1on1個別相談会を担当しております[カスタマーサクセス部]の橋本です。
Appsuiteの自動処理にあるメール通知について、ご案内させていただきます。

 

メール通知のコツとして、過去に掲載しておりましたが、V6.0以降のバージョンより機能強化と合わせて設定名称が一部変更されておりますので、改めてご案内させていただきます。

 

ちなみに、過去の記事はこちらです。

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【通知メールのコツ】営業案件管理・契約更新管理の更新通知　（製品バージョン：V6.0以前）

　https://www.desknets.com/neo/users/media/appsuite/6909

【AppSuite 通知メールのコツ】管理職や新人教育担当者が助かる更新通知（製品バージョン：V6.0以前）

　https://www.desknets.com/neo/users/media/appsuite/7177

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メール通知は、様々な利用シーンとしてご利用いただけますが、

今回は[事前のお知らせ]と[超過のお知らせ]の2パターンをご紹介します。

 

【事前のお知らせ（例）】　→本記事でご紹介します。
・契約満了日のN日前やNか月前に、更新担当者へ1回だけ通知する。
・次回行動予定日がまもなく近づいていることをを完了するまで毎日通知する。

 

【超過のお知らせ（例）】　→別の記事をご覧ください。

・契約満了日を超過したことを更新担当者へ完了するまで毎日通知する。
・次回行動予定日を超過したことを担当営業マンへ1回だけ通知する。

 

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【設定方法（事前のお知らせ）】

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①まずは、[自動処理]の[定期処理]をクリックしてください。

 

②タイトルは設定内容がわかるイメージでご入力ください。

 

③間隔の設定で、メール通知を配信するタイミングを設定します。

　今回の例では、[毎日6時30分]に通知とします。

 

④どんな条件で、どんな処理を行うか設定します。ここがポイントです。

 

　ざっくりお伝えしますと、

『実行時刻のタイミングで、[処理対象の絞り込み]に一致した場合に、

　[処理タイプ]で指定した内容で[通知先]に選択された○○さんへ通知します。』

・・・というイメージとなります。

 

　[処理対象の絞り込み]については、[間隔]で設定した日付を基準として

　[契約終了日]が[今日から][30日後]に[等しい]という条件とします。

　すなわち、30日前の通知となります。
（補足：[処理対象の絞り込み]についてもご覧ください。）

 

 

　[処理タイプ]については、3パターンございます。

　今回の例では、[データの内容を1件毎にメール通知]を選択します。

 

　■データの件数をメール通知

　　例：フォロー対象が5件の場合に、まとめて１通のメールでお知らせします。

 

   ■データの内容を1件毎にメール通知

　　例：フォロー対象が5件の場合に、それぞれ5通のメールでお知らせします。

 

　■自動計算部品の再計算

　　※メール通知では利用しませんが、自動計算部品の再計算について、
自動実行させる際に利用いたします。

 

⑤誰にメールを送信するか設定します。

 

　契約毎に担当者が異なる場合でも、[部品選択]で[担当者]を選択することで、その該当レコードで[担当者]に登録されている方に通知します。

 

　例えば、重要な契約については、特定部門や特定のユーザに対して、

　固定で送信したい場合は、[ユーザ/組織/ロール選択]から選択してください。

 

 

　※画面注釈の通り、AppSuite未使用のユーザーには通知できません。

　　AppSuite使用ユーザーのみメール通知ができます。

 

 

⑥最後に、メールの文面を設定します。

[通知書式]にて、お客様側で文面をカスタムできます。

[通知元]は、メールの差出人になります。

 

 

編集ボタンをクリックすると、デフォルト設定では何も記載がございませんが、以下のようなイメージで作成してみてください。

 

 

[通知書式の作成ポイント]

　①右側の部品をクリックすることで、文面に自動印字されます。

 

　②部品だけ配置しても、メール受取側がわかりずらいため、

　　[◆締結先会社名：]といった補足があると、わかりやすいです。

 

　③詳細表示URLも自動で印字されますが、

　　メール受取側がクリックすると、該当の情報にアクセスすることができます。

 

　④1行目はメールの件名となり、2行目以降が本文となります。

 

以上で設定は終了です。

 

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[その他の設定例]

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通知メールが多すぎても、困るケースがありますので、必要に応じて処理対象の絞り込みを変更してください。

 

[例１：更新期限の30日前から、更新作業が未完了の場合に1回通知する場合]

　更新作業が[未完了]と一致する場合の条件を加えると、
更新作業が[完了]している場合には通知されなくなります。

 

 

[例２：更新期限の30日前から、更新作業が未完了の場合に毎日通知する場合]

　完了するまで毎日通知する場合は、以下のように範囲を指定します。

 

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補足：[処理対象の絞り込み]について

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日付で範囲指定する以前と以降について少し混乱しやすい部分になりますので、下記の内容もご覧ください。

 

運用したいことは、契約終了日の[30日前]に通知というフレーズですが、

AppSuiteの設定は、契約終了日の[30日後]の設定で通知となります。

 

 

ご不明な点等ございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

 

■本件に関するお問い合わせ

株式会社ネオジャパン カスタマーサクセス部

TEL：045-640-5921　Email：csuccess@desknets.com