新バージョン【V6.0】新ワークフロー活用術 vol.1 [利用のための準備をしよう！]
グループウェアdesknet’s NEO V6.0に新たに搭載された、ワークフローのAppSuite連携機能。こちらを利用することで、誰でも簡単に紙の申請書と同じデザインの申請書式をつくれるとともに、AppSuiteの豊富な機能と組み合わせて高度なデータ処理も行えるようになります。
そんな新しいワークフローを皆さんにもっとご活用いただくため、「新ワークフロー活用術」の連載をはじめます。desknet’s NEO V6.0をご利用中で、まだ新しいワークフローを触っていない方は、本連載を参考に、ぜひお試しください！
【新ワークフロー活用術 INDEX】
１．利用のための準備をしよう！ ←現在の記事
AppSuiteのライセンスをユーザーに割り当てる
システム管理者権限を持ったユーザーでログインし、管理者設定の ① 設定メニューから ②「AppSuite使用ユーザー設定」を押します。
① 組織ツリーから、ライセンスを割り当てるユーザー（ワークフローの申請書を作成・管理するユーザー）が所属する組織を選び、右の一覧のユーザー名の左横にある ②チェックマークを押して、ライセンスを有効にします。
TIPS：残りライセンス数が「0」で割り当てできない？
新しいワークフロー機能で申請書を作成するためには、ワークフロー管理者に対してAppSuiteのライセンスが必要ですが、desknet’s NEOのAppSuite試使用ライセンスを利用することで、ライセンス購入前でもお試しいただくことができます。
▶ クラウド版をご利用のお客さま
desknet’s NEOのクラウド版には、最大30日間のAppSuite試使用ライセンスが含まれています。AppSuiteの試使用ライセンスは、管理者設定のスパナメニューから「ライセンス設定」を開き、 AppSuite 欄の「試使用を開始する」ボタンを押すことで有効化されます。（有効後30日間、最大1,000ユーザーまで利用できます）
▶ パッケージ版をご利用のお客さま
desknet’s NEOのパッケージ版には、最大60日間のAppSuite試使用ライセンスおよび、無期限のAppSuite 5ユーザー試使用ライセンスが同梱されています。AppSuiteの試使用ライセンスは、管理者設定のスパナメニューから「ライセンス設定」を開き、 AppSuite 欄の「試使用を開始する」ボタンを押すことで有効化されます。（有効後60日間は最大1,000ユーザーまで、それ以降は最大5ユーザーまで利用できます）
AppSuiteをメニューに表示する
ポータル画面に戻り、メニューに ① AppSuiteアイコンが表示されているかどうかを確認します。既にAppSuiteアイコンが表示されている場合は、次の「AppSuiteで申請書アプリケーションを有効化する」まで進んでください。
ポータルから管理者設定を開き、① 設定メニューから ②「desknet’s NEOメニュー設定」を押します。
一覧から ①「AppSuite」を探してリンクを開きます。
「使用有無」から、「AppSuite」のメニューアイコンを誰に表示するかを設定できます。desknet’s NEOのご利用状況により、以下いずれかの設定を行ってください。
▶ 実際に利用している環境なので、ひとまず一部のメンバーだけに公開したい
「使用有無」は「使用しない」のままにし、「例外の組織」に「AppSuite」メニューを公開する組織を追加します。もし1つの組織でも範囲が広すぎる場合は、新しい組織を作成して、評価を行うメンバーを追加するのもおすすめです。設定が終わったら、②「変更」を押して保存します。
▶ お試し利用中なので全員に公開しても大丈夫
「使用有無」を「使用する」に設定し、②「変更」を押して保存します。
設定が終わったらポータル画面に戻り、メニューに「AppSuite」が表示されていることを確認しましょう。
AppSuiteで申請書アプリケーションを有効化する
ポータルから管理者設定を開き、①「設定機能」から ②「AppSuite」を開きます。
下までスクロールして ① 申請書アプリケーションの作成から「許可しない」のリンクを開きます。
①「アプリケーション作成」から、ワークフローの申請書を作成・管理するユーザーに作成権限を割り当てます。
▶ すべてのユーザーが作成できる
AppSuiteのライセンスを割り当てたユーザーのうち、システム管理者、ワークフローの機能管理者/申請書・経路管理者が対象になります。
▶ システム管理者・機能管理者のみ
システム管理者、またはAppSuiteの機能管理者かつワークフローの機能管理者/申請書・経路管理者が対象になります。
▶ 選択した対象のみ作成できる
選択したユーザー/ロールに含まれている、ワークフローの機能管理者/申請書・経路管理者が対象になります。
続いて ①「申請書アプリケーションの作成」から「許可する」を選択し、②「変更」を押します。
お疲れさまでした！以上で新ワークフローを利用するための準備は完了です。
続いて、AppSuiteを使って実際にワークフローの申請書式を作ってみましょう。
▼次の記事：申請書式を作成しよう！
WRITER
みなとデスクネッツ編集部
もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい！ desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。