医療法人 栄寿会 真珠園療養所
様の導入事例

医療法人栄寿会 真珠園療養所様は、長崎県西海市における精神科医療の基幹病院・療養型医療施設として総合的なチーム医療を提供しています。豊かな自然環境を活かした約2万坪の広大な敷地には、専門科ごとに300床を超える6つの病棟があり、その院内の情報共有にdesknet's NEOをご導入いただいています。それまで内線や書面に頼りがちだった報告・連絡は、desknet's NEOの活用でより迅速・確実となり、精神科医療で最も重要な「人を尊重し、向き合う医療」のためのチーム医療・ケアサービスの強化に活かされています。

── グループウェア導入の目的についてお聞かせください。

2003年春、診療報酬明細書を作成するレセプトコンピュータの入れ替えを実施しました。その際、院内の情報共有の環境を整備しようと、併せてグループウェアを導入することにしたのです。当病院は自然環境を活かした療養医療施設のため、敷地がたいへん広く2万坪以上あります。さらに、快適な療養生活と早期社会復帰を目指す理想の医療を追求するため、専門科ごとに病棟が6棟にも分かれ、300床以上もの規模を持っています。情報共有環境の改善は医療従事者の負担を減らし、医療の質的向上にもつながります。広範囲に拡がる院内組織のコミュニケーションをより円滑なものへと改善したい。そのような考え方からグループウェアを採用することにしたのです。

── 以前の情報共有にはどのような課題があったのでしょうか？

2003年以前は、基幹となる医事課のシステムはすでに確立されていたものの、職員間の情報共有のシステムはありませんでした。端末もインターネット閲覧用のものがある程度でWordやExcelの資料作成にも不便を感じるようなところがありました。
施設や職員間の情報共有に関しては内線電話や書面でのやりとりが多く、スタッフが毎日必ず通るタイムレコーダーの打刻場に診療科や部署ごとの書類ポスト、いわゆるメールボックスのようなものを設置していました。そのような状況を改善したいと、レセプトコンピュータの入れ替えにタイミングを合わせてdesknet'sスタンダード版を導入することにしました。

── desknet'sをご採用いただいた決め手についてお聞かせください。

システム関連で永年取引があり信頼を寄せている販売会社にグループウェアについて相談すると、「desknet'sが一番使いやすいですよ」との推薦をうけました。取り扱い製品やメーカーは複数ありましたから、念のため他の製品とも比較しましたが、やはりdesknet'sが勧められた通り使いやすく、わかりやすかったのです。つねに緊張感をともなう多忙な医療現場ですが、desknet'sなら職員に負担をかけることなく使いこなしてもらえると判断しました。
医療機関は一般企業とは異なり1人1台の端末は必要ありません。部署ごとに適正な台数を配置すれば、空いている端末にそれぞれがログインして使えるのも稼動効率が良く、メリットだと感じられました。

[desknet's採用の決め手]
・グループウェア製品を熟知した販売会社（ベンダー）からの推薦
・各機能がわかりやすく、使いやすい
・職員が負担を覚えず習得でき、医療業務に専念できる
・ウェブベースで端末の管理がしやすく稼動効率も良い

── 導入教育などは実施なさいましたか？

特別な教育は実施していません。まず、ユーザーに早くなじんでもらえるように当院独自のオリジナルネームをdesknet'sにつけました。その名もSIMS（サイムズ＝Shinjuen Information Management Systemの略号）と言いまして、今も「サイムズ」の呼称で親しみをもって職員間で使われるようになりました。
また、導入当初の半年間は利用ユーザーを絞って、「コンピューター運用委員会」を設立しました。活用の推進を担うピックアップメンバーを20部署から40名ほど選任し、各部署の利用指導やニーズの確認に協力してもらいました。メンバーが各部署のキーマンとなり、利用のサポートと共に部署ごとの要望を集め、全ユーザーの活用に向けた基盤を整えました。
ニーズに応じて規模を拡大しながら2012年秋の電子カルテ開始時には、全部署全ユーザー約100台のパソコンでの運用となり、現在190ユーザーの活用が定着しています。

── desknet's導入後、サーバーも何度か更新なさっていますね。

利用が定着し、ユーザーの活用度が高まるにつれて容量の問題が出てきます。2003年の導入からすでに3回更新していますが、すべて自分たちで行ってきました。私は総務が主業務ですが、特に苦労することもありませんでした。desknet's NEOへの移行も自分たちで行いましたし、システムの専任者がいない場合でも、非常に運用しやすい製品だと思います。

── desknet's NEOへの移行時に、何かご苦労はなさいましたか？

サーバーの更新を経験していましたし、特に問題は起こりませんでした。ネオジャパンのサポート・サービスもわかりやすく教えて下さいましたし、コンバージョンに時間はかかるものの、大きな障害もありませんでした。

── 医療系システムとdesknet'sの併用にユーザーが戸惑われるようなことはございますか？

当院では医療系システムの電子カルテとdesknet's NEOの二本立てで運用していますが、ほぼ活用の住み分けが確立されているのでそのようなことはありません。強いて挙げるなら電子カルテで勤務表を管理しているので、それが[スケジュール]の利用率に多少影響を与えている側面はありますね。もっともdesknet's NEOは部署間、職員間の情報共有が主目的という意識は共有できているので、戸惑いはないと思います。
医療システムほど厳密ではありませんが、desknet's NEOでも医療的な守秘義務に関わる重要かつ繊細な情報が扱われる可能性はあります。そのような背景から、院外との交渉が必要な特定の部署を除いて外部とのやりとりには制限をかけています。desknet's NEOでは[回覧・レポート]が職員間のメールとして活用でき、情報を守りながら院内で自由な意見交換ができるのがいいですね。

他に[伝言・所在]を活用。上記各機能のほか、トップ画面の下部にオプションメニューを設定し、「感染対策マニュアル」をはじめとする医療系資料や「コンピュータマニュアル」などの共有資料のウェブリンクを設定している。

── desknet's NEOの導入効果についてお聞かせください。

導入当初の目的通り、広い敷地に分散された院内情報共有の効率化に貢献してくれました。あくまでも“医療システムが主でグループウェアは縦”という考えで導入しましたが、 desknet's NEOの活用が、院内におけるPCの積極利用やITリテラシーの向上にもプラスの効果を与えてくれました。相互のスケジュール確認の効率化はもちろん、紙資料を作成する煩雑な手間や資料配付の労力もなくなり、効率的な情報共有の実現と共に、今まで作成していた膨大な紙資料がなくなりペーパーレス化も実現できました。
医療従事者の負担も軽減され、そのゆとりを充実した医療に役立てる契機にもなりました。desknet's NEOの効果は、当院の医療方針でもあり精神医療で最も大切な「人を尊重し、向き合う医療」に活かされています。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。