わたしがいる管理グループは、労務や経理、人事など、マニュアル作成以外の仕事はすべてといえるほど広い業務を担う「なんでも屋さん」です。以前、弊社は今とは別のグループウェアで勤怠・工数管理をしていました。ただ、「管理」といっても勤務時間と業務内容が登録されているだけだったので、お給料日前には工数などのデータを目でチェックし、抜けがないか確認をしていました。それが大変で…。
また、そのグループウェアの複雑な管理に対応できる担当者が1人しかいなかったため、リスクヘッジを考えて環境を改善しようとクラウドのグループウェアを検討。desknet's NEOに出あいました。

わたしは採用時の適性検査などを販売している会社で働いています。13人と少人数の会社で、グループウェアを導入する必要はないのでは？ともよく言われたのですが、弊社にとってdesknet's NEOはなくてはならないツールです。
わたしは今の会社に来て初めてグループウェアを使いましたが、すぐに慣れることができました。中途採用のわたしでも、共有されている過去のスケジュールや回覧板を見て社内の動きが理解できたので、仕事にもわりと早くなじめましたし、desknet's NEOが導入されていて助かりました。

女性の上司と一緒にグループウェアの刷新を検討していたのですが、2人ともdesknet's NEOのデザインのかわいらしさや親しみやすさに惹かれて、最後は導入を決めました。SNSをやっている人なら直感的に使い方がわかると思います。

desknet's NEOの開発では、使いやすさを重視しています。パッと使えるって嬉しいですよね。取扱説明書とにらめっこってあまりしたくないっていうか…。

ITが苦手な社員だとわからないこともでてきますが、そのときはまわりの社員に聞けばだいたい解決します。互いに声をかけあいながら、スムーズに導入することができました。

先ほどお話した回覧機能をよく使っています。わたしは自社を社会にアピールするとともに、社外の大事な情報を社内に伝える役割を担っています。そんな情報共有に便利なんです。たとえば、他社の新製品情報をニュースとして社内回覧したとします。すると、皆がトピックにコメントをつけてくれます。同じカテゴリーの商品開発をしている社員は、他社と自社製品の違いをコメントで熱く語ってくれました。それで「あの人にあんな熱い一面があるなんて…」って他の社員が驚いたり。互いを知るキッカケができるんです。desknet's NEOにはコミュニケーションツールがたくさんあるので「それキッカケ」で新プロジェクトが生まれたこともあります。

わたしはTwitterのようにつぶやきが発信できる「ネオツイ」をよく使っています。メールや回覧をするほどでもない、ちょっとした情報をつぶやいています。desknet's NEOの意外な使い方を発見したときにもつぶやいています（笑）。
また、1対1でしっかり連絡をとるために、ネオツイのダイレクトメッセージ（DM）もよく使いますね。「既読／未読」もわかりますし、SNS的に自分のペースで反応できるので、便利です。以前は、社員ひとりひとりが「個」の世界に入っていて、PCにひたすら向き合って静まり返っている社内だったのですが、コミュニケーション手段が豊富なdesknet's NEOを導入してから互いの距離が縮まり、リアルな会話も増えました。

弊社はクライアントに常駐している社員もいるのですが、物理的に離れている社員との情報共有もスムーズになりました。飲み会の誘いも回覧機能を使っているので、気軽に誘うことができるようになりました！

いま現在、勤怠管理は別システムで行っていますが、お給料日前の工数との照合に丸1日かかっていたのが、5分程度に削減されました！数字的に合わないところ、おかしなところがある社員にはネオツイのDMで確認の声もかけられるので、締め日に向けた作業がとてもラクになりました。

ちょっと話題が変わりますが、desknet's NEOでクローズドなコミュニケーション空間がつくれるのもいいですよね。女子だけのやりとりの場とか。desknet's NEOの「電子会議室」を使えば、そんな場もつくれますよね。それに限らずプロジェクトごとに会議室をつくって活用されているお客さまも多いです。電子会議室にナレッジをためているユーザーさまで、こんなことがあったそうです。新プロジェクトの打ち合わせをウェブ上でしている時に、「そういえば過去に似たような企画があったな」と気づいた社員が、古い企画書を電子会議室から引っぱってきた。それで討議がスムーズになった、と。

古いナレッジって、ちょっと前までは飲み会で酔っ払った上司から伝授される、みたいなことがありましたよね。でも今ならITでさわやかにナレッジが受けつげる（笑）。女性ってお酒の場が苦手な人もいるので、そういうところにもグループウェアの魅力を感じますね。

前職まではフリーのウェブサービスでメモをつくっていたのですが、今はdesknet's NEOのメモパッドを使っています。タグをつけて管理できますし、情報漏えいの心配もありません。

弊社ではアンケート機能を使って社外セミナー等のレポートを提出しています。アンケートはいくつかの質問項目が入ったフォーマットでつくられていて、真っ白な状態から書きはじめるよりずっとラクです。収集したレポートはCSVで落とせるので、まとめるのもあっという間です。社員の感想を一覧で見ると、同じ質問でも人それぞれで興味深いのですが、それがスピーディに楽しめるのでありがたいです。

社員教育的にもdesknet's NEOは有効ですよね。

電車遅延による遅刻は、desknet's NEOのつぶやきで報告するようにしています。電車内だと電話ができませんし、メールも送った人がかならず見てくれるとは限りませんが、不特定多数に送れるつぶやきなら、誰かが見てくれるので便利です。

似たような話では、弊社では落とし物があったときにつぶやきを使っています。たとえばピアスをなくした時に、女性ってなかなか言いだせなかったりするんです。でも、つぶやきなら「誰か知りませんかー」って言えたりします。で、すぐに「あったよ」って見つかる。

わたしも電話の伝言メモには電話アイコン使ったり、飲み会のスケジュールにはビールアイコンを使っています。

スケジュールにクライアント名も入れることにしているのですが、わたしはクライアント別にアイコンを使いわけています。弊社では皆がアイコンにこだわるようになってきていて（笑）。入力するときの楽しみにもなっているし、そこからまたコミュニケーションが生まれたりもしています。