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脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレス…desknet’s NEOのワークフローとAppSuiteのどちらを使ったらよいか？
脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレスを実現したいけど、desknet’s NEOのワークフローとAppSuiteのどちらを使ったらよいか？というご相談を多くいただきます😀
上記のような脱ハンコ、脱Excel、ペーパーレスといったテーマや課題をお持ちのお客さまについては、ワークフローとAppSuiteの組み合わせを推奨しております。
そこで、ご検討中のお客さまより、よくあるご相談内容として、記の3点をご紹介させていただきます。（※ワークフローとAppSuiteのすみわけを中心にご案内させていただきます。）
【目次】
Q1：なぜ、ワークフロー単体でなく、AppSuite連携がオススメなの？
Q2：申請書アプリケーションって何ですか？
Q3：AppSuiteは全員にライセンスが必要ですか？
Q1：なぜ、ワークフロー単体でなく、AppSuite連携がオススメなの？
A1： AppSuiteを利用いただくことで、ワークフロー申請内容が、自動的に台帳化されます。
社内メール便のような簡易的な依頼については、desknet‘s NEOのワークフロー機能で再現できます。稟議書など承認後に、台帳管理やアクションを必要をするデータは、AppSuiteが最適です。
2021/9/30 集計を追加
例えば、稟議の承認フローが完了した後、Excelの管理台帳が残ってしまうとバックオフィスの業務負担は減らない可能性があります。是非、業務フロー全体の電子化を視野にご検討ください。電子化できない契約書の現物保管に関してはAppSuiteの画面下部に総務部記入欄を設けていただくことで、［いつ、誰が、どの書棚に保管したか］を記録して管理することができます。
集計機能では［各組織毎の当月見込金額］や［年間の申請件数］など集計することができ、作成したグラフをポータルで共有することができます。
また、AppSuiteでは蓄積されたデータをエクスポートでき、エクスポートするデータ項目の並び順や範囲も細かく指定できます。その他、稟議で承認された明細だけを抽出したい場合には、一旦［明細管理用アプリ］に明細データを自動複写させ、エクスポート用のフォーマットを作成することも可能です。
Q2：申請書アプリケーションって何ですか？
A2：ワークフローとAppSuite連携のことです。（ワークフローと連携せずに、利用することも可能です）
AppSuiteは2種類のタイプがございます。
①申請書アプリケーション：ワークフロー書式にAppSuite書式を[組み込むタイプ]です。
（例：稟議・日報など、社内承認を必要とする運用時にオススメです。）
②通常のアプリケーション：ワークフロー書式と[連携しないタイプ]です。
（例：各種マスタやリストなど、Webデータベースとしてご利用いただけます。）
見積書を申請書アプリケーションで作成すると、こんなイメージとなります。
詳しくは、こちらの動画をご覧ください。
※AppSuiteの申請書アプリケーションのサンプルテンプレートはこちら
※AppSuiteを使用しないワークフロー書式はこちら
現在、ライトプランでワークフロー単体をご利用中のお客さまは、下記の比較表も合わせてご覧ください。
（※1）AppSuiteの関数については、下記のこちらの記事をご覧ください。
Q3：AppSuiteは全員にライセンスが必要ですか？
A3：一部の利用者だけでも運用できます。最終的には、desknet’s NEOと同数でご利用いただくことをオススメします！
AppSuiteのアプリ作成する方、参照する方、登録や編集する方にはライセンスが必要となります。なお、申請書アプリケーションとして利用する場合、ワークフローの申請者と承認者について、AppSuiteのライセンスが必要な場合と不要な場合がございます。
＜申請者＞
テキスト入力を中心する書式の場合には、申請者はAppSuiteのライセンスは不要ですが、商品マスタから価格を引用したり、取引先マスタから連絡先を引用させるには、AppSuiteが必要です。
＜承認者＞
シンプルに承認・否認の作業だけでしたら、AppSuiteのライセンスは不要ですが、書式に追記して完成させる場合には、承認者はAppSuiteのライセンスが必要です。
【まとめ】
使い勝手やコストパフォーマンスは自信をもってご案内できます。AppSuiteを併用した運用を推奨させていただきますが、稟議書だけに限定した利用シーンでは、少しもったいという方もおります。
ワークフローや稟議をきっかけに、営業商談管理・インシデント課題管理・査定シートなど、様々な業務フローの見直しに、お役立てできれば幸いです。
▼AppSuiteで出来るかな？とお悩みのお客さまは、是非、1on1個別相談会でディスカッションをさせていただきます。お気軽にお申し込みください。
https://www.desknets.com/neo/users/media/tag/one-on-one
