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紙やExcelで行っていた巡回健診業務をAppSuiteでシステム化【一般財団法人日本予防医学協会様】
日本予防医学協会様は、60年以上にわたり健康診断や各種健康支援サービスをワンストップで提供する一般財団法人です。1964年に日本初の巡回健診をスタートさせ、その後全国に展開。現在では2,000を超える企業・団体に支持されており、健康診断事業を通じて日本の健康を支えてきました。
同協会では、これまで紙やExcelを使って管理されていた巡回健診の日程管理、お客様との打ち合わせ情報の共有シート（以下、オーダーシート）の作成、巡回健診実施後の日報提出をAppSuiteでシステム化し、管理できるようにしました。現場の声を反映しながら、アプリのブラッシュアップを重ね、2024年4月より運用を開始されました。
導入までの経緯やどのようにシステム化を行ったのか、アプリ作成を担当された営業統括部の山下様、川田様にお話を伺いました。
紙管理によるコスト・手間の削減と
情報のデータベース化を実現するためAppSuiteを導入
—AppSuiteを導入したきっかけをお聞かせいただけますか。
まず、「紙管理が多くあった」ことです。
AppSuiteを導入するまで、巡回健診におけるオーダーシートは紙やExcelで作成し、ヒヤリハット情報の共有は電話やメールで行っていました。毎年同じお客様のもとへ巡回健診に行くことがありますが、現場責任者は昨年と同じ人が担当するとは限りません。担当者が異なる場合は、前年のオーダーシートを探して引継ぎ事項を確認するという対応をとっており、紙ベースでのオーダーシート管理に課題がありました。
次に、「情報のデータベース化ができなかった」ことです。健診現場での思わぬ事故やヒヤリハットの共有を電話やメールで行っていたため、過去に起きたヒヤリハット情報を集計して活用できないという課題もありました。
営業担当者に依存していたオーダーシートを一元管理し、ヒヤリハットの情報をデータベース化して共有・集計できるようにするため、AppSuiteでシステム化を行うことにしました。
—数多くあるツールの中でAppSuiteをお選びいただいた理由をお聞かせいただけますか。
グループウェア「desknet’s NEO」のクラウド化をきっかけに、管理部門である広報からの情報で、一緒に使えるAppSuiteの存在を知りました。
展示会などに出向いて、いくつかのメーカーから話を聞いて比較検討もしました。
比較する中で、以下3点を決め手にAppSuite導入を決めました。
・専用システムと同じ費用で、巡回健診以外の業務も効率化できる
・使いやすさ
・desknet’s NEOを導入していればすぐに使える利用開始のしやすさ
現場の声に合わせたブラッシュアップが好評
AppSuiteはまさに「やりたかったことが叶えられるツール」
—AppSuiteを活用いただき、巡回健診の日程管理からオーダーシート作成、日報提出まで一連の作業を効率化されたと伺いました。
巡回健診に関わる ①日程管理、②オーダーシート作成、③日報提出 の3つのアプリを作成しています。
まずは、巡回健診の「日程管理」のアプリです。
一覧画面では、2週間後までの直近の予定を表示しています。これは、「２週間分ぐらいあると便利」という現場の声に合わせて設定しています。
また、拠点ごとに巡回健診の担当者が異なるため、拠点ごとに4つのカレンダーを作成しています。
続いて、営業担当者がお客様との打ち合わせ内容・共有事項を記入する「オーダーシート」の作成アプリです。
「会場コード」を入力すると「日程管理」アプリで登録した会場情報が紐づき、会場住所などの項目が自動入力される仕組みになっています。
最後に「日報」アプリです。
巡回健診対応後に完了報告として日報を提出します。こちらも「オーダーシート」アプリと連携させ、会場情報を自動入力できるようにしています。
入力項目はたくさんありますが、項目ごとに色分けしており、例えば初回登録時に入力してほしい項目は黄色にして、現地でまずは黄色の項目を入力してもらうようにしています。
—AppSuiteでの運用に変えてから、どのような効果がありましたか。
◆情報をリアルタイム共有・一元管理ができるようになった
これまで電話やメールで共有していたヒヤリハット情報ですが、AppSuiteの「日報」アプリで「ヒヤリハット」欄を設け、そこに入力があった場合に営業担当へメール通知する仕組みにしました。
これにより、ヒヤリハット情報の即時共有ができ、万が一事故があった場合でも、素早い情報共有とアフターフォローができる体制をつくることができました。
また、事故やヒヤリハットの情報を一元化して集計・共有し、次に同じことが起きないように対策の検討もしやすくなりました。
オーダーシートもAppSuiteからいつでもどこでも見ることができるので、紙で保管されている前年度のオーダーシートを探す手間がなくなり、現場からタブレットを用いて確認できるようになりました。
◆統一したフォーマットで現場に合ったアプリが作れた
紙やExcelで運用していた頃は、拠点ごとに入力される内容にばらつきがあったため、AppSuiteに移行する際には、各拠点のフォーマットから必要な項目を精査してシステム化していきました。
作って修正して…を繰り返して、現場に合ったアプリが作れただけでなく、全員が統一したフォーマットで入力できるようになりました。
これまで何年も統一したフォーマットで入力させたいとチャレンジしてきたものの、Excelだとどうしても形式が変わっていってしまいました。AppSuiteに変えてから、その点が解決され、まさに「やりたいことが叶えられるツール」だと思います。
—アプリ作成においてこだわった点はありますか。
アプリの見やすさです。
特に「日程管理」アプリにおける、カレンダーの色分け表示は現場から好評でした。
「一つひとつのデータを開いて提出状況を確認するのが大変」という現場の声から、オーダーシートと日報の提出状況に応じて背景色を色分けすることで、一目で状況が分かるようになりました。
AppSuite導入前はこれをExcelで管理していたので、現場責任者からは「見やすくなってありがたい」との声がありました。
また、「オーダーシート」アプリは、お客様への確認時にアプリ画面を印刷して見せることもあるのですが、入力が必要な項目が多く、当初は見づらいと言われていました。そこで、カテゴリごとにグレーの帯をつけることで、見やすいようにレイアウトを工夫しました。
—紙やExcelの運用が定着していると、教育や利用促進が大変だったのではないでしょうか。
「やったー！」という反応ではなかったのが正直なところです。
そこで、法人内へ展開する際は、徐々に部署を拡大する形をとりました。
まずは2023年9月より東日本エリアのみで運用を開始し、都度意見をもらい、アプリ修正を加えていきました。その後、東海エリアも追加し…という形で徐々に巻き込む部署を増やしていき、2024年4月から全エリアで運用を開始しています。
運用開始の際には、マニュアルを作成し、エリアごとに1時間ほどで説明会も行い、運用方法を周知しました。日々現場の声に合わせたアプリ改善を行っているため、マニュアルの更新もその都度行っています。
法人内の周知には一苦労でしたが、以前川田がオーダーシートの管理を改善しようと取り組んできた経験値があったことが今回の取り組みの後押しとなりました。
AppSuiteに情報集約できることが大きなメリット
1on1個別相談会でのアドバイスが役立った
—AppSuite活用に関する、今後の展望をお聞かせいただけますか。
運用開始からまだ2か月ほどなので、今はまだ手間や時間がかかっている部分もあります。しかし、1年間データを登録すれば、来年以降は複写して登録できるので、長い目で見るとこれまでの労力や時間は削減できると考えています。
それだけでなく、AppSuiteに情報集約できるようになったことで、データを蓄積し、共有・活用もできるようになったことは、法人全体として大きなメリットだと感じます。
これまでネオジャパンの1on1個別相談会にも3・4回参加しました。
カスタマーサクセス部の橋本さんのアドバイスなしでは実現できなかったこともあり、感謝しています。
巡回健診の日程管理から日報登録までの巡回健診業務の効率化により、巻き込む部署も増え、AppSuite導入における採算分岐点を超えそうなところまで来ています。社内のAppSuiteの認知度も上がってきましたので、今後は部署を横断する業務をAppSuiteで効率化していきたいです。例えば、売り上げ管理や見積作成等を、AppSuiteを使ってシステム化していきたいと考えています。
インタビューを終えて（インタビュー担当：髙畑）
3つのアプリを拝見しましたが、どのアプリも非常に見やすいレイアウトで作られていることが印象的で、各所に現場で使いやすくするための工夫がありました。
お話を伺う中で、山下様がおひとりでアプリ作成・修正を行われたと聞いて驚きました。現場の声に耳を傾けながら日々アプリ改修に取り組まれ、法人内への周知には、マニュアル作成・説明会も実施されており、山下様の工夫や苦労がうかがえました。
現在もなお現場のリクエストに応えてアプリの進化を続けられています。
上長の川田様が以前情報の一元化に取り組まれた経験があったとのことで、二人三脚の体制で今回改善に取り組まれたことが、システム移行をスムーズに行えた理由の一つでもあるように思います。
今後部署を横断する業務でもAppSuiteを活用されたいとのことで、今後もAppSuiteが貴法人の業務改善に役立てられれば嬉しく思います。
今回は、日本予防医学協会様のAppSuite活用事例をご紹介しました。
今後も皆様のAppSuite活用例をご紹介していきます！
〈法人紹介〉
[企業名]一般財団法人日本予防医学協会
[事業内容]
・健康診断・各種検査事業
・産業保健業務委託サービス
・健康管理支援サービス
[設立]1960年
[URL] https://www.jpm1960.org/
◆【AppSuite未導入の方向け】「こんなアプリは作れる？」まずはご相談を
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[お問い合わせ先]
株式会社 ネオジャパン カスタマーサクセス部
E-mail:csuccess@dnstg.dn-cloud.com
