことができます。 |