リアルタイムの収支管理を実現！AppSuiteの活用法とは？【アサミ情報システム株式会社様の活用事例】
平素よりdesknet’s NEOをご利用いただき、ありがとうございます。
今回は、AppSuiteで案件・収支管理を実現した、アサミ情報システム株式会社様の事例をご紹介します！
紙やExcelを用いた案件・収支管理管理では、紙の紛失や転記の手間など、様々な課題があります。
アサミ情報システム株式会社様でも、以前同様の課題を抱えており、DX推進の一環としてAppSuiteを導入。AppSuiteを活用してリアルタイムで全社員が収支確認できる仕組みを作り上げました。
AppSuiteを使った収支管理の仕組みを、アサミ情報システム株式会社様の活用例とともにご紹介します。
＜概要図＞
ポイント① 注文書・週報・案件管理のすべてをAppSuiteで対応したことでリアルタイムでの収支集計が可能に。
案件管理「あげ太郎」を中心に、「注文書アプリ」「週報アプリ」「収支管理アプリ」など合計6アプリを連携して粗利を出す仕組みになっています。
こちらは案件を管理する「あげ太郎」アプリです。元々紙の複写伝票で案件を管理されていたものをAppSuiteでシステム化しました。
注文書アプリはAppSuiteとdesknet’s NEOのワークフロー連携により、AppSuiteで作成した画面を用いて、ワークフローを申請。申請が完了したら、注文書画面(左側)を印刷・PDF化して、取引先に提出できる仕組みになっています。注文書データは、自動的に注文書アプリに蓄積され、一元管理ができるようになっています。
「週報アプリ」は、「あげ太郎」の管理番号をキーに、案件ごとに作業時間を記録する仕組みです。
「収支管理アプリ」では、「案件管理」「注文書アプリ」「週報アプリ」とIDで連携し、仕入れ金額から人件費などを差し引き、粗利を出すことができる仕組みです。「従業員マスタアプリ」に登録された従業員の階級と「週報アプリ」の作業時間に応じて、概算人件費を計算しています。
ポイント② ポータルに収支状況を表示させたことで、利益意識を向上させた。
案件が発生すると、営業部が案件管理アプリの基本情報画面に情報を入力。その後、各担当者が週報アプリに入力した作業時間が集計されて、案件管理アプリに連携されます。
収支管理に必要な情報をAppSuiteに集約したことで、正確な収支管理を実現しました。
AppSuiteは自動集計可能なため、案件の途中でも都度手動で集計する必要もなく、案件単位の収支・利益予測などを全ての従業員がリアルタイムで確認できるようになりました。
案件管理アプリの運用が続くうちに、入力項目が増えるにしたがって、入力もれや不備も増えてきました。その状況を改善するために、案件管理アプリに登録されたデータの誤りチェックができるポータルを作成。条件に一致する案件を抽出し、一覧で入力不備のあるデータが表示されるように設定しました。
収支に関わる情報をAppSuiteに集約したことで、リアルタイムでの収支管理を実現することができました。
ご紹介したアプリはすべて管理部のご担当者様によって作成されたものです。
トライアンドエラーを重ねた結果、アプリの数は50以上にも上ります。案件管理や収支管理以外にも、勤怠管理もAppSuiteで行っており、desknet’s NEOを使わないと業務が回らないような仕組みになっているそうです。
desknet’s NEOを利用中の方は、現在の利用環境内ですぐにトライアルできますので、是非AppSuiteの使いやすさを体験してみてください！
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