2021年版 ニューノーマル時代の企業を支える!最新グループウェア 徹底比較 機能編 制作:マイナビニュース2021年版 ニューノーマル時代の企業を支える!最新グループウェア 徹底比較 機能編 制作:マイナビニュース

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グループウェアとは?

グループウェアとは、メール/スケジュール/掲示板/ワークフロー/コミュニケーションなど、企業内で情報共有を行うにあたり必要となる各種機能を備えたソフトウェアのこと。社内に散在するさまざまな業務情報・業務処理をグループウェア上で一元管理することで、業務で発生していた非効率を解消できるとともに、社内のデジタル改革(DX)を推進するための基盤としての役割も期待される。製品によって機能の有無やコスト、使い勝手などが異なるため、企業のニーズに応じて最適なものを選ぶことが求められる。

グループウェアとは?

\ 国産グループウェア3製品のコスト優位性を調査! /

最新グループウェア価格編

近年、大規模な自然災害やパンデミックといった事象が、規模を問わず企業のビジネスに多大なる影響を及ぼしている。こうした状況下において一番の課題といえば、オフィスへの出社を前提とした従来型の勤務形態では、通常業務の遂行すら難しくなってしまうという点だ。事態の復旧・収束が長引けば、金銭面の一時的な損失にとどまらず、事業継続さえ危ぶまれる深刻なダメージを被る可能性もある。そこで、リモートワークやDX(デジタル改革)といった取り組みを積極的に採用することで、いかなる状況下でも生産性を落とさずに業務が継続できる、いわゆる“ニューノーマル”時代に対応するビジネススタイルへの移行が求められている。

ニューノーマル時代に対応したビジネススタイルを確立するうえで、企業の屋台骨を支える存在といえるのがグループウェアだ。グループウェアはこれまでも、多様な働き方の実現、場所を選ばず業務を遂行するための基盤、業務自体の効率化など、働き方改革を強力に支援するツールとして大きな役割を担ってきたが、新たに「ニューノーマルへの対応」というニーズを受け、企業のなかでは新規導入やリプレイスへの動きが加速している。

ここでは、より多くのニーズを集めているクラウド型のグループウェアを中心に、機能面の特徴を比較していきたい。比較対象としたのは、国内外を含む5つの主要なクラウド型グループウェア製品「Microsoft 365」「Google Workspace」「サイボウズ ガルーン」「サイボウズ Office」「desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」だ。

製品名 提供形態 提供元 最新バージョン(提供時期)
Microsoft 365(旧:Office 365) クラウド 日本マイクロソフト 非公表
Google Workspace(旧:G Suite) クラウド グーグル 非公表
サイボウズ ガルーン オンプレミス/クラウド サイボウズ 5.5(2020年11月)
サイボウズ Office オンプレミス※2/クラウド サイボウズ 10(2019年11月)
desknet's NEO オンプレミス/クラウド ネオジャパン 6.0(2020年12月)

※1 2021年3月公開日時点の情報に基づいて作成しています。現在の情報と差異がある可能性があります。
※2 「サイボウズ Office」のパッケージ版は2021年から2026年にかけて順次販売を終了し、2027年にサポート終了予定です。
https://cs.cybozu.co.jp/2021/007328.html

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グループウェア選定時のポイント

グループウェアの本質とは

インターネットの普及や「Windows 95」の登場など、情報化社会に向けて世の中が大きな改革時期を迎えた1990年代。世界でグループウェアが普及し始めたのも、まさにこの1990年代だった。当時のグループウェアといえば、自社内にサーバを設置するオンプレミス型が主流であり、莫大な導入コストや運用面でのノウハウが必要なことから、利用は大手企業に限定されていた。しかし、各種の情報通信技術やクラウドが大幅に進化した現在では、中小規模の企業でも広く使われるようになっている。

現在、企業の大小を問わず普及したグループウェアは、オンプレミス型、クラウド型ともにいくつかの主要製品がシェアを占める状況となった。しかし、ここで企業にとって新たな問題が発生している。選択肢の幅こそ多くはないが、いずれの製品・サービスも多機能を謳っており、「何をポイントに比較選定すべきかが分からない」という声が少なくないのが実情だ。

製品・サービス選びで迷った場合、まずはグループウェアの本質を考えてみていただきたい。グループウェアの本質とは、単なる“メールやスケジュールの管理ツール”ではなく、あくまでも“社内の情報共有を強化・活性化するツール”であるということ。そのうえで、使い勝手を重視するなら機能が絞り込まれたシンプルなUIのものを、情報共有の幅をより広げたいのであれば多機能なものを選ぶと良いだろう。ただし、いずれの場合も“使い続ける”ことが重要なため、ユーザーである社員のITリテラシーや、情報システム部門の知識・スキルに応じて選ぶことが求められる。

トレンドもひとつの選定ポイント

グループウェア選定における比較対象として、もうひとつ。ここでは基本事項である「機能」と「使い勝手」のバランスに加えて、グループウェアに期待されている新たな可能性として、近年のトレンドともいえるノーコード・ローコードによる「業務の電子化」にも注目したい。

業務の電子化とは、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理について、プログラミングやデータベースなどの知識・経験を必要とせずシステム化し、業務の効率化を実現するというもの。従来のように紙とハンコに依存した決裁処理も、電子化することで大幅な時間の短縮が図れるだろう。また、最近は「働き方改革」を推進する企業が増えているが、現場の視点で考えた場合、勤務時間を短縮するには業務の絶対量を減らす必要がある。この課題解決手段として、グループウェアとシームレスに連携する業務アプリ作成ツールが期待されているわけだ。

これはグループウェアが備えるワークフロー機能に対しても同様に、業務効率化の観点から機能強化への期待が高まっている。このように、グループウェアを選定する際は将来的な可能性を見据え、独自アプリケーション基盤としての役割や、ワークフロー機能の充実度なども考慮すると良いだろう。

“ニューノーマルの必須要件”リモートワークへの対応

また、近年導入が加速しているリモートワークとの相性についてもここでは論じたい。大規模な災害やパンデミックなどが発生した際、オフィスへの通勤を主体とした従来の勤務形態では、通常業務の継続が難しくなる可能性が高い。そうした点において、リモートワーク環境でもコミュニケーションやデータ共有などを円滑に行える機能が求められている。

それではここから、企業におけるグループウェア選定の参考となるよう、主要ベンダーが提供する製品・サービスの機能比較を行いたい。前述の通り、グループウェアはオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられるが、今回は近年とくに需要が増し、さまざまな規模の企業に対応できるクラウド型を中心に紹介する。

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国内製グループウェアと海外製グループウェア

グループウェアを選ぶ際、ひとつの区分となるのが「国内製」と「海外製」だ。これらは単純に提供ベンダーの国籍が違うというだけでなく、国や文化圏によって商慣習が異なるため、その影響が機能面の特徴として見られるのである。世界の中でも、日本は独特な商慣習が多い国であり、その違いはより顕著といえるだろう。機能比較の前にまずは、国内製と海外製の大まかな特徴的差異を確認しよう。

国内製グループウェアの特徴は、メールやスケジュール管理といった基本機能に加え、掲示板や回覧などの機能が日本企業に最適化されている点にある。海外製と比べて日本の商慣習に合っているため、現場における実際の利用シーンがイメージしやすく、日常業務でも細かい部分でストレスを感じることが少ないだろう。

一方の海外製グループウェアは、汎用性の高い機能を備える傾向が強い。運用の工夫やカスタマイズによって国内製と似たような、もしくは国内製以上の使い方ができる製品・サービスもあるが、応用の幅や利便性が日本のそれとは異なっていたり、情報システム部門の知識・スキルに依存したりする場合もある。このあたりは情報システム部門の知識・スキルにも関係するため、社内体制も含めて事前に確認しておきたいところだ。

また、これは国内製・海外製を問わず当てはまることだが、グループウェアを使ううえでは経営者層や情報システム部門、そして現場のユーザーも含めて、企業内の意識を再確認しておくことも非常に重要といえる。グループウェアは、決して“導入するだけで自動的に業務効率が向上する”という類いのものではなく、実際に現場で使われてこそ本来の効果を発揮するものだ。

いくら多彩で高度な機能を有していても、それが自社の業務環境に適していなかったり、現場における使い勝手が悪かったりすると、利用頻度は低下してしまう。無駄に予算だけを浪費する“お荷物”となるばかりか、場合によっては業務効率の悪化という事態まで招きかねない。そこでグループウェアの選定時には、必要な機能を備えているか、という機能の有無だけでなく、その機能が自社の業務環境に合っているか、現場目線で使い勝手が良いかなど、実際に利用し続けられるかを考える必要がある。

こうした点も踏まえて、本稿の機能比較では、単なる機能の有無にとどまらず、項目によっては一歩踏み込んだ詳細情報まで比較していくことにしたい。

【ポイント①】基本機能・アプリケーション

前述した“社内の情報共有を強化・活性化するツール”に求められる機能のうち、ここではグループウェアの基本的な機能としていずれの製品にも備えられており、そのコンセプト自体にも大きな差異が見られない機能を「基本機能」と定義した。なお、機能がある場合には「○」、無い場合には「×」、オプションや拡張、開発などで実装できる場合(完全な別サービスとの連携は含まず)は「△」としている。

機能面比較
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
スケジュール
の共有・管理

短評 グループウェアのスケジュール管理機能は、予定入力のしやすさや一覧性だけでなく、いかに部署やチーム内でメンバーのスケジュールを円滑に共有できるかが重要となる。各メンバーのスケジュールを確認できるのはもちろん、空き時間を見つけてダイレクトに会議の招待通知を送付したり、繁忙期などには一時的に他人の予定を表示・非表示したりすることができる機能も便利だ。

共用設備の
予約管理

短評 会議室やプロジェクター、社用車といった企業の共有資産・設備を効率的に活用するには、複数社員で使うことを前提とした共用設備の予約管理が必須といえる。この予約管理をスムーズに行うため、入力や閲覧のしやすさ、即時反映によって重複予約を防ぐリアルタイム性などがポイントとなる。「ガルーン」や「desknet's NEO」では、予約期間や連続予約時間に制限をかけられるといった特徴もある。

メールの
管理・送受信

短評 社内外との業務連絡のみならず、データの送受信から顧客サポートまで幅広く利用されているメール。クラウド型の場合、インターネット環境さえあれば外出先からでも手軽にメールを送受信できるのが大きなメリットだ。端末に依存することなく、受信トレイや送信済みメールなどをすべて共通化できるのも非常に使いやすい。クラウド型ではWebブラウザ経由でのメール利用が基本となるが、中には現場の利便性を考慮し、既存のメールクライアントを使い続けるという選択肢もある。いずれの場合も、ドラッグ&ドロップ対応など現場目線での使いやすさを重視すると良いだろう。そのほか、移行時に既存メールのインポートができるかも確認しておきたい。

ビジネス
チャット
× ×

短評 メールと比べてリアルタイムに意思疎通を図れるのがビジネスチャットのメリット。Microsoft 365は「Microsoft Teams」、Google Workspaceは「Google Chat」と、海外製は標準機能として備わっている。一方で国産は、サイボウズ ガルーンが「ChatPlus」や「CYBERCHAT」など、desknet's NEOは、「ChatLuck」という、オプション機能との連携によって利用可能になる。

ファイル・
ドキュメント
の共有

短評 業務に必要な情報はもちろん、各種書類の電子化が進んでいる現在、企業内のファイル・ドキュメント数は膨大な数に上るが、これらを集約・共有するのもグループウェアの重要な役目だ。ナレッジの集約という観点に加えて、ファイルの簡単かつ迅速なアップロード&ダウンロード、膨大なデータから目的の情報に素早くアクセスできる一覧性や検索機能、さらには部署や役職に応じたアクセス制限なども選定時のポイントとなる。

電子会議室・
BBSの利用
×

短評 電子会議室・BBSを活用すると、社内はもちろん離れた拠点間でも、時間や場所にとらわれることなくスムーズな情報共有や意見交換が行える。頻繁に使う機能ほど利便性が重要になるため、ストレスなく入力・閲覧・検索が行えるか、部署や役職に応じたアクセス制限が可能か、データのエクスポートをはじめとした管理者による運用・管理が容易か、といった部分をチェックしておきたい。

社内ソーシャル

短評 近年は個人向けだけでなく、ビジネス向けにも大きな注目を集めているソーシャル機能。単なる情報共有ツールとしての枠を越えて、社内コミュニケーションの円滑化および社員同士のつながりを強化し、職場の雰囲気向上やモチベーションアップ、さらにはグループウェア自体のアクセス頻度向上といった効果も期待できる。Microsoft 365では、「Yammer Enterprise」の機能や「SharePoint」のソーシャル機能が利用可能。Office 10は、掲示板やメッセージに加えて報告書のコメントにも「いいね!」などで意思表示ができる。desknet's NEOでは、Twitterライクな「ネオツイ」が使いやすい。Google Workspaceについては「Currents」を用意するなど、製品に応じて特徴が異なっている。

利用者名簿・
社員名簿の
共有

短評 スピードと素早いアクションが重視される現代のビジネスにおいて欠かせないのが、メールアドレスや内線番号などが記載された利用者名簿・社員名簿の共有。通常業務の連絡用としてだけでなく、有事の際には緊急連絡先一覧としても活用できる。公開範囲の設定が行えたり、管理者の負担を減らせたり、データのインポート・エクスポート機能を有している点も便利だ。

連絡先・アド
レス帳の共有

短評 取引先や顧客の連絡先・アドレス帳は、企業にとって極めて重要な情報資産のひとつ。その利便性を高めるポイントとしては、入力や編集作業の容易さ、目的の連絡先をすぐに探し出せる一覧性や検索性、そこからすぐにメール送付などができるアクション性などが挙げられる。こちらもデータのインポート・エクスポート機能の有無はチェックしておきたい。

社内回覧 × × ×

短評 企業内にはさまざまな連絡手段があるが、その中でも一定の規則に沿って情報共有を行うのに適しているのが回覧。一方的に送信して相手からの返信を待つメール連絡とは異なり、回覧を使うとより効率的な社内連絡が行えるようになる。回覧を受け取った際の通知や既読状況の確認、コメント追加、締め切り日の設定、回覧後の分類・保存といった機能があるとさらに便利だ。desknet's NEOでは、回覧に対するコメント履歴の表示順変更、「全員に返信/転送」の追加、通知メール本文へのアクセスURL追加なども行える。

基本機能・アプリケーションとして挙げた項目については、ビジネスチャットをはじめ一部の機能で外部サービスとの連携を必要とするものの、国内製グループウェアのすべてが一通りを網羅。一方で海外製は、電子会議室・BBSの利用、利用者名簿・社員名簿の共有、連絡先・アドレス帳の共有、社内回覧において、機能が非搭載もしくは拡張での対応となっている。

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【ポイント②】スケジュールの共有・管理 / メールの管理・送受信

スケジュールの共有・管理、共用設備の予約管理、メールの管理・送受信、ファイル・ドキュメントの共有に関しては、国内製・海外製ともに機能を有している。これらは日常業務において非常に利用頻度が高く、細かな使い勝手の差異も重要になってくる。そこでとくに顕著な差が見られる、スケジュールの共有・管理とメールの管理・送受信について、より詳細な機能比較を行っていきたい。

スケジュールの共有・管理
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
組織メンバーの一覧表示 × × ×
交通費・経費精算連携 × × × × ×
(オプションでの実装)
空きスケジュールの検索 × × ×
予定承認・否認 × × ×
リマインダー
複数の休祝日カレンダー ×
アクセス制限

スケジュールの共有・管理については、空きスケジュールの検索、予定承認・否認、リマインダーなどがとくに日常業務でのニーズが高い機能といえる。日本企業特有の要件という意味では、組織に所属するメンバーの予定をまとめて確認したいというものがある。海外製には組織のメンバーを確認する機能はあれど、組織単位で予定を管理・表示する機能が搭載されておらず、国内製グループウェアから離れられないユーザーも一定数存在することが推測される。メンバーの表示順も、役職順や社歴順、年齢順など自由に並べ替えられるようになっており、まさに日本の文化にあった機能と言えるだろう。また、国内外を問わず複数の拠点を展開する企業では、部門や拠点ごとに出勤予定が異なるケースも多い。そこで、複数の休祝日のカレンダーを備えているかという点も重視した。

ここで特徴的なのは、国内製がすべて空きスケジュールの検索に対応している点だ。日常業務では、会議や打ち合わせの際に複数メンバーの予定を合わせる機会が多い。各メンバーの空きスケジュールを個別に確認する場合、参加人数が増えるほど手間と時間がかかってしまうが、検索機能があればスムーズに開催日時が決定できる。また、経営者や役員など予定を社内に公開したくない場合に役立つのが、予定のアクセス制限機能だ。いずれの製品・サービスもスケジュール全体でのアクセス制限は可能だが、これに加えて各予定単位で公開・非公開が設定できるとより使いやすい。こうした点では、「Microsoft 365」と「desknet's NEO」では予定をすべて非公開とする以外に、「時間と件名のみ公開」など、柔軟に制御することが可能だ。

メールの管理・送受信に関しては、使い慣れたメールクライアントからメール送受信が行えるIMAP対応や、複数人で使える共有メールアカウント設定、メールの誤送信防止機能を持っているかを重要視し、比較を行った。とくに誤送信防止に関しては、企業の情報漏えいリスクを低減するという意味でも、非常に重要なポイントと言えるだろう。

メールの管理・送受信
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
IMAP対応
(inbox上の未読メールのみ)
×
誤送信防止機能 × ×
共有メールアカウント設定 ×

【ポイント③】海外製“のみ”の機能と国内製“特有”の機能

ここからは、海外製品と国内製品、双方における“海外製のみに備わっている機能”と“国内特有の要件を求められる機能”という視点から、それぞれの機能を検証したい。

はじめに、海外製のみに備わっている特徴的な機能としては、ドキュメント作成・編集、Web会議が挙げられる。

海外製のみに備わっている機能
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
ドキュメント作成・編集 - - -
Web会議 - - -

まずドキュメント作成・編集については、「Microsoft 365」が定番のビジネスツール「Office」アプリ、「Google Workspace」がオンラインストレージ「Googleドライブ」に統合された「Googleドキュメント」を搭載。それぞれグループウェア上でシームレスにドキュメントの制作・編集が行える。ここで「Microsoft 365 Business Basic」の項目が「※」になっていることに疑問を抱いた方もいるだろう。

実は、今回の比較対象とした「Microsoft 365 Business Basic」はコストを抑えたプランのため、Office Onlineのみでデスクトップ版が含まれていないのだ。もしデスクトップ版のOfficeアプリを使う場合、「Microsoft 365 Business Standard/Business Premium」や「Microsoft 365 Apps」、大規模企業向けの「Microsoft 365 E3/E5」などを選ぶ必要がある。

なお、GoogleドキュメントはOfficeファイルとの互換性を備えているが、関数やグラフなどはデータによって一部反映されない場合があることにも注意したい。Officeで作成した既存の情報資産が多いケース、Excelで複雑な関数やマクロを組んでいるようなケースでは、「Microsoft 365」が賢明な選択肢となるだろう。

Web会議については、「Microsoft 365」が「Microsoft Teams」、「Google Workspace」が「Meet」を利用できる。いずれもマルチデバイス対応なので、PCに限らずスマートフォンやタブレットからも会議に参加できる。遠隔地から対面の会議に参加するのは多くの手間と時間を要するが、Web会議なら場所を問わないため、時間の節約に加えて迅速な意思決定にも貢献してくれる。国内製グループウェアでは、「desknet's NEO」が「ウェブ会議」機能を追加オプションとして提供しているが、海外製は標準で備えており、この点は大きな差異だと言えよう。Web会議の頻度や重要性が高い企業では、現場における実際の使い勝手に加え、各アプリケーションとの連携性なども踏まえ、選定してほしい。

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対して、国内特有の要件を求められる機能として、まずは代理承認機能、経路設定・経路の自動分岐、組織・役割による承認者決定、申請書の連続承認、引き上げ承認機能、処理中の経路変更、決裁処理におけるファイル添付機能といった、ワークフロー関連の項目を比較してみた。日本企業は独自の商慣習に加え、各企業で異なる組織構造や承認ルートを設定している場合が多く、円滑に業務を進めるうえでワークフロー機能の充実は重要なポイントといえる。たとえグローバル展開をしている企業でも、日本の商慣習がベースとなっているならば、国内製を選ぶメリットは大きいだろう。サイボウズの「ガルーン」と「Office」の機能が限定的であるのに対して、「desknet's NEO」は既存の申請用紙をそのまま画面上に再現するなど専用製品のような機能を有しながらも、専門知識を必要としない使いやすさが特徴だ。

国内特有の要件を求められる機能 - ワークフロー -
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
ワークフロー機能の有無 - - -
代理承認機能 - - -
経路設定・経路の自動分岐 - - -
組織・役割による
承認者決定
- - - ×
申請書の連続承認 - - - ×
引き上げ承認機能 - - - × ×
処理中の経路変更 - - -
決裁処理における
ファイル添付機能
- - -

もうひとつ、国内特有の機能に挙げられるのがポータル・インフォメーションに関するものだ。ポータルは、企業内の迅速かつ正確な情報伝達・共有を行う基盤として、極めて重要な役割を担っている。しかし、業種や業務内容に応じて必要となる表示項目が変わる場合も多いため、自社にとって最適なポータルを、いかに簡単にすばやく構築できるかが重要となる。また、拠点や部門ごとに複数のポータルを作成できるか、ポータルメニューを柔軟にカスタマイズできるか、といった部分も選定ポイントといえるだろう。たとえば「desknet's NEO」では、ドラッグ&ドロップ操作による容易なポータル設計に加え、ユーザー権限や部署、役職などに応じて各メニューの表示・非表示が設定できるなど、高い柔軟性を有している。加えて、desknet's NEOへのログインが全社ポータルへのアクセスとなるため、社内教育やキッティングの手間を省きつつ、散在するシステムと情報を1ヶ所に集約できるのも魅力だ。

国内特有の要件を求められる機能 - ポータル・インフォメーション -
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
インフォメーション・
掲示板機能の有無
- - -
インフォメーション情報の
承認機能
- - - × ×
ポータル機能の有無 - - -
部門別のポータル作成 - - - ×
画像対応コンテンツエディタ - - - × ×

ポータルに関しては、インフォメーション作成におけるコンテンツエディタの使いやすさも重要なポイントとなる。ポータルが企業内の情報発信源として機能するには、インフォメーションを頻繁に更新する必要が出てくるためだ。本稿で比較した製品・サービスは、いずれもリッチテキストエディタを備えており、HTMLの知識なしで文字装飾や簡単な表の作成などが行える。一例として「desknet's NEO」の場合、コンテンツ制作の自由度が高まる画像編集ツールを搭載。クライアントPCからダイレクトにアップロードした画像を、Webブラウザ上で編集・レタッチすることができる。画像編集ソフトが使えない工事現場や工場などでも簡単に画像編集が行えるほか、回覧・レポートに対応しているのも便利だ。

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【ポイント④】グループウェアの新たな可能性「ノーコード・ローコードによる業務の電子化」

近年グループウェアに期待されている新たな可能性として、ノーコード・ローコードによる業務の電子化もぜひ視野に入れておきたい。具体的には前述の通り、これまで紙・メール・表計算ソフトなどで行われていた各種業務処理のさらなる業務効率化を図る、業務アプリ作成ツールの機能比較がメインとなる。本稿で比較した製品・サービスの場合、「サイボウズ Office」と「desknet's NEO」は、グループウェアのオプションとしてそれぞれ「カスタムアプリ」と「AppSuite(アップスイート)」というアプリ開発機能を有している。オプションのない「サイボウズ ガルーン 4」に関しては、別サービス「kintone」の「ライトコース」との組み合わせで比較を行った。ただし、「サイボウズ ガルーン」と「kintone」はあくまでも別サービスであり、管理なども個別の対応が必要になることから、参考用としてとどめていただきたい。

グループウェアの新たな可能性 - ノーコード・ローコードによる業務の電子化 -
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
Excel台帳管理の
Webアプリ化
- - - ※1
紙・メール・FAXによる
業務処理のWebアプリ化
- - - ※1
集計結果・グラフの共有 - - - ※1
組織・ユーザー情報の利用 - - - ※1
スマートデバイス対応 - - - ※1

※1 「 サイボウズ ガルーン+ kintone」は、クラウド版のガルーンのみ連携可能。

業務の電子化では、働き方改革においても重視される5つの視点から比較を行った。Excel台帳管理のWebアプリ化は、ローカルで管理している各種台帳データをグループウェア上で管理・共有するためのもの。Excelファイルの管理で発生するデータ集約・共有の手間や、ファイルの紛失・巻き戻りといった課題を解消できる。紙・メール・FAXによる業務処理のWebアプリ化は、現場における旧来の業務処理・手続きを、プログラミングやデータベースの知識なしでWebアプリ化する機能だ。いずれの製品・サービスも対応しているが、実際の使い勝手で若干の差異が見られる。

たとえば「desknet's NEO」の「AppSuite」では、画面を「A4縦」「A5横」など「用紙」として定義する点が特徴的。そこに部品を自由に乗せることで、現在利用している紙の書類をそのまま画面上で再現することができる。これにより特別な社内教育なしで、容易に社内展開が行えるとともに、データを印刷して利用したいというニーズにも対応が可能となる。集計結果・グラフの共有は、作成したWebアプリに蓄積されたデータを自動的に集計・グラフ化し、ポータルでメンバーや社内と共有するためのもの。報告書やレポート作成の負担軽減とともに、情報共有のリアルタイム性も高めてくれる。

「サイボウズ ガルーン+ kintone」の場合、クラウド版のガルーンのみ連携可能であることに注意したい。組織・ユーザー情報の利用については、グループウェア上で管理している組織やユーザーなどの情報を、Webアプリでそのまま使えるか否かを示している。これは新たなシステムの管理・展開を、手間なくスムーズに開始するうえで欠かせない機能だ。こちらも「サイボウズガルーン+kintone」は、クラウド版のガルーンのみ連携可能となる。最後に、作成したWebアプリをタブレットやスマートフォンでも利用できるようにする、スマートデバイス対応に注目したい。「desknet's NEO」の「AppSuite」は現在のところタブレットのみ対応のため「△」としたが、スマートフォンへの対応予定もあるとのことなので、今後のアップデートに期待したい。

難しかったテレワーク導入の成功事例、続々!

機能評価は「何をもって?」

ここまでの機能比較で示したように、グループウェアの選定・評価で迷っている場合は、まず「海外製のみに備わっている機能」と「国内特有の要件を求められる機能」のどちらが自社にとって優先されるべきかを出発点に、検討を開始しても良いだろう。たとえば、国内外に多くの拠点を有し、グループウェアとシームレスに連携可能なWeb会議機能を重視する場合、海外製の「Microsoft 365」と「Google Workspace」が有力候補といえる。逆に既存のWeb会議システムを使い続けるなど、純粋なグループウェアとして細かな利便性を求める場合は、国内製の「ガルーン」「Office」「desknet's NEO」に候補が絞り込まれてくる。

また、グループウェア選びで最も重要なポイントと言えるのが、実際に活用する現場視点での使いやすさだ。グループウェアは「“使われなければ意味がない”ツール」であり、使われるためにはユーザービリティの高さが大きく影響してくる。いくら必要な機能を網羅していても、「UIが見づらい」「各アプリケーションが孤立して連携力に欠けている」といった欠点があれば、常日頃から業務で使用する社員に大きなストレスを与えてしまう。こうしたストレスの蓄積が利用率低下を招くため、グループウェアは現場視点での使いやすさを重視して選びたい。

こうした点において「desknet's NEO」は、以前より定評のある使いやすいUI、ノーコード・ローコードで業務アプリを作れる「AppSuite」、スケジュールにおけるアクセス権の拡張や経費科目の出力、ワークフローに関する承認時のファイル添付・引き上げ承認・申請中の経路変更など、現場の利便性および業務効率の向上につながる数々の機能を搭載。さらに、災害時の緊急連絡や情報収集に役立つ安否確認機能、別途有償ライセンスが必要になるもののシステムに統合された利便性の高いウェブ会議機能、Amazonビジネスと連携した社内購買機能、専用スマートフォンアプリの無償提供なども魅力のひとつ。企業が働き方改革を推進するうえでも大きな力となってくれるだろう。

そしてもうひとつ、自社のITリテラシーがどの程度のレベルにあるのかを、事前に把握しておくことも重要だろう。これは情報システム部門だけでなく、実際に現場で利用する社員についても同様で、ITリテラシーの高さによって“使いやすい”と感じるレベルが異なるためだ。とくに海外製は、日本企業向けの細かい機能に特化していない分、比較的ITリテラシーの高い企業向きともいえる。たとえば「Google Workspace」のカスタマイズは、情報システム部門にある程度の知識・スキルが求められる。また、「Microsoft 365」はドキュメント作成・編集やOutlookの使い方に慣れているユーザーでも、Exchangeでのスケジュール管理、SharePointやExcelを用いたワークフロー構築などを行うには相応の教育が必要だ。一方の国内製製品は、日本人にとって使いやすい仕様になっているものが多いといえる。

マルチデバイス対応、グローバル対応、管理機能

それでは続いて、各種デバイスへの対応や管理機能などについての比較を見ていこう。

マルチデバイス対応(タブレット)
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
対応プラットフォーム iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、BlackBerry、Windows iOS、Android、Windows
利用可能機能 PCと同じ PCと同じ PCと同じ PCと同じ PCと同じ PCと同じ
操作性 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 タッチ操作を考慮したインターフェース設計 専用アプリによるタッチ操作を考慮したインターフェース設計
マルチデバイス対応(スマートフォン)
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
対応プラットフォーム iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone、Symbian iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone、Symbian iOS、Android、Blackberry、Windows Phone(一部機能制限あり) iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone iOS、Android、BlackBerry、Windows Phone iOS、Android
導入・展開 URLを知らせるのみで使えるが、メールなどは個別設定が必要。アプリもあり URLを知らせるのみで使えるが、メールなどは個別設定が必要。アプリもあり URLを知らせるのみで使えるが、Googleドライブなどサービスごとのアプリも利用可能 URLを知らせるのみで、端末へのインストール作業は一切不要 個々の端末に各社マーケットプレースからスマートフォン用無料アプリ「KUNAI」をダウンロード URLを知らせるのみで使える。専用アプリもあり
BYOD
(私用端末の業務利用)
端末を選ばず、インストール不要で利用可能 端末を選ばず、インストール不要で利用可能 管理者設定による許可および端末側の設定で利用可能 端末を選ばず、インストール不要で利用可能 個人端末にアプリのインストールを依頼 端末を選ばず、インストール不要で利用可能
フィーチャーフォン対応 対応無し 対応無し 対応無し サービスライセンス契約時、フィーチャーフォンに最適化されたUIで操作できる 対応無し 対応無し
グローバル対応
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
タイムゾーン(時差)対応
(オプションでの実装)
×
多言語メール送受信 × ×
クライアント多言語対応 ×
利用可能言語 日本語・英語など44カ国語 日本語・英語など100カ国語以上 日本語・英語・中国語 日本語のみ 日本語・英語
管理機能
搭載機能 日本マイクロソフト グーグル サイボウズ ネオジャパン
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 Business Basic Google Workspace サイボウズ ガルーン サイボウズ Office desknet's NEO
詳細 詳細 詳細 詳細 詳細 詳細
組織・グループの階層管理 ×
役割(ロール)管理 ×
アクセス権限
管理権限の委譲 ×
ユーザーの一時停止機能 ×
削除ユーザーの復旧 ×

マルチデバイス対応

スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスは、いまやビジネスにおいても必要不可欠なアイテムとなっている。こうした企業の動向を受けて、グループウェアでもマルチデバイスに対応する製品・サービスが増加。本稿で比較した製品・サービスも、すべてマルチデバイス対応となっている。ただし、同じマルチデバイス対応でも製品・サービスによって、その利便性が異なっている点に注意したい。スマートデバイス特有の小さな画面とタッチ主体の操作方法に加え、画面の構成や遷移方法、タップするボタンのサイズなど、実際の使い勝手を十分に考慮した選択が望ましいだろう。なお、専用アプリを使う製品はタッチ操作に長けたものが多い反面、インストール作業やバージョン管理など、管理者の手間が増える要因にもなるので注意が必要だ。

グローバル対応

タイムゾーン(時差)対応や多言語メール送受信、クライアント多言語対応、利用可能言語など、グローバル対応も選定時のチェックポイントとなるだろう。現在は大手企業だけでなく、中小規模の企業でもクローバルビジネスを展開する時代となっている。いまのところ国内市場のみをターゲットとしていても、将来性を鑑みてグローバル対応の製品・サービスを選んでおく、という選択肢もあるだろう。本稿で比較した製品・サービスに関しては、「サイボウズ Office」以外の全製品がグローバル対応となっている。こうした基本的なグローバル対応機能に加え、海外拠点では日本国内と休祝日が異なったりもするので、「スケジュールの共有・管理」項目として挙げた「複数の休祝日カレンダー」も利用できると便利だろう。

管理機能

管理機能の充実度も忘れてはならない。今回挙げた6種類の機能は、いずれもグループウェアを管理するうえで重要度が高いものだ。たとえば、社内の部署が細分化されていたり、臨時プロジェクトの発足が多かったりするような企業の場合、組織・グループの階層管理や役割(ロール)管理を重視した方が良い。また、誤ってユーザーを削除してしまった場合などは削除ユーザーの復旧が役に立つ。復旧できる期間やユーザーに紐付く情報の内容は製品・サービスによって異なるので、事前に確認しておくと良いだろう。本稿で比較した製品・サービスでは、「サイボウズ Office」以外がすべての比較項目を網羅する結果となった。

テレワークに必要な全てが揃うクラウドサービス desknet's NEO

最新クラウド型グループウェア徹底比較 総論

本稿では、近年とくにニーズが拡大しているクラウド型のグループウェアを中心として、国内製と海外製の差異、各種用途などに応じた機能比較を行ってきた。最後に改めて、全体の傾向を確認してみたい。

海外製では、これまで数多くの企業で用いられてきた「Office」の技術やノウハウを凝縮している強みを活かし、「Microsoft 365」が基本機能や管理機能の面で優位性を見せている。本稿で比較対象とした「Microsoft 365 E3」と「Microsoft 365 Business Basic」以外にも複数のプランが用意されているので、規模やITリテラシーの高さに応じて選びたいところだ。一方の「Google Workspace」についても、アップデートにより機能拡充が繰り返されており、グループウェアとしての完成度がかなり高まってきている。とりわけ各アプリケーションの連携能力は注目すべきところだ。ただし、カスタマイズの幅が広い反面、使いこなすには情報システム部門に相応の知識・スキルが求められる点に注意してほしい。

国内製グループウェアに関しては、サイボウズが「ガルーン」および「Office」という2つの製品で市場ニーズをカバーしているのに対し、ネオジャパンの「desknet's NEO」は単体で幅広い企業規模やニーズに対応しているのが特徴的だ。ビジネスの成長に応じて「Office」から「ガルーン」へ移行する場合、他社製品の移行と比べてコストを抑えられるものの、使い慣れたグループウェアを変更するのは、現場のユーザーにとってストレスとなり、業務効率を低下させる可能性もある。そうした観点から、幅広い対応能力を持つ「desknet's NEO」は、長く使い続けられるというのが特徴だ。さらに「desknet's NEO」は「Microsoft 365」との連携にも対応しており、海外製・国内製の「良いとこ取り」をした環境を容易に作れることも紹介しておきたい。

クラウド型を中心に、中小規模の企業からもニーズが急増しているグループウェア。本稿で紹介した新たな可能性「業務の電子化」の先には、独自アプリケーション基盤としての役割が拡大し、グループウェア以外の業務に関する電子化まで実現できるといった将来性も見えてきた。

ただし、グループウェアを選ぶ際は、いくら多彩かつ高度な機能を有していても、前述のように「“使われなければ意味が無い”ツール」だという意識を決して忘れないことが重要だ。ストレスなく快適に使ってもらうためにも、業務に必要な機能の有無はもちろん、現場での利便性を最優先とした選択がベストといえる。こうして選んだツールこそが“活きたツール”として現場を牽引し、企業の働き方改革を成功に導くのである。

グループウェアを選ぶ際は、本稿も参考に、自社のニーズに応じた最適な製品を選定していただきたい。

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