移行事例：医療法人 栄寿会 真珠園療養所

1. 利用度の進化にあわせて、最新のdesknet'sを活用
2. 運用状況に合わせて、サーバーも3回リプレイス
3. desknet's NEOへの移行も院内で問題なく実施
4. 業務に影響が出にくい時間に移行作業を実施、全ユーザーに事前アナウンス

旧製品からdesknet's NEOへと、つねに新しい製品をご利用いただいています

2003年春、診療報酬明細書を作成するレセプトコンピューターの入れ替えを実施しました。同時に院内の情報共有環境を整備しようとグループウェア導入を検討し、同年4月にdesknet's（導入当時iOffice）を採用しました。当院は、敷地が2万坪以上、6棟の病棟に300床以上という自然環境を活かした療養医療施設です。広大な院内の情報共有を改善することで、医療従事者の負担軽減、医療の質的向上を目的としていました。導入後は良好なコミュニケーション環境を維持してきましたが、継続的な活用によってユーザーの習熟度も上がりますし、独自の活用法も定着します。つねに使いやすい状態を維持するためにdesknet'sからdesknet's NEOへと段階を追って最新の製品へと移行してきました。
ユーザーにとっても、運用効率からも、最新製品を採用するメリットは大きいと捉えています。

移行にあたり、サーバーのリプレイスはございましたか？

ユーザーのdesknet's利用が定着し、活用度も次第に高まってくると、サーバーにも容量の問題が浮上してきます。2003年の導入時にはWindows Server 2000でしたが、その7年後にはWindows Server 2003へと更新しています。さらに、desknet's NEO移行後の2012年秋に電子カルテの利用が開始され、院内のクライアントの台数が約100台へと増えたタイミングでWindows Server 2012へと更新しています。

サーバー更新にあたり、何かご苦労なさったことはありましたか？

サーバーの更新はつねに自分たちで行ってきましたが、desknet'sについては、特に苦労することありませんでした。そういう意味からも、運用がしやすい製品だと感じています。

2012年、desknet's NEOへ移行していただきました。

desknet's NEOのリリース後、私たちの活用状況をふまえた上で製品の変更点などを検証し、2013年8月正式に移行しました。desknet'sを推奨してくれた代理店の九州日立システムズを通じて基本的なレクチャーを受け、サーバー移行と同様に、移行作業のすべてを自分たちで行いました。

データ移行に際して、ご苦労なさった点や留意点はございましたか？

ネオジャパンのサポート窓口に問い合わせながら実行したのですが、窓口のレスポンスや対応も丁寧で特に困ったことや、やりにくかったという印象はありませんでした。ただ、コンバージョンには相応の時間が必要なので、移行作業の時間帯や時期的なタイミングを見きわめる必要はあると感じました。

コンバージョンに要した時間はどのくらいでしたか？

ネオジャパンが提供するデータコンバートツールで一晩（約8時間程度）かかりました。とはいえスタンダード版の時代に、すでに3回程度のバージョンアップを経験しており、その時のノウハウもあるので、特に問題は起こりませんでした。

移行の間、業務への影響はございましたか？

コンピューターの利用率が比較的低い、夕方の食事の時間帯から深夜にかけて実行しました。バージョンアップもその方式で実行してきましたし、今回のdesknet's NEOのように、移行に長時間の猶予が必要と予測される場合は完全に停止することを事前アナウンスしておき、一晩かけて行いました。過去の作業で一番長い時には約20時間ぐらいかけたこともありました。電子カルテなどは止めるわけに行きませんが、グループウェアは事前告知をしっかりしておけば、深夜の停止で混乱することはまずありません。

desknet's NEO移行後の社内展開に日数はかかりましたか？

過剰な告知情報はかえってユーザーを混乱させることにもつながるので「desknet's（院内ではSIMSサイムズ＝Shinjuen information Management Systemの略号で定着）が新しくなる」程度の告知にとどめておきました。desknet's NEOの良いところは、オペレーションが一貫しているところにあると思います。ですから、バージョンアップしたからといって、特に新しい使い方をレクチャーする必要はありませんでした。そこが製品設計的にも優れている点だと思います。

移行後、ユーザーの皆さまのご評価はいかがでしょうか？

移行直後も、利用上の混乱はほとんどなかったと思います。強いて挙げるなら私たち管理者の視点ですが、メンテナンスの仕方がdesknet's NEOになって少し変わった点でしょうか。管理画面の操作イメージが変更されたことに、移行当初は若干戸惑いました。とはいえ、desknet's NEO移行後にサーバー更新した際にも大きな問題はありませんでしたし、ユーザーからあまり質問がなかったのも、そのまま継続して活用されていることだと評価しています。現在では、わざわざ私たちが教育しなくても、各所属部署で業務を通じて利用法を覚え、使いこなしています。新たな職員が入所しても、私たちはIDとパスワードを発行・支給するだけです。