【desknet’s NEO 運用のコツ】人事異動時に注意すべき点
平素よりdesknet’s NEOをご利用いただきまして、ありがとうございます。
［ カスタマーサクセス部 ］の小川です。
今回のテーマは、「 人事異動時に押さえておきたいこと 」についてです。
まずは、解説するためのシナリオについて共有します。
■シナリオ
——————————————————-
管理部課長の市村さんは、人事異動で総務部部長となることが決定しました。
総務部部長であった遠藤さんは定年を迎え、嘱託社員になりました。
これを受け、システム担当者はdesknet’s NEOの各種設定を行なうことにしました。
——————————————————-
desknet’s NEOで組織変更を行なう場合、
組織、ロール、アクセス権、ユーザーの並び順を考慮し、設定変更を行なう必要がございます。
組織情報の変更方法
一例ではありますが、最初に「 組織情報の変更方法 」について解説していきます。
各種設定を進める場合、desknet’s NEO管理者権限を有するユーザーにて操作
する必要がございます。下図にあるとおり、［ 管理者設定 ］アイコンをクリックします。
遷移後の画面で、全ユーザー数の隣に表示される数字をクリックすることで、
ユーザー管理画面へ移動します。
管理部所属の市村さんの情報を変更したいので、「 管理部 市村さん 」をクリックします。
確認すべきポイントは、所属組織です。
［ 組織選択 ］ボタンをクリックし、異動後の組織である総務部を加え、
管理部左にある［ × ］アイコンを押し、除外します。
最後に［ OK ］ボタンを押下後、［ 変更 ］ボタンを選択することで組織情報を変更できます。
ワンポイントアドバイスとして、マウス操作でも組織情報を変更できます。
操作はシンプルです。
市村さんを選択し、ドラッグ＆ドロップ操作で総務部へ運ぶだけです。
組織変更対象ユーザーが多い場合は、CSV形式でのインポートがオススメです。
大まかな手順として、下図にあるとおり、ユーザー情報のエクスポートを行ない、CSVファイルを更新のうえ、インポートする流れとなります。
エクスポート時は、所属組織の変更作業を視覚的に行ないやすいよう、
「所属組織」項目の値として［ 組織名（例：システム室） ］を選択するとメンテナンス
がしやすいです。
ユーザー情報インポート方法の詳細はこちらを参照ください。
ロールの変更方法
続いて、「 ロールの変更方法 」について解説していきます。
役職などをロールとして設定している場合、組織情報と合わせてロールのメンテナンス
が必要です。ワークフロー機能の承認経路や文書管理機能のアクセス権などでロールを
利用している際も見直しが必要です。
本シナリオですと、市村さんは課長から部長へ昇進しますので、ロールを変更する
必要があります。管理者設定画面右斜め上の［ 工具 ］アイコンをクリックし、
［ ロール管理 ］を選択します。
まずは、課長ロールから市村さんを除外します。
ここでの最重要ポイントとしては、
誤って画面上部の［ 削除 ］ボタンは押さないよう気をつけることです。
市村さんを選択し、［ 選択を解除 ］ボタンをクリック後、［ 変更 ］ボタンを選択します。
同様に、部長ロールから遠藤さんを除外します。
遠藤さんを選択し、［ 選択を解除 ］をクリックします。
続いて、［ ユーザー／組織選択 ］ボタンをクリックし、市村さんを加え、
［ 変更 ］ボタンを選択します。
【重要！】アクセス権の変更方法
続いては、「 アクセス権の変更方法 」です。
特にユーザー指定しアクセス権限を付与している場合は、見直しが必要です。
例えば、文書管理に総務部フォルダが存在し、アクセス権として以下が設定されている場合、
新たに新部長になる市村さんに、遠藤さん同様のアクセス権を設定する必要があります。
遠藤さんをフルアクセス権対象から除外するため、遠藤さんを選択し、［ 選択を解除 ］
ボタンをクリック後、［ ユーザー／組織選択／ロール選択 ］ボタンをクリックし、市村さんを加え、［ OK ］ボタンを選択します。
市村さんが一覧に追加されたら、下図の手順で市村さんを選択し、
［ 権限変更及び通知メール設定 ］ボタンからアクセス権を変更します。
【意外と重要！】ユーザーの並び順の変更方法
続いては、「 ユーザーの並び順の変更方法 」です。
組織を変更すると、想定したユーザー並び順になっていないことに気付きます。
特に、大きな組織編制がある際は、組織毎にユーザーの並び順が適切かを、
［ 管理者設定 ］ ‐ ［ 運用設定 ］ ‐ ［ ユーザー管理 ］にてご確認ください。
操作はシンプルです。市村さんを選択し、ドラッグ＆ドロップ操作で移動したい場所へ
運ぶだけです。
また、ユーザー登録時、役職コードを登録している場合は、
［ その他の機能 ‐ 役職コード順に並び替え ］より並び替えが行なえます。
その他、ご相談が多いこととして、組織変更後も旧組織所属時に届いた情報も
一定期間確認したいとのお問合せをいただきます。
その場合は、必要に応じ、一定期間、新旧それぞれの部署にユーザーを所属させ、
引継ぎ期間を経て、旧組織を所属から外すといった流れになります。
本シナリオだと、市村さんは一定期間、総務部と管理部に所属するイメージです。
如何でしたでしょうか。人事異動時は是非本記事をご参考ください！
お客さまの利用機能・設定内容によって、設定箇所が変わりますので、以下QAも合わせてご参考ください。
QA：人事異動の際にdesknet’s NEO上で変更等を行う箇所を教えてください。
https://faq.desknets.com/–61276c4e16d50b0023d7d3b1
