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タスクを一元管理し、進捗が一目でわかる！「タスク管理」アプリ【ネオジャパン社内アプリ紹介】
平素よりdesknet’s NEOをご利用いただき、ありがとうございます。
AppSuiteアプリ作成例の第5弾として、今回は「タスク管理」アプリをご紹介します！
タスク管理にExcelや、desknet’s NEOの[プロジェクト管理]・[ToDo]を使用されている方もいらっしゃると思いますが、自社に合うフォーマットでタスク管理したいと思われたことはないでしょうか。
私は入社して間もない頃、ChatLuckでタスクを共有してもらっていましたが、タスクが増えるにしたがって、どれが終わっていなくて、何日までに対応する必要があるのか、整理ができなくなってきていました。
AppSuiteを使えば、各自が使いたいレイアウト・仕様で、タスク管理アプリを作成することができます。
今回は私、編集部髙畑が利用している「タスク管理」アプリを紹介したいと思います。
＜アプリキャプチャ＞
＜運用イメージ＞
①タスクを登録（上長）
※登録時に部下へメール通知
②タスクに取り組み始めたら「状況」を「作業中」に変更（部下）
③相談・確認事項がある場合は、コメント部品に登録。
※コメント時にメール通知
④タスクが完了したら、「振り返り」欄を記入して、「状況」を「レビュー中」に変更（部下）
※「状況」変更時にメール通知
⑤上長コメント欄を入力し、「状況」を「レビュー済」に変更（上長）
⑥コメントを確認し、「状況」を「完了」に変更して終了。
◆ポイント① タスクを一元管理し、進捗が一目でわかる
タスクを一元管理し、対応状況を一覧化できるので、対応の抜け漏れを防ぐことが可能です。
画面のレイアウトは使用される方によって様々ですが、私のチームの場合、「振り返り」欄を設けたことにより、タスクを対応して終わりではなく、次に向けて振り返る習慣をつくることができました。
また、タスクの作成日・更新日が自動保存されるので、年度ごとなどの過去の対応履歴も確認しやすくなりました。
ポータルにタスクの一覧、対応状況を自動集計したグラフを表示させることもできます。
参考記事：【アプリ作成のコツ】一覧画面で集計結果を表示
AppSuite アプリ作成レクチャー動画 ：集計グラフを作成してポータルに追加しよう！
◆ポイント② コメント部品で質問・確認ができる
不明点の質問・確認には、プラグインの「コメント」部品を使うことで、タスクとともに確認内容の履歴を残すことができます。コメントの登録があった際にメール通知することで、忘れずにコメントを確認し、返信することができます。
◆ポイント③ 柔軟なアクセス権設定により、参照・編集できる人を制限
「参照」「追加」「変更」「削除」など、ユーザー・組織・ロール単位で柔軟なアクセス権設定が可能です。私の場合は、自分と上長のみ編集できる権限を付与し、同じ部署の人は参照のみ許可する設定にしていました。
◆ポイント④ メール通知で対応漏れ防止
タスク登録時や、対応期日の〇日前にメール通知することができます。期日のリマインド通知によって、タスクの対応漏れを防ぐことができます。
参考記事：【通知メールのコツ】 通知メール機能を設定してみよう！
以上、タスク管理アプリをご紹介しました。
タスク管理アプリをdesknet’s NEOの1機能として追加することで、タスク管理を一元化し、リアルタイムの進捗を確認することができるようになります。
複数人のタスク管理であれば、「ユーザー」部品を追加したり、専用のステータスが欲しい、リマインド通知は2回欲しいなど、自社運用に応じて自由にカスタマイズして利用いただけます。
今お使いのExcel台帳をインポートしてアプリ作成・データ移行も可能です。
是非AppSuiteでのタスク管理を試してみてください！
今後もネオジャパン社内アプリやお客様の活用例をご紹介していきます。
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株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部
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