Webベース営業支援システムdesknet's SSS（サザン）

導入前

グループウェアでは営業の報告が不十分だった

コンピュータのサプライ・消耗品、OA機器などの販売や、サービスとして中古機器の買取、廃棄などを中心に行なっており、顧客のテリトリーは無く、法人相手に年間約1000社との取引がある。東京・大阪と２つの拠点を設け、営業活動を行う全8名の営業は、平均で1人あたり60社以上の顧客を抱えている。これらの案件１つ１つに対し、各営業はマネジメントの立場にある上司、その上の本部長へ報告を行うが、案件の進捗や詳細をマネジメント側が細かく把握できていない事が営業面での大きな課題となっていた。

営業からの報告はグループウェアを使って行なわれていた。他社のグループウェアを導入していたが、運用の手間が多く使いにくいことも課題となっていた。各営業の対応詳細や進捗を把握できるよう、オリジナルの日報を作成したが、文書ベースなものであったために顧客毎の集計などはできず、受注、失注といった結論程度までしか把握することができていなかった。

グループウェアリプレイスと同時に営業の日報システムを検討

まずは使いづらかったグループウェアのリプレイスを検討。設計や運用に手間が無く、導入後にそのまま活用できるグループウェアへのリプレイスを検討したところ、最終的に他社のWEB型グループウェアとdesknet'sが候補として挙げられた。比較を行なったところ、豊富な機能が標準で搭載していることや、コストパフォーマンスの高さから、desknet'sへのリプレイスが決定した。その際、姉妹製品として営業の日報に特化していたdesknet's SSSを知り、営業の報告作業についても見直しを検討。

• 営業日報に特化している
• 設計に手間が無く、導入後そのまま利用できる
• グループウェアdesknet'sと連携している
• コストパフォーマンスに優れている
• 携帯電話から日報が書ける

以上の理由からdesknet's SSSも同時に導入する事となった。

導入後

導入後は特別な工夫は必要無く、desknet'sとほぼ同時期にすぐ活用された

導入前まで使用していた日報は、データベースの容量制限や使いづらさから積極的に活用されていなかったため、desknet SSS導入後はすぐに全営業部が活用を始めた。東京・大阪の2つの拠点を合わせた全３つの営業部で活用され、各部の上長と、営業を統括する本部長へ日報を提出している。日報の報告先を決める程度の設定で、あとは各営業が日報を提出するだけで運用していくことができるため、教育などは特に設けることなくスムーズに運用を実現することができた。

また、グループウェアdesknet'sとのタブやスケジュール機能の連携も活用している。営業はdesknet's SSSにスケジュールを入力することで、社内の他の部署の従業員に対し、どこへ外出しているのかをdesknet's上で確認できるようにしている。

課題となっていた進捗がすぐに把握できる

日報は顧客を基に継続されているため、案件１つ１つに対し、各営業がどのような対応を行なっているのか、これまで把握できていなかった対応の進捗を把握することができるようになった。これらの進捗から重点的に対応を進めていくべきである案件や、各営業一人一人の客先への訪問件数も簡単に集計することができ、営業を直接呼び出さなくても今後の対応のアドバイスをすることができるようになり、限られた営業時間を有効的に使うことができるようになった。

提出された日報については、反応をしっかりすることに重点をおいている。各営業からの報告は重要なものであり、案件の詳細を報告しても誰も反応が無ければ、報告の意味が成せずに各営業もモチベーションは下がってしまう。リアルタイムでのフィードバックを続けていくことで、営業力の底上げを図っている。

外出先からの報告や、使いやすさから、営業への負担がなくなった

営業は日報の作成に時間を取られてはならないため、いかに入力項目が少なく使いやすいかが重要となる。
desknet's SSSによって、営業日報は見る側も書く側も見やすいものとなり、営業は負担無く活用している。また、携帯電話を活用することで外出先からも報告を行うことができるようになったため、報告のために帰社する手間もなくなった。

また、これまで顧客情報はデータベースで管理されており、営業が顧客の必要な情報を取り出すのには、システム担当者の技術がなければ取り出すことができなかったが、desknet's SSSのマスタで顧客情報を管理することにより、各営業は必要な顧客情報も手間無く管理できるようになった。これにより、メール配信などのデータとしても活用できるようになった。

営業活動の下準備が揃い、今後は戦略的な部分を考案

desknet's SSSの導入によって、対応の進捗、案件の詳細が営業の日報提出だけで管理できるようになり、営業力の底上げを進めていく上での下準備を整えることができた。
今後は営業の戦略的な部分を練っていくことを注視し、更なる受注案件の向上が期待できるのではないかと考えている。

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