横浜市、最大6万人が利用するグループウェアとしてdesknet’s NEOを導入。共同実施の実証実験では「避難確保計画システム」により作業工数41％削減

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2024.11.29

横浜市、最大6万人が利用するグループウェアとしてdesknet’s NEOを導入。共同実施の実証実験では「避難確保計画システム」により作業工数41％削減

平素はdesknet’s NEOをご利用いただき、ありがとうございます。

横浜市役所様では、最大6万人が利用する市区局共通グループウェアとして『desknet’s NEO』を導入いただきました。

また、民間企業のデジタル技術を活用して行政サービスのDX化を進めるプロジェクト「YOKOHAMA Hack!」の第一回実証実験事業者にネオジャパンが選定され、「要配慮施設利用者の安全を守る避難確保計画の取組強化」を目的とし、横浜市役所様との実証実験を行ってまいりました。
実証実験の成果を受け、さらに利便性を高めたシステムに改善を行い、ノーコード業務アプリ作成ツール『AppSuite』を活用した「避難確保計画システム」及び「避難訓練実績システム」を本導入、2024年5月より稼働開始しています。

今回は、横浜市役所様のグループウェア導入の背景、「避難確保計画システム」の本稼働開始までの取り組み・システム概要について、これまでに発表したリリースの内容をまとめてご紹介いたします。

—最大6万人が利用する市区局共通グループウェアとして『desknet’s NEO』を採用

個別導入していたグループウェアを共通化し、情報の連携・業務効率化を実現したかった
自治体DX推進計画やテレワーク等の環境変化を踏まえ、各自治体とも「時間や場所にとらわれない働き方」を目指した新たな基盤作りを加速して進めていました。
従来、横浜市の一部の部署ではグループウェアを個別に導入していたため、情報の連携が課題となっており、庁内のグループウェアを共通化し、さらなる情報連携の強化、業務の効率化、業務時間の短縮化、ペーパーレス化、コスト削減および業務軽減を検討していました。

今回、自治体・官公庁への多くのグループウェア導入実績があり、本件と同等規模の大規模な構築・導入、LGWAN-ASPサービス※を活用した導入など幅広いノウハウを持つ東芝デジタルソリューションズ株式会社様が、横浜市の課題解決手段としてグループウェア『desknet’s NEO』を提案し、受託に至りました。
※LGWAN-ASPサービス：行政専用の閉域ネットワークである総合行政ネットワーク（LGWAN）において、地方公共団体向けに各種行政事務サービスを提供する事業者及びそのサービスを指します。

—横浜市と共同で防災に関する課題解決を目指し実証実験プロジェクトをスタート

『AppSuite』で避難確保計画提出の作業工数「41％削減」を実現
水害や土砂災害が発生するおそれがある場合における施設利用者の円滑かつ迅速な避難の確保を図るために国土交通省は、要配慮者施設に避難確保計画の作成と訓練の実施を義務付けています。施設利用者の安全を守るために、実効性のある計画策定と、確実な訓練実施などがとても重要です。

横浜市には「避難確保計画」の作成が必要な要配慮者施設が約2,700件ありますが、これまで施設の避難確保計画はWordやPDFで管理しており、データの検索、管理工数、制度に課題があり、329の要配慮者施設が避難確保計画を提出していませんでした。

そこで「YOKOHAMA Hack!」プロジェクトにて、ノーコード業務アプリ作成ツール『AppSuite』と『desknet’s NEO』を活用して、避難確保計画作成アプリケーションを構築。本システムでは、避難確保計画の作成および訓練の実施に関する提出・報告作業をデジタルで簡易にし、横浜市からのチェックや計画の誤りなどのフィードバックも迅速に行うことができます。横浜市の避難確保計画関連サイト・情報をアプリケーション上に集約し、災害への意識啓発も実施しました。

実証実験の結果、未提出の329施設のうち、95施設（約3割）が避難確保計画を提出。デジタル化によるデータ作成の効率化と情報の集約により、提出率が向上しました。区役所職員、施設管理者など関係者工数が計423時間/年→計249時間/年まで作業負担を軽減(41％削減)。施設管理者の約75％が「入力しやすかった」と回答しました。

＜横浜市（総務局　地域防災課）からのフィードバック＞
◆入力ミスがあると提出ができない仕組みになっていたため提出された計画のチェック時間を短縮することができた。
◆過去に一度も避難確保計画を提出した事のない施設が対象という厳しい条件下で、95施設が計画を作成したことは、システム化の利便性を改めて感じた。
◆入力画面のレイアウトや文章などの変更や修正が、区の依頼で改善したいときにすぐに改善することができた。
◆システムで全て管理できるので、これまでのように紙ファイルやエクセルファイルに入力する作業がなくなった。

—横浜市に避難経路確保作成支援システムを提供
実証実験におけるデジタル化による避難計画の提出率向上成果を受け本導入へ

新たに「避難訓練実績システム」も追加。実証実験結果をもとにさらに利便性を高めた
実証実験結果をもとに、誤った入力情報の検知や、避難確保計画システムからマニュアルを簡単に参照できるようにするなど、さらに利便性を高めました。
施設の避難訓練実績を記録・管理する「避難訓練実績システム」も新たに追加し、避難訓練から出てきた課題に対して、避難確保計画の見直しも可能な実効性の高いシステムに。

5カ月間の実証実験を行った結果から、さらに利便性を高めたシステムに改修を行い、2024年5月より稼働開始しました。
避難確保計画システム内に横浜市の防災や災害関連のホームページへのリンクや避難誘導のフロー図を設置することで、施設管理者がなぜその情報が必要なのかを学びながら理解を促すことができるようになりました。

—横浜市様からのコメント
総務局危機管理室地域防災課長　川島正裕氏
本システムを活用し、避難確保計画提出率100％を目指します。そのため、まずは未提出施設への働きかけを重点的に行い、その際は説明会の開催等も検討していく予定です。
また、すでに紙で提出されている施設については、システムへのデータ移行後、訓練の実施及び結果報告の際に本システムを使用いただき、その訓練実施等を踏まえて計画の実効性等の確認、必要に応じた計画の修正等もシステムでのやり取りとしていきます。
本システムの導入によって、風水害時の各施設の防災力の向上を実現し、本市の安全・安心な都市づくりを進めていきます。

デジタル統括本部デジタル・デザイン室長　谷口智行氏
創発・共創のプラットフォーム「YOKOHAMA Hack!」の第1号案件として実証実験を実施し、このたび実装に至ることができました。アジャイルで進められた実証実験の成果である、入力しやすいUIと風水害の知識を学べるUXを実現した本システムが、施設を利用する市民の皆さまの安全・安心に貢献できることを期待しています。
また、今後、本システムの展開が進み、同様の課題を抱える全国の他自治体の防災対応力の向上に結びつくことができれば、この取組に関わった一員として、大変うれしく思います。

—横浜市と共同開発の傷病者情報共有システム（仮）の実証実験を開始！救急現場のDXをさらに加速

また、同「YOKOHAMA Hack!」のプロジェクトである「救急活動における医療機関との傷病者情報共有システム（仮）」の実証実験を10月21日より行います。今回も横浜市役所様と連携し、デジタル技術を活用し、救急活動における新たな情報共有システムの開発を進めてまいりました。医療機関内における正確かつ迅速な情報共有により、応需確認開始から病院決定までの時間短縮、より迅速な医療提供・適切な治療が行えるように支援します。