期限に関する超過のお知らせ（メール通知）
1on1個別相談会を担当しております[カスタマーサクセス部]の橋本です。
[事前のお知らせ]に続き、今回は、[超過のお知らせ]に関する設定をご紹介します。
[処理対象の絞り込み]と通知書式以外は同じ内容となります。
【事前のお知らせ（例）】 →別の記事をご覧ください。
・契約満了日のN日前やNか月前に、更新担当者へ1回だけ通知する。
・次回行動予定日がまもなく近づいていることをを完了するまで毎日通知する。
【超過のお知らせ（例）】 →本記事でご紹介します。
・契約満了日を超過したことを更新担当者へ完了するまで毎日通知する。
・次回行動予定日を超過したことを担当営業マンへ1回だけ通知する。
【設定方法（事前のお知らせ）】
①まずは、[自動処理]の[定期処理]をクリックしてください。
②タイトルは設定内容がわかるイメージでご入力ください。
③間隔の設定で、メール通知を配信するタイミングを設定します。
今回の例では、[毎日6時30分]に通知とします。
④どんな条件で、どんな処理を行うか設定します。ここがポイントです。
[処理対象の絞り込み]については、[間隔]で設定した日付を基準として
[契約終了日]が[今日][＜より前]という条件とします。
すなわち、本日を過ぎた契約終了日となります。
[処理タイプ]については、3パターンございます。
今回の例では、[データの内容を1件毎にメール通知]を選択します。
■データの件数をメール通知
例：フォロー対象が5件の場合に、まとめて１通のメールでお知らせします。
■データの内容を1件毎にメール通知
例：フォロー対象が5件の場合に、それぞれ5通のメールでお知らせします。
■自動計算部品の再計算
※メール通知では利用しませんが、自動計算部品の再計算について、自動実行させる際に利用いたします。
⑤誰にメールを送信するか設定します。
契約毎に担当者が異なる場合でも、[部品選択]で[担当者]を選択することで、その該当レコードで[担当者]に登録されている方に通知します。
例えば、[担当者]と同時に課長にも通知したい場合には、[ユーザ/組織/ロール選択]から選択してください。
※画面注釈の通り、AppSuite未使用のユーザーには通知できません。
AppSuite使用ユーザーのみメール通知ができます。
⑥最後に、メールの文面を設定します。
[通知書式]にて、お客様側で文面をカスタムできます。
[通知元]は、メールの差出人になります。
編集ボタンをクリックすると、デフォルト設定では何も記載がございませんが、以下のようなイメージで作成してみてください。
[通知書式の作成ポイント]
①右側の部品をクリックすることで、文面に自動印字されます。
②部品だけ配置しても、メール受取側がわかりずらいため、
[◆締結先会社名：]といった補足があると、わかりやすいです。
③詳細表示URLも自動で印字されますが、
メール受取側がクリックすると、該当の情報にアクセスすることができます。
④1行目はメールの件名となり、2行目以降が本文となります。
以上で設定は終了です。
その他の設定例
超過した際に1回だけ送信するケース、更新作業が完了するまで毎日通知するケースなど、必要に応じて処理対象の絞り込みを変更してください。
[例１：期限超過後、更新作業が未完了の場合に毎日通知する場合]
更新作業が[未完了]と一致する場合の条件を加えると、
更新作業が[完了]している場合には通知されなくなります。
[例２：期限超過後、更新作業が未完了の場合に1週間通知する場合]
完了するまで1週間通知する場合は、以下のように範囲を指定します。
補足：[処理対象の絞り込み]について
日付で範囲指定する部分について、
以前や以降での設定間違いがございますので、下記の内容もご覧ください。
少し混乱しやすい部分になりますが、
運用したいことは、契約終了日を[今日(以降)]に通知ですが、
AppSuiteの設定は、契約終了日が[今日(以前)]に一致するの設定で通知となります。
ご不明な点等ございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
■本件に関するお問い合わせ
株式会社ネオジャパン カスタマーサクセス部
TEL：045-640-5921 Email：csuccess@desknets.com
WRITER
みなとデスクネッツ編集部
もっと使いやすいデスクネッツを働くみなで作っていきたい！ desknet's NEOをお使いいただいている皆さまがもっとデスクネッツを使いこなし、業務効率化をしていただくため、 現場目線で活用術や新バージョン情報をお伝えしていくメディアとして記事を執筆しています。