平素よりdesknet’s NEOをご利用いただきまして、ありがとうございます。

［ カスタマーサクセス部 ］の小川です。

 

今回は、割と理解に時間が掛かる「 アクセス権 」をテーマにしたいと思います。

少々長文にはなりますが、アクセス権の概念や利用シーンを解説しておりますので、
最後までご一読ください。

 

desknet’s NEO主要機能にて、細かいアクセス権を設定することができます。

これにより、登録データを適正に管理することができ、自社のセキュリティポリシーに

従った運用が可能になります。

 

まずはスケジュールのアクセス権から入って行きたいと思います。

管理者権限を有したユーザーで、スケジュール画面右斜め上にある、［ 歯車 ］
アイコンをクリックし、［ 各ユーザーのアクセス権設定 ］に進みます。

 

 

スケジュールのアクセス権は基本的にユーザー毎に設定する流れとなります。
誰でも良いのでユーザーをクリックしてみてください。すると、下図の画面へ遷移します

 

 

デフォルト値は、対象ユーザーのスケジュールに対して、Everyone（全ユーザー）が
参照、追加できる権限になっています。

 

この場合、システム管理者を除き、他ユーザーは、木村さんのスケジュールを

参照・追加することはできますが、変更・削除することはできません。

 

 

木村さんのスケジュールを他ユーザーにも変更させたい場合は、Everyoneを選択し、

「 権限変更 」ボタンをクリックし、変更を選択することでアクセス権を更新できます。

 

 

この場合、システム管理者を除き、他ユーザーは、木村さんのスケジュールを

参照・追加・変更することができるようになりましたが、削除することはできません。

 

 

ここまではあくまで木村さんのスケジュールに対して、アクセス権を設定してきました。

次がポイントです！

木村さんに設定したアクセス権を他ユーザーにも同様に設定する際は、「 複写して追加 」

を利用します。すると、「 ユーザー選択 」ボタンが現れますので、すべてのユーザーを指定し、アクセス権を更新します。

 

 

この場合、全ユーザーが以下アクセス権に統一されます。

 

 

システム管理者はフルアクセス権限を有しているため、「 スケジュール管理画面 」であれば、
どなたのスケジュールでも参照・追加・変更・削除が行なえます。

 

スケジュール管理画面とは？と思った方もいるかと思います。

 

スケジュールに入り、画面右斜め上にある［ 歯車 ］アイコンをクリックし、

 

［ 機能管理 ]‐[ スケジュール管理 ]をクリックすることで、はじめて管理者モードで
スケジュールの確認が行なえます。

 

例えば、急遽休みとなったユーザーのスケジュールを変更・削除する必要があり、その方が
アクセス権を有していない場合は、管理者に問い合わせが入ると思うので、管理者モードを
使い、スケジュールを更新してみてください。

 

 

続いて、アクセス権の概念についても解説させてください。

 

アクセス権はユーザー指定以外に、「 組織 」や「 ロール 」の設定が可能です。

優先順位は、Everyone → 組織 → ユーザーとなります。

組織に設定されているアクセス権とロールに設定されているアクセス権は論理和
となるのもポイントです。

 

 

ロールは、「 含む 」／「 除く 」の設定が行なえ、ユーザーに対する「 含む／除く 」の設定が、組織に対する「 含む／除く 」の設定より優先され、 「含む／除く」の設定は、「除く」設定を優先します。

 

 

では、例を交えて解説させていただきます。

 

［ 例 1：スケジュール機能 ]

役員のスケジュールは、役員同士は参照、追加でき、部長、総務部は参照まで。

スケジュール管理を行なっている秘書は、参照、追加、変更、削除を行なえることとします。

役員と部長と秘書はロールで作成されているものとします。

※ロール設定については、以下をご参考ください。

【 desknet’s NEO運用のコツ 】ロールを作成して、運用を楽にしよう！
https://www.desknets.com/neo/users/media/desknets/8475

 

アクセス権は以下となります。
後は前述で触れたように「 複写して追加 」で、他の役員にも同じ設定を反映することで
設定完了です。

 

 

［ 例 2：インフォメーション機能 ]

大阪支社の年次有給休暇取得日数が少なかったため、大阪支社の正社員に対して
インフォメーションで周知したい。
派遣社員は配信対象に含めたくないため、ロール：契約社員（除く）を利用するものとします。

 

ポイントとしては、派遣社員は配信対象に含めたくないため、条件として「 除く 」を指定することです。

 

 

インフォメーションの閲覧先は、
［ 大阪支社（組織） ］‐［ 派遣社員（ロール） ］＝［ 大阪支社の正社員 ］となります。

 

※もちろん、「大阪支社用の正社員 」というロールを事前に作成し、

閲覧先として指定する方法でも同様の結果となります。

 

 

［ 例 3：文書管理機能 ]

課長は参照・追加可能だが、出向者には参照されないフォルダを作成したい。
課長、出向者はロールで作成されており、出向者は（除く）を利用するものとします。

 

ポイントとしては、出向社員にはフォルダへアクセスさせたくないため、条件として「 除く 」
を指定することです。

 

文書管理のアクセス権は、
［ 課長（ロール） ］‐［ 出向社員（ロール） ］＝［ 出向社員除く課長 ］となります。

 

 

［ 例 4：文書管理機能 ]

プロダクト事業本部は参照・追加可能だが、下位組織には参照されないフォルダを作成したい。

組織構造は下図とします。

 

 

この場合、クラウド営業部、ソリューション営業部、サービス部にはフォルダへアクセスさせないため、「 下位を除く 」を指定します。

 

 

アクセス権で躓いた際は、本記事を複数回読み返していただけると幸いです。