平素よりdesknet’s NEOをご利用いただきまして、ありがとうございます。

［ カスタマーサクセス部 ］の小川です。

 

今回はdesknet’s NEOで利用頻度が一番高いスケジュール機能を活用した、工数算出方法についてご案内します。

 
工数算出の実現に向け、ポイントになるのが、スケジュール登録時に、スケジュールの予定項目を利用することです。

 
管理者権限でも、ユーザー権限でも予定項目を追加できますが、管理者権限で作成した予定項目は他ユーザーでも利用できるため、管理者権限で作成した方が効率的です。

 
スケジュールの予定項目の追加方法（下図）：

・スケジュール機能画面右斜め上にある歯車アイコンをクリック

・管理機能 ‐ 基本設定 ‐ 予定項目設定をクリック

・［ 予定項目の登録 ］をクリック

・予定項目名を入力し、登録

 

 
この予定項目を使い、各自、予定登録を進めることで、商談はオレンジ、デスクワークは緑といった形で視覚的に予定を判断でき、下図のような見え方になります。

 

 
desknet’s NEOの予定はCSV形式でエクスポートできるため、最終的にはCSVに出力し、工数を算出します。

 

予定のCSV出力方法（下図）：

・スケジュール機能画面左斜め上にある楕円形のアイコンをクリック

・展開されたウインドウ下部にある、［ CSVファイルへエクスポート ］をクリック

・期間と対象を指定し、［ エクスポート ］ボタンをクリック

 
※ エクスポートは「 参照 」のアクセス権を持つユーザーのみ適用されます。

 

 

出力したCSVイメージは以下となります。

 

 

ここからはExcelの操作です。

 
（1）B列はどのユーザーの予定データなのかを判断できるよう、氏名をコピー＆ペーストします。

上図で例えると、B2をコピーし、B3～B25にペーストします。26行目以降も同様の考え方です。

（2）各予定の終了時刻と開始時刻の差を算出したいので、G列とH列の間に新たな列を挿入します。

1行目の見出しは「 実時間 」とし、計算式としてG列-E列とし、H3～H25に同計算式を反映します。

 

 

（3）不要な行と列を削除します。

具体的には、上図で例えると、A列を削除し、2行目と26行目を削除します。

すると、下図のような見え方になります。

 

 

（4）データを全選択し、ピボットテーブルをクリック後、OKを選択します。

 

 

（5）下図右下にあるとおり、ピボットテーブルのフィールドとして、行に「 氏名/組織名 」を、列に「 予定 」を、値に「 実時間 」を配置します。

 

 

（6）最後に、値フィールドの設定を行ない、完了です。

 

ポイントは、集計方法を合計とすることと、表示形式をユーザー定義とし、種類を[h]:mm　とすることです。

 

このようにすると、誰がどの作業に何時間使っているか、一目瞭然となります。

 

この集計結果を元に、例えば、特定ユーザーに対し、作業配分に偏りが見られるようであれば、業務の最適化（見直し）を行えるチャンスと思ってください。

 

 

［ 補足 ］

AppSuiteにCSVファイルを取り込み、データ管理する方法もございます。

そのメリットとしては、Excelと比較すると、登録データ件数が多くても、データ参照までに時間が掛からないこと、また、他ユーザーへの共有がスムーズに行える点が挙げれます。

 

では、またお会いしましょう！