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AppSuiteでチームに合った進捗共有・目標管理ツールが作れる！【ネオジャパン社内アプリ紹介】
平素よりdesknet’s NEOをご利用いただき、ありがとうございます。
今回、AppSuiteアプリ作成例の第4弾として、
ネオジャパンの開発部で利用している「チェックインミーティング」アプリをご紹介します！
「チェックインミーティング」アプリとは、その週に行うタスクや課題等の共有とOKR(目標管理手法)を組み合わせた、チームの作業進捗・目標管理アプリです。
チームメンバーのタスクの共有状況が曖昧だったこと、ミーティングは効率化して最小限にしつつ、コミュニケーションは増やしたいという背景から、OKRの仕組みを参考にアプリを作成しました。
週の初めと終わりの2回、チェックインミーティングアプリを使ったミーティングを行い、チームが優先的に取り組むべき事項について共通認識を持てる仕組みを整えました。
※OKRとは…「Objectives and Key Results（目標と主要な結果）」の略称で、目標設定・管理のためのフレームワークのことです。
インタビューする中で印象的だった、desknet’s NEOの[議事録]機能も活用したコミュニケーション方法とともに、AppSuiteアプリの活用例をご紹介します。
＜アプリキャプチャ＞
＜運用イメージ＞
① 週初めのMTG前に各メンバーが「今週の作業」「相談・共有・課題等」欄を記入。
② 月曜日の朝に今週のタスクをMTGで共有（チェックイン）。
③ 週中で議題がある場合は、desknet’s NEOの[議事録]に記入。
④ 金曜夕方に進捗状況等をMTGで共有（ウィンセッション）。
◆ポイント① 実際に運用しながらアプリを改修し、チームに合ったアプリを作成できる！
当初は現在よりも項目が少なく、最小限の項目でアプリを使用していました。
その後、ミーティングを効率化することももちろんですが、チームが優先的に取り組むべき事項について共通認識を持てるようにしたいと考え、アプリの「相談・共有・課題等」の下にOKRの仕組みも追加し、アプリをバージョンアップ。チェックインミーティングアプリを使った週2回のミーティングをすることになりました。
本アプリを活用したことで、チームメンバーからは
「週の取り組みが明確化されたり、共通のポイントを意識しながら業務を進めることができるようになった」
「特に健全性指標によりチームの関係性や業務の進め方を振り返るきっかけとなり有効だった」
と好評でした。
◆ポイント② アプリだけで完結しないコミュニケーションの手法
チャットはリアルタイム性があり便利ですが、複数の話題が飛び交ったり、特定の議題を振り返るのが大変です。そこでMTG間の議題・相談事項は[議事録]を使うことで、長期的な議論の履歴を見える化しています。
開発物の方針や仕様検討、画面設計等、相談事項を議事録に記載し、議題に対する回答を各々のタイミングで行えるようにしました。チームのタスクや目標をミーティングで明確化し、その後のコミュニケーションには議事録を活用したことで、作業に集中できる時間が増えました。
議事録のフォーマットを作ってあらかじめ共有したことで、混乱なく運用できました。
◆ポイント③ コミュニケーションを減らさないための工夫
ミーティングの回数が減っても、ミーティング時のコミュニケーションが少なくならないような工夫もあります。
・進行役のランダム選任
自動計算部品によって、MTGの進行役をランダムで決める仕組みにしています。進行役をランダムで決めることによって、上下関係なくチーム内の誰でも話しやすい空気づくりを心掛けました。
＜設定方法例＞
①現在時刻の秒数を返す自動計算部品「rand0-9」を作成 ※部品名は任意
RIGHT(DATETIME_FORMAT(NOW(), “s”), 1)
②進行役を決める自動計算部品「進行役」を作成 ※部品名は任意
IFS(VALUE({{rand0-9}})<3, “●●”, VALUE({{rand0-9}})<6, “■■”, VALUE({{rand0-9}})<9, “▲▲”, 1, “★”)
※●■▲★には氏名が入る。
・「週末のニュース」
「週末のニュース」という欄を設け、各メンバーが今週の出来事を共有する時間も設けました。
ミーティング前に「週末のニュース」を各々が記入しておき、MTG後に短い時間で説明します。
ハードな議論をした週でも、ちょっとした雑談を設け、それぞれの話題について会話することで、関係性を保つことができました。
◆アプリ作成担当者の声 📣
新しく作ったアプリの流れに沿ってMTGを進めるので、当初は進行役も戸惑うケースがありましたが、慣れてくるとスムーズに進行するようになりました。
他の人が作っていないようなアプリを作って、それが他の人から喜ばれたり興味を持たれると、
何とも言えない達成感がありますし、どの部署の誰であっても挑戦できることだと思います。
そうやって、色々なアイデアを試しながらアプリを改良して、良いAppSuiteの活用方法をチームで模索していくことも、コミュニケーション促進につながるのではないかと考えています。
最近では、プラグインでコメントや「いいね」を付けられるようになったので、これらの部品を活用することで、チームでのコミュニケーションに役立てることができると思います。
今回はネオジャパン開発部の活用例を紹介しましたが、自社・チームにあったアプリをノーコードで作成し、その後の運用に合わせてアプリを改良していくことができます。
AppSuiteは「いいね！」やコメントの部品を配置することもでき、チーム内のタスク管理やコミュニケーション活性化にもお役立ていただけます。
自社・チームにあったシステムを作りたいという際は、是非AppSuiteを試してみてください！
今後もネオジャパン社内アプリやお客様の活用例をご紹介していきます。
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