Webベース営業支援システムdesknet's SSS（サザン）

導入前

営業マンの訪問件数が集計できない

オフィス家具、間仕切り、事務機器等の販売およびオフィスインテリアの設計施工を行う当事業部は、顧客の要望に合ったオフィス環境づくりを企画・提案・プロジェクト全体の計画立案から設計・工程監理までトータルにサポートする。特定の顧客と長期的・継続的に関係を持つ事業柄、受注件数をキープし売上目標を継続的に達成するため、既存顧客へのフォローを行う「守り」の営業だけでなく、新たな提案を行う「攻め」の営業も同時に行う必要がある。

そのため、売上だけでなく訪問件数や訪問目的、商談状況を集計しマネジメントしたい、営業成績に加味して評価対象としたい、という要望があった。それまで営業日報は、ほとんどが文章入力の一日一枚のExcelシートで管理していたため、集計を取るのが難しかった。

Excelで集計する方法を試したが、非現実的なためシステムを検討

営業情報を日報から集計するための方法を模索し、まずは既存Excelフォーマットにデータ出力のためのリンクを張る方法を試した。営業10名で数週間使ってみたが、データが溜まるほどファイルを開くのが重くなり、フォーマットを自己流に変更されていて正確な集計が取れないなど、Excelでの集計が現実的でないことが判った。そこで、日報ベースで営業マンの入力に手間が掛からず、CSV出力できて管理が楽になるシステムを検討した。

• 営業情報（日報）をCSVで出力できること
• 営業マンの負担にならないよう最低限の入力項目であること
• コストパフォーマンスに優れていること
• システムの管理を片手間でできること

以上の理由からdesknet's SSSを導入。

導入後

導入説明は丁寧に、現場に使ってもらうため工夫

システムは、営業推進部という当事業部全体の営業をマネジメントしている部門で２名が担当。導入時には課ごとに説明会を開き、一人ひとり丁寧に操作方法も教えた。上から目線で押しつけるのではなく、営業が忙しい中入力してもらうためには、ということを重点において説明。独自に作成したマニュアルには「なぜ日報をシステムに入力するのか」という導入目的も明言した。

営業マンの手間最小限・個人差なしのオリジナルの日報ができた

日報登録画面には、「日報内容書式」を利用することで、会社独自の項目も細かく報告させるよう設定。例えば、想定物件をプルダウン選択にしたり、同行者の役職・職種や持参資料（カタログ、提案書、見積書など）をチェックボックスで選択できるようにしており、現場でどのようなツールが必要とされているかを知る手段にもなっている。そのため、営業マンの入力の手間にならないよう配慮しつつ、細かな項目も忘れずに個人差なく均一に報告をしてもらえるようになった。

訪問件数も会社独自に集計したい項目も簡単にダウンロード

「日報検索」で、週単位・月単位の部署ごと・担当者ごとなど日報を細かく検索し、「ダウンロード」ボタンを押すだけでCSVファイルとして出力できるため、正確な集計結果を素早く出すことが可能になった。現在は、月に一度、事業部全体で訪問件数などを集計して経営会議の報告としており、訪問件数の目標も立てられるようになった。また、「訪問目的」や独自項目「提案内容」を集計することにより、「攻め」の営業か「守り」の営業かといった分析もできるようになった。各部門の営業マネージャーも訪問件数を出して指導の材料に使っている。

日報提出をきちんと評価することで訪問件数がアップ

導入後半年は、毎週、部課別個人別の訪問件数を出して折れ線グラフを作成し、ユーザーに掲示。結果を“見える化"することでSSSへの日報入力を促し慣習化した。さらに、月の目標訪問件数を100と設定し、100件以上訪問の報告を上げた人に商品券や食事券が当たるコンテストを開催。３か月連続で実施し、単月での表彰と３カ月での表彰を行った。最低でも単月50件、最高で３カ月連続100件以上（計300件以上）達成者が出た。訪問件数（日報提出件数）を評価することで、モチベーションがアップし、現場でのシステム浸透と継続利用に成功した。

部門を越えた“ヨコ”の情報共有もスムーズに

当事業部は、オフィス環境づくりのプロジェクトマネジメントを行う営業部門と最終的な施工の手配を一括で請け負うCM（コンストラクションマネジメント）部門に分かれている。一つの顧客と長期的に付き合い、担当者が途中でバトンタッチということにもなるが、SSSの日報登録画面で回覧先を追加するだけで、関係部門の担当者と効率的に情報共有を行うことができている。

環境

会社概要